Các bước thực hiện 5S giúp nâng cao năng suất chất lượng cho doanh nghiệp

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

Tại Nhật Bản, 5S không chỉ là những nguyên tắc mà đã trở thành tập quán quản trị trong doanh nghiệp. Đó là văn hóa “sạch sẽ” nơi công sở nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng năng suất chất lượng. Ở Việt Nam, có rất nhiều các chương trình đào tạo - huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp.

5S là văn hóa “sạch sẽ” nơi công sở nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng năng suất chất lượng cho doanh nghiệp

Song trong thực tế còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao? Dưới đây là 6 bước thực hiện 5S giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng.

Bước đầu tiên đó là chuẩn bị. Cán bộ lãnh đạo cần hiểu rõ nguyên lý, lợi ích của 5S và cam kết thực hiện phương pháp này. Xác định phạm vi, sơ đồ hóa ủy ban, chỉ định người phụ trách thực hiện 5S. Sau đó đào tạo nhận thức về 5S cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.

Bước thứ hai đó là thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất. Lãnh đạo trình bày các mục tiêu của 5S cho toàn thể công nhân viên. Công bố sơ đồ tổ chức 5S và chỉ rõ sơ đồ phân chia giới hạn các khu vực để phân trách nhiệm cho từng nhóm thực hiện. Sau đó lên kế hoạc về việc sử dụng các phương tiện truyền thông; lập chương trình đào tạo nội bộ cũng như chương trình gửi cán bộ đi đào tạo về các kiến thức cơ bản của 5S.

Bước thứ ba là tất cả cán bộ công nhân viên thực hiện tổng vệ sinh. Đầu tiên cần ấn định ngày tổng vệ sinh; chia vùng, phân công nhóm phụ trách. Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết. Sau đó, tiến hành tổng vệ sinh trong doanh nghiệp.

Trên thực tế còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành công phương pháp 5S 

Bước thứ tư đó là bắt đầu bằng Seiri, nghĩa là doanh nghiệp phải sàng lọc những gì không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Để thực hiện được điều này, đầu tiên cần xem xét nơi làm việc cùng với các đồng nghiệp.

Bước thứ năm là tiến hành thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày. Đầu tiên, là loại bỏ những gì không cần thiết trong doanh nghiệp để tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn. Sau đó, cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm, lấy ra và trả lại. Cuối  cùng, lập thời khóa biểu vệ sinh định kỳ để tạo ra 1 môi trường thoải mái.

Bước thứ sáu đó là tiến hành đánh giá định kỳ 5S. Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S; phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban. Trao thưởng cho các nhóm và cá nhân thực hiện tốt. Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác.

>> Lợi ích của 5S trong hoạt động nâng cao năng suất chất lượng cho doanh nghiệp

Hòa Lê