Cải tiến mô hình Lean Six Sigma

FUSE là một mô hình được xây dựng dựa trên Lean Six Sigma (mô hình quản lý kết hợp có chọn lọc giữa Sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing và Six Sigma), cho phép tối đa hóa hiệu quả hoạt động doanh nghiệp với ít sai sót nhất. FUSE tập hợp ba giá trị cốt lõi trong khái niệm của Trung Quốc: Niềm tin, Mối quan hệ và Kiến thức, hoặc cụ thể hơn là suy nghĩ bằng cách tự đối chiếu. Đồng thời FUSE cũng thúc đẩy trau dồi học hỏi, cải tiến và đổi mới không ngừng trong toàn tổ chức.

Hình 1 dưới đây cho thấy mối quan hệ giữa các nguồn lực cần thiết để đánh giá, thiết kế và quá trình cải tiến dự án của ba phương pháp: chuyển đổi truyền thống, LSS và FUSE.

Hình 1. Mối quan hệ giữa các giai đoạn của dự án và nguồn tài nguyên yêu cầu. Ảnh minh họa

Như chúng ta thấy, những dự án chuyển đổi truyền thống thường đòi hỏi nhiều nguồn lực để thực hiện. Để hoàn thành được những dự án này thường phải kéo dài thời gian và đòi hỏi những nỗ lực đáng kể và chi phí để sửa chữa những sai sót trong quá trình thực hiện.

Còn khi cải tiến quy trình theo mô hình LSS, trước khi tiến hành sẽ có phần đánh giá và phân tích sâu hơn vì vậy quá trình thiết kế ít gặp vấn đề. Tuy nhiên LSS vẫn đòi hỏi phải tập trung nguồn lực để thực hiện các phương pháp kiểm soát chất lượng và nỗ lực để đáp ứng được những thay đổi, có thể bao gồm cả việc đào tạo và cấp giấy chứng nhận của người quản lý quá trình.

FUSE yêu cầu một bản đánh giá đầy đủ với bộ dữ liệu và phân tích hoàn chỉnh trước khi lựa chọn các dự án cải tiến để cung cấp một phạm vi dự án chính xác hơn. Cơ cấu tổ chức của FUSE chú trọng đến nhu cầu của người lao động, cán bộ quản lý, lãnh đạo, các nhà cung cấp và các đối tác, giúp xây dựng niềm tin, liên kết chặt chẽ giữa những nhà quản lý và nhân viên. 

Trong khi đó, phương pháp LSS không xem xét tất cả các khía cạnh. Như đã trình bày, tổ chức tăng hiệu suất để giảm thiểu những tác động do trở ngại gây ra trong quá trinh hoạt động. Điều này hoàn toàn có thể xảy ra khi tổ chức tối ưu hóa tất cả các thành phần của doanh nghiệp. Mối liên hệ đó được thể hiện rõ ràng trong hình 2 dưới đây:

Mối quan hệ giữa hoạt động tổ chức, khả năng chống chịu trở ngại và tối ưu hóa các thành phần của doanh nghiệp. Ảnh minh họa

Ngoài quy trình và khách hàng, mỗi doanh nghiệp còn bao gồm các nhà lãnh đạo, quản lý, người lao động, hệ thống CNTT, cơ sở hạ tầng, nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan. Một khi tất cả các thành phần này được tối ưu hóa, tổ chức sẽ tăng được khả năng chịu đựng khi có biến cố xảy ra và doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển lớn mạnh.

Cho đến nay, đã có vài cơ cấu quản lý đã có thể tối ưu hóa toàn bộ các yếu tố của một hệ thống cùng lúc. Nếu không xem xét đến mối quan hệ lâu dài của một tổ chức thì khó có thể hoạt động tổ chức tốt và lâu dài. Ví dụ, một tổ chức chỉ tập trung tối ưu hóa hiệu suất tài nguyên mà không chú ý tới tối ưu hóa hệ thống CNTT sẽ khiến hoạt động bị trì trệ. Tương tự, nếu tổ chức chỉ tối ưu hóa chuỗi cung ứng mà không phát triển năng lực nhân viên thì hiệu suất chỉ được cải thiện nửa vời mà thôi. 

Tổng quan về xây dựng các giai đoạn của FUSENhìn chung, FUSE sẽ được triển khai theo 4 giai đoạn: xây dựng, tìm hiểu, tổng hợp và thực hiện. Tiếp theo đây bài viết sẽ tập trung tổng quan giai đoạn đầu: Xây dựng. Giai đoạn xây dựng được xem như nền tảng của một tổ chức để từ đó đạt mức tăng trưởng cao hơn, và đây cũng là giai đoạn tiêu tốn nhiều nguồn lực nhất trong khuôn khổ doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, các biện pháp tổ chức và phân tích cách nhìn nhận, niềm tin, giá trị của nó với mọi người nói chung và với khách hàng, đối tác, các bên liên quan và nhà cung cấp nói riêng. Những vấn đề kiểu này có thể khiến sụp đổ mọi nỗ lực, cố gắng trước khi gia tăng hiệu suất hoạt động và giá trị doanh nghiệp. Đó là sự kết hợp chặt chẽ của cộng đồng doanh nghiệp, những chiến lược quản lý hiệu quả và chọn ra những dự án mang tầm vóc vĩ đại.

Giai đoạn này đòi hỏi phải có sự đo lường và phân tích kĩ càng trước khi tiến hành. Những giả định phải được kiểm tra dưới sự thử nghiệm nghiêm ngặt với tư duy phản biện cao. Tính ổn định và khả năng thực hiện dự án, tổng chi phí và lộ trình phải được cân đo đong đếm ở tất cả các mặt. Những dự án được đề ra trong giai đoạn này đều được xác định, thiết kế và thực hiện một mô hình tổ chức mới với ít rủi ro nhất có thể, có sự gắn kết, hợp tác và tối ưu hóa trong doanh nghiệp, rút kinh nghiệm nhờ tư duy phản biện. Dự án sẽ qua hàng loạt kiểm tra mô phỏng để đảm bảo rằng dự án này sẽ mang lại lợi ích lớn nhất.

Nguyễn Huyền