Cải tiến kinh doanh với hệ thống quản lý tiêu chuẩn

Một hệ thống quản lý thực hiện đúng cách có thể tạo nên sức mạnh tài chính và khả năng phục hồi tổ chức của một công ty. Ngoài ra, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa (ISO) lưu ý rằng, các tiêu chuẩn hệ thống hệ thống quản lý được quốc tế công nhận chính thức sẽ mang lại lợi ích công nghệ, kinh tế và xã hội quan trọng. Chúng làm hài hòa các thông số kỹ thuật của sản phẩm và dịch vụ, làm cho ngành công nghiệp hiệu quả hơn, phá vỡ rào cản đối với thương mại quốc tế.

Ngoài ra việc sử dụng các tiêu chuẩn cung cấp một ngôn ngữ thống nhất giữa các ngành. Điều này cho phép các công ty quốc tế dễ dàng hơn trong giao tiếp và hoạt động (ISO 2014).

Tiêu chuẩn hệ thống quản lý được tạo nên bởi các doanh nghiệp lớn và nhỏ, để đảm bảo rằng các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ đáp ứng hoặc vượt lên trên mong đợi của khách hàng. Các hệ thống tốt nhất được cung cấp cho các tổ chức để tiếp tục cải tiến quy trình của họ. Với một hệ thống ISO tiêu chuẩn, các công ty được hướng dẫn thực hành tốt nhất và theo từng bước trong mô hình Quản lý chất lượng PDCA (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Khắc phục) cổ điển.

Mô hình Quản lý chất lượng PDCA là chu trình chuẩn mực, được các nhà quản trị thường xuyên áp dụng không chỉ trong hoạt động quản trị của mình, mà còn trong cả cách thức đánh giá các hoạt động quản trị của cấp dưới cũng như các cấp khác. Ảnh minh họa

Với khuôn khổ các tiêu chuẩn mới trong Phụ lục SL, tất cả các tiêu chuẩn mới và cập nhật sẽ nhấn mạnh yêu cầu để có thêm tư duy chiến lược dựa trên sự lãnh đạo công ty. Phân tích và đánh giá rủi ro của hệ thống quản lý được xây dựng để xác định rõ chủ sở hữu quá trình, trách nhiệm và hành động giảm thiểu cụ thể, cũng như thông tin chi tiết và thời gian cho kế hoạch.

Hệ thống quy định cụ thể hành động đó xảy ra như thế nào, ở đâu và tại sao phải thực hiện. Thông qua các hoạt động cải tiến liên tục, hệ thống được giám sát và tất cả các hành động được ghi nhận và cập nhật. Quy trình sau đó có thể được truy cập trên toàn bộ công ty và tại bất kỳ trang web liên quan đến đo lường hiệu quả và điểm chuẩn cả trong lẫn ngoài.

Cách tư duy mới này nhấn mạnh sự cần thiết phải cải thiện bằng cách thực hiện hàng loạt các hoạt động để nhìn thấy sự cải thiện từ nhỏ đến lớn trong toàn bộ tổ chức. Các tổ chức nên xác định mục tiêu cho việc cải thiện sản phẩm của mình, quy trình, cơ cấu tổ chức và hệ thống quản lý của mình thông qua việc phân tích các dữ liệu. Các quá trình cải tiến nên thực hiện theo một cách tiếp cận có cấu trúc, tuân thủ PDCA nhưng thêm một bước gọi là chu kỳ Sửa đổi kế hoạch (PDM). Phương pháp này nên được áp dụng thống nhất cho tất cả các quá trình, và tổ chức phải đảm bảo rằng cải tiến liên tục trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Điều này sẽ đạt được bằng cách liên tục tự đánh giá khi áp dụng một quá trình trưởng thành có tổ chức. 

Các tiêu chuẩn bắt nguồn từ ISO đã có đóng góp lớn đến phát triển bền vững kinh tế của một công ty. Ảnh minh họa

Quay lại vấn đề đầu tư, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng hơn bao giờ hết, các tiêu chuẩn bắt nguồn từ ISO đã có đóng góp lớn đến phát triển bền vững kinh tế của một công ty. Một số lượng ngày càng tăng của các nhà sản xuất và khách hàng doanh nghiệp thậm chí sẽ không làm kinh doanh với một nhà cung cấp không được công nhận, tức là các mặt hàng ô tô, hàng không vũ trụ và y tế. Khuôn khổ an ninh mạng NIST2 mới phát hành vào tháng Hai năm nay dùng để hỗ trợ việc sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế tự nguyện.

Một nghiên cứu Đại học Harvard về lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001 cho thấy rõ kết quả khác biệt giữa những tổ chức đã áp dụng tiêu chuẩn này và những nơi không có: những người áp dụng tiêu chuẩn có doanh thu cao hơn 10%, hầu như không có yêu cầu bồi thường lao động, cơ hội việc làm cao hơn 10%, tăng lương nhanh hơn 13,5%, có nhiều khả năng sống sót hơn.

Ngoài ra, Viện Tiêu chuẩn Anh gần đây đã có một nghiên cứu độc lập và xác nhận tiêu chuẩn ISO 9001: có khả năng vượt trội so với thị trường hơn 100%, 55% tiết kiệm được chi phí, 71% có được khách hàng mới và giữ được khách hàng hiện tại, 75% tăng hiệu suất hoạt động của họ, 75% nâng cao được mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, chu kỳ sản xuất giảm 48%.

Độ tin cậy và tin tưởng vào các doanh nghiệp quốc tế và các mối quan hệ chuỗi cung ứng là một vấn đề phổ biến đối với hầu hết các tổ chức. Với sự phức tạp của chuỗi cung ứng và sự phát triển của các giao dịch kinh doanh quốc tế, rất khó để thực sự xác định xem liệu các nhà cung cấp của bạn đang theo dõi hoạt động kinh doanh phù hợp và có trách nhiệm. Chứng chỉ ISO là một cách để đảm bảo các đối tác kinh doanh của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Hãy nhớ rằng, chỉ một tác động nhỏ trong chuỗi cung ứng cũng có thể tàn phá một tổ chức và việc chấp hành các quy tác làm giảm thiểu đáng kể nguy cơ xảy ra điều này.

Kết luận, thực hiện và chứng nhận hệ thống quản lý chính thức sẽ:

Đảm bảo nâng cao nhận thức và tuân thủ các hướng dẫn liên quan trong và ngoài nước, tiêu chuẩn, hoạt động, chính sách, quy định và pháp luật cùng các nghĩa vụ khác (như hợp đồng và các thỏa thuận cấp độ dịch vụ) liên quan đến việc quản lý khả năng phục hồi hoạt động.

Các hoạt động dự phòng và các chi phí liên quan có thể được loại bỏ.

Nguồn nhân lực có thể được triển khai và tối ưu hóa hiệu quả hơn.

Tạo điều kiện cho một quá trình được sở hữu bởi các nhà quản lý doanh nghiệp và đơn vị tổ chức cùng sự thực hiện nhất quán trong toàn tổ chức.

Đây là hệ thống quản lý hiệu quả nhất theo tiêu chuẩn quốc tế và là một phần của chiến lược kinh doanh của tổ chức, như Ray Kroc đã từng nói: "Chất lượng của một nhà lãnh đạo được phản ánh trong các tiêu chuẩn họ đặt ra cho bản thân mình."

Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả các tiêu chuẩn ISO đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện bao gồm đào tạo, dịch vụ đánh giá, và công nghệ.

Nguyễn Huyền