Đã tìm ra lời giải trị công chức lười

Theo đánh giá của Thứ trưởng Trần Việt Thanh, việc ứng dụng HTQLCL trong hoạt động quản lý nhà nước phục vụ các tổ chức, cá nhân là cần thiết, có hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế thế giới của nước ta, hỗ trợ đắc lực cho chương trình cải cách hành chính của Chính phủ.

Trong quá trình thực hiện, đã hình thành hệ thống các cơ sở đào tạo kiến thức quản lý hành chính nhà nước đối với chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá và hệ thống các tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận đủ điều kiện thực hiện tư vấn, đánh giá HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước.

Cùng với đó, đã tiến hành các đợt kiểm tra tại các tổ chức tư vấn, tổ chức chứng nhận, cơ quan hành chính để kịp thời chỉ đạo, yêu cầu khắc phục  các tồn tại trong quá trình thực hiện.

Một cửa liên thông đã rút ngắn được quy trình và thời gian trong giải quyết các thủ tục hành chính.

Khi áp dụng ISO vào cơ quan hành chính, các đơn vị đã xây dựng HTQLCL kết hợp với cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" nên đã rút ngắn được quy trình và thời gian trong giải quyết các thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, góp phần thực hiện công tác cải cách hành chính của các tỉnh, thành phố và bộ, ngành. Các cơ quan hành chính nhà nước khi áp dụng ISO đã đưa ra nhiều quy trình, trong đó có nhiều phần việc trực tiếp liên quan đến người dân như: cấp chứng nhận quyền sử dụng đất ở; chuyển quyền sử dụng đất ở; đăng ký kinh doanh hộ cá thể; cấp - gia hạn giấy phép xây dựng nhà ở... Các quy trình, thủ tục này được đưa lên trang web của đơn vị để tổ chức, công dân tiện tra cứu.

Nhờ áp dụng ISO các cơ quan đã loại bỏ được các thủ tục không cần thiết, giảm phiền hà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí. Việc giải quyết hồ sơ hành chính của các bộ phận chuyên môn được kiểm soát chặt chẽ, tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hẹn đạt 99,4%...

Sự rõ ràng, minh bạch trong công việc là một ưu điểm lớn khi áp dụng ISO. Việc phân công trong quá trình giải quyết hồ sơ, thể hiện được tính hợp lý, không đùn đẩy, né tránh trách nhiệm, tạo nên mối quan hệ giữa các phòng ban, đơn vị liên quan được chặt chẽ và tốt hơn so với trước khi áp dụng ISO.

Nếu như trước kia, khó có thể kiểm soát được hồ sơ của người dân hiện đang được giải quyết ở phòng ban nào, ai là người xử lý công việc chậm… thì hiện nay, các công đoạn trong xử lý hồ sơ đã thể hiện rõ ràng trên máy vi tính. Người lãnh đạo truy nhập vào hệ thống có thể biết được ngay hồ sơ hiện đang ở phòng, ban nào, ai đang giải quyết và đã chậm hoặc nhanh bao nhiêu ngày… Bên cạnh rõ ràng, minh bạch trong công việc, hệ thống này còn có một ưu điểm trong quản lý giấy tờ tài liệu trong các phòng, ban. Danh mục tài liệu, giấy tờ được đánh số rõ ràng, sắp xếp ngăn nắp, mỗi cán bộ phụ trách 1 mảng. Do đó, cần tìm văn bản gì thì cứ tra theo vị trí, danh mục là tìm thấy, khác hẳn với trước kia mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.

Danh mục tài liệu, giấy tờ được đánh số rõ ràng, sắp xếp ngăn nắp, mỗi cán bộ phụ trách 1 mảng.

Ngoài ra, việc áp dụng HTQLCL còn giúp các cơ quan hành chính kiểm tra, giám sát việc thực hiện trên thực tế các văn bản quy phạm pháp luật, đặc biệt là với các quy định về thời gian xử lý hồ sơ, về phí, lệ phí, về việc áp dụng thống nhất các biểu mẫu… dựa vào đó, các phòng, ban nghiên cứu, kiến nghị sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị tránh bị chồng chéo, loại bỏ loại thủ tục, giấy tờ không cần thiết.

Lợi ích của áp dụng ISO 9001:2000 vào cơ quan hành chính là một thực tế không thể phủ nhận. Tuy nhiên, để công cụ này phát huy tối đa lợi ích là việc không dễ, do chưa có quy định về hệ thống tài liệu chuẩn nên một số cơ quan, đơn vị lựa chọn những lĩnh vực dễ làm, ít quan trọng để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Những quy trình liên quan đến liên thông một cửa giữa các đơn vị chức năng ít được chọn lựa khi áp dụng ISO.

Một số nơi đã "chạy tiến độ", tạo ra cạnh tranh không lành mạnh trong tư vấn, đánh giá, chứng nhận cũng như sao chép máy móc các quy trình của nhau... dẫn đến hậu quả là việc áp dụng ISO chỉ như phong trào, hiệu quả không tương xứng.

Do đó, cần thống nhất xây dựng mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng ISO đối với các cơ quan hành chính có cùng mô hình tổ chức, cùng chức năng nhiệm vụ; thống nhất về số lượng các lĩnh vực liên quan đến giải quyết các thủ tục hành chính.

Duy Anh