Đào tạo chuyên gia về Lean Six Sigma: Giải pháp phát triển bền vững cho doanh nghiệp

Để duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại toàn cầu, đồng thời bắt kịp xu hướng mới trên thế giới, nhiều công ty và doanh nghiệp đã biết đến việc sử dụng các phương pháp nâng cao năng suất chất lượng. Tiêu biểu trong số đó là Lean Six Sigma - một công cụ cải tiến đột phá quá trình sản xuất kinh doanh.

Lean Six Sigma là sự kết hợp hai mô hình sản xuất bao gồm Lean và Six Sigma, trong khi Lean tập trung vào vấn đề giảm lãng phí thì công cụ Six Sigma giúp ổn định quá trình, tăng chất lượng, cải thiện năng suất.

Áp dụng Lean Six Sigma, các doanh nghiệp có thể đạt được 7 lợi ích vàng cho sự tăng trưởng của mình, đó là giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí quản lý, gia tăng sự hài lòng khách hàng, giảm thời gian sản xuất, giao hàng đúng hẹn, dễ dàng mở rộng sản xuất và văn hóa tổ chức của công ty chuyển sang hình thức tiếp cận có hệ thống trong việc giải quyết vấn đề và thái độ chủ động với ý thức trách nhiệm giữa các nhân viên.

Lợi ích của Lean Six Sigma đem đến cho tổ chức, doanh nghiệp là điều có thể thấy rõ, do đó, Lean Six Sigma được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm cũng như hoạt động đào tạo về công cụ này đang được nhiều tổ chức tư vấn, đào tạo đẩy mạnh nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo đội ngũ chuyên gia Lean Six Sigma có thể tiến hành triển khai các dự án cải tiến tại doanh nghiệp mình.

Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp được tiếp cận và triển khai áp dụng Lean Six Sigma còn hạn chế. Số lượng cán bộ có kỹ năng tốt về tính toán, nhất là công cụ kiểm soát quá trình bảng thống kê để thực hiện dự án cải tiến còn ít. Bên cạnh đó, Lean Six Sigma tập trung nhiều vào công thức tính, đa phần khá khó hiểu và nếu chỉ đào tạo về lý thuyết, việc học viên có thể áp dụng công cụ này vào các dự án cải tiến của doanh nghiệp sẽ không thực sự hiệu quả.

Năm 2017, thực hiện nhiệm vụ “Đào tạo chuyên gia về Lean Six Sigma đai vàng, đai xanh, đai đen cho các doanh nghiệp và cán bộ tư vấn năng suất chất lượng tại các tổ chức sự nghiệp của các Bộ, ngành và địa phương” thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”, Viện Năng suất Việt Nam chủ trì xây dựng chương trình đào tạo, tài liệu đào tạo cùng với tổ chức đào tạo cho chuyên gia về Lean Six Sigma đai vàng, đai xanh, đai đen tại 03 khu vực: miền Bắc, miền Trung và miền Nam và một số tỉnh lân cận.

Tính đến thời điểm hiện tại, Viện Năng suất Việt Nam triển khai thành công 08 khóa đào tạo chuyên gia Lean Six Sigma đai vàng cho khoảng 226 học viên, và 04 khóa đào tạo Chuyên gia Lean Six Sigma đai xanh với khoảng 110 học viên. Trong suốt quá trình đào tạo, học viên đã được các chuyên gia giàu kinh nghiệm truyền đạt những kiến thức cơ bản về Lean Six Sigma, các phương pháp và công cụ triển khai Lean Six Sigma để triển khai dự án cải tiến sau này. Song song với học lý thuyết trên lớp, học viên đã được đi thực tế tại doanh nghiệp để có thể tích lũy thêm kinh nghiệm giúp ích cho công việc sau này.

Nếu như chuyên gia Lean Six Sigma đai vàng thường là những người vận hành quá trình, theo nghĩa sản xuất hoặc văn phòng (giao dịch) thì chuyên gia Lean Six Sigma đai xanh là trưởng nhóm dự án chịu trách nhiệm thực hành dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc công việc. Yêu cầu đối với họ cũng cao hơn, cụ thể họ cần có kĩ năng về tính toán, nhất là công cụ kiểm soát quá trình bằng thống kê và phải thành thạo công việc chuyên môn..

Trong tháng 9, 10/2018, Viện Năng suất Việt Nam tiến hành đào tạo khóa “chuyên gia Lean Six Sigma đai xanh”. Tham dự khóa học, học viên được trang bị kiến thức, kỹ năng để trở thành nhóm trưởng của dự án cải tiến năng suất tại doanh nghiệp bao gồm: Phương pháp và công cụ xác định và nhận diện vấn đề cần cải tiến (D); thu thập dữ liệu, đo lường năng lực quá trình, sản phẩm (M); thực hiện phân tích số liệu và kiểm định giả thuyết (A) và thực hiện các hành động/ giải pháp cải tiến và đánh giá hiệu quả thực hiện dự án cải tiến (I); tiêu chuẩn hóa và duy trì các cải tiến trong giai đoạn kiểm soát (C) trong phương pháp DMAIC. Học viên thực hành cải tiến theo phương pháp DMAIC thông qua hoạt động tư vấn thực hành tại doanh nghiệp dưới sự hướng dẫn của giảng viên. Qua đó, tích lũy kinh nghiệm để ứng dụng/lựa chọn các công cụ/giải pháp phù hợp vào công việc của bản thân và triển khai dự án cải tiến tại doanh nghiệp mình.

Bên cạnh kiến thức lý thuyết, học viên đã có cơ hội thực hành tại doanh nghiệp điểm: Công ty Cổ phần Sản xuất túi nhựa Hà Nội. Thành lập từ năm 2015, Công ty Cổ phần Sản xuất túi nhựa Hà Nội sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm túi nhựa plastic. Học viên đã tham quan nhà xưởng, khảo sát quá trình sản xuất với mục đích tìm ra nguyên nhân, hướng khắc phục lỗi tồn đọng nhằm giúp doanh nghiệp cải tiến năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Tại đây, lãnh đạo doanh nghiệp đã trao đổi với học viên về một số lỗi thường gặp trong quá trình sản xuất như lỗi về đường dán nhiệt, lỗi đáy túi bị non, lỗi toạc quai, lỗi cháy nhiệt… và đi đến thống nhất đề xuất cải tiến 4 lỗi cơ bản thường gặp: lỗi hàn nhiệt, lỗi in sai màu, lỗi sản phẩm tại công đoạn đóng gói, lỗi sản phẩm tại công đoạn cắt.

Áp dụng công cụ Lean Six Sigma trong việc giảm sai lỗi trong quá trình sản xuất được tuân thủ theo đúng chu trình DMAIC mà học viên đã được giảng viên truyền đạt trước đó. Theo nhận định, lỗi hàn nhiệt được cho là lỗi hay gặp phải nhất trong quá trình sản xuất với 25% lượng phản hồi từ khách hàng. Do đó, mục tiêu của Ban lãnh đạo doanh nghiệp đề ra là giảm 50% lượng phản hồi liên quan tới lỗi hàn nhiệt.

Sau quá trình tìm hiểu, thu thập dữ liệu cùng với đo lường thực tế quá trình, học viên nhận định nội tại quá trình và quy trình kiểm soát chất lượng có vấn đề mà nguyên nhân có thể xuất phát từ thông số cài đặt máy chưa đầy đủ, cài đặt sai nhiệt độ, không kiểm soát điều kiện nhiệt độ hay chưa có tiêu chuẩn làm việc sẵn có tại chỗ làm việc của công nhân...

Kết hợp phân tích bằng biểu đồ ISHIKAWA, học viên đã đưa ra một số đề xuất cải tiến như sau: thiết lập quy trình quản lý chất lượng; sử dụng máy đo cảm biến nhiệt độ lưỡi hàn nhiệt: hỗ trợ phát hiện chênh lệch nhiệt độ tại các vị trí khác nhau; dán thước đo căn chuẩn tại các vị trí con lăn kéo đến vị trí lưỡi hàn nhiệt; lập bảng nhật ký kỹ thuật thông số máy: kiểm soát tốt những thông số kỹ thuật quan trọng; lưu giữ, thống kê, lựa chọn thông số tối ưu, hạn chế lỗi; hỗ trợ cài đặt máy dễ dàng, không phụ thuộc vào cá nhân; thiết lập các hướng dẫn, tiêu chuẩn công việc và treo tại từng vị trí công việc: giúp công nhân nắm vững quy trình kiểm soát sản phẩm, đồng thời giảm tác động của việc thay đổi nhân sự; cải thiện điều kiện làm việc tại line - Cải tiến năng lực visual: cải thiện điều kiện làm việc của lao động và giúp lao động kiểm tra lỗi tốt hơn.

Chọn lọc những giải pháp cấp thiết cho doanh nghiệp, chi phí thấp nhưng mạng lại hiệu quả cao, học viên khuyến nghị doanh nghiệp ưu tiên sử dụng các giải pháp như thiết lập quy trình quản lý chất lượng, lắp bảng nhật ký thông số máy và dán thước đo căn chuẩn tại các vị trí con lăn kéo đến vị trí lưỡi hàn nhiệt.

Tiêu chuẩn hóa và duy trì cải tiến trong giai đoạn kiểm soát cũng được chú trọng. Công đoạn này đảm bảo rằng bất kỳ sai lệch nào đều có thể được sửa chữa trong tương lai. Kế hoạch kiểm soát được xây dựng nhằm theo dõi một số thông số quan trọng như tốc độ hàn, tốc độ tiến dao hàn... Nếu có bất thường, công nhân có thể thông báo lại cho tổ trưởng phụ trách nhằm khắc phục lỗi kịp thời.

Các nhóm học viên cũng thực hiện chu trình DMAIC kết hợp sử dụng các công cụ tính toán nhằm tìm ra giải pháp cải tiến cho lỗi in sai màu, lỗi sản phẩm tại công đoạn đóng gói, lỗi sản phẩm tại công đoạn cắt. Các giải pháp đưa ra đều được doanh nghiệp đánh giá cao về tính thiết thực và sẽ áp dụng vào quá trình sản xuất.

Trực tiếp giảng dạy tại khóa đào tạo, ông Nguyễn Văn Việt khẳng định, thành công lớn nhất của khóa học là học viên tham gia học được cách thức tiếp cận vấn đề. Nếu trước đây mỗi người có những hướng tiếp cận khác nhau dựa trên suy nghĩ, quan điểm, tư duy thì giờ đây, học viên có thêm cách tiếp cận khoa học, trình tự và logic hơn của Lean Six Sigma là DMAIC. Có thể thấy, qua thời gian hướng dẫn trên lớp, thực hành và qua báo cáo cá nhân của các học viên, họ đã tiếp cận phương pháp tốt hơn, có những công cụ phù hợp hơn, đa dạng hơn để xử lý tình huống hiệu quả hơn.

Không chỉ vậy, việc kết hợp giữa lý thuyết và thực hành giúp học viên có được kết quả tốt hơn khi họ có thể áp dụng những gì đã học vào thực tế và tại chính doanh nghiệp mình. Ông Vũ Đức Thành (Công ty TNHH Hoya Glass Disk Việt Nam)- học viên tại khóa học, đánh giá cao phương pháp đào tạo lý thuyết và thực hành. Ông cho biết, cơ hội khảo sát tại doanh nghiệp vô cùng thiết thực và hiệu quả, giúp học viên củng cố thêm kiến thức đã học, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra giải pháp.

Nói đến Lean Six Sigma, phần lớn mọi người sẽ nghĩ đến công thức tính khó hiểu hay chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất mà hiện tại, hầu như các loại hình doanh nghiệp đều có thể áp dụng. Nhưng tại khóa học, học viên còn áp dụng kiến thức đã học vào cuộc sống đời thường, điển hình là đề tài cải tiến “Tăng khả năng ghi nhớ bằng cách cải tiến tốc độ quên” của học viên Phạm Trường Hải. Đề tài mong muốn thiết kế công cụ ôn tập lý thuyết giúp cải tiến tốc độ quên sau khi học viên học bài mới. Điều này cho thấy, vượt trên cả những khuôn khổ lý thuyết thông thường và tưởng chừng khô khan, công cụ Lean Six Sigma không hề xa lạ mà rất gần gũi nếu chúng ta biết cách vận dụng.

Tiếp nối khóa “chuyên gia Lean 6 Sigma đai xanh”, Viện Năng suất Việt Nam tiếp tục đào tạo 20 chuyên gia Lean 6 Sigma đai đen – người quyết định sự thành công của chương trình Lean 6 Sigma, là hạt nhân của các chương trình cải tiến, tối ưu hóa quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ và nâng cao chất lượng, gia tăng sự hài lòng khách hàng theo phương pháp Lean 6 Sigma tại doanh nghiệp.

Các khóa đào tạo về Chuyên gia Lean 6 Sigma đai vàng, đai xanh, đai đen được tiến hành theo đúng lộ trình đặt ra trong nhiệm vụ và đã trang bị cho các học viên kiến thức cốt lõi để triển khai các dự án cải tiến tại doanh nghiệp theo phương pháp Lean 6 Sigma thông qua thực hiện chu trình DMAIC (Xác định - Đo lường - Phân tích - Cải tiến - Kiểm soát) và các công cụ thông dụng, nâng cao trong Lean 6 sigma, các kỹ năng cần thiết để thực hiện các dự án cải tiến tại các doanh nghiệp điểm và ứng dụng ngay những lý thuyết đã học vào hoạt động cải tiến tại khu vực mình quản lý. Đồng thời, tiếp tục đăng ký tham dự các khóa học chuyên sâu tiếp theo được tổ chức.

Trong quá trình tổ chức, Viện Năng suất Việt Nam đã nhận được nhiều đánh giá tích cực của học viên từ giảng viên, nội dung đào tạo, phương pháp đào tạo, bài tập cho đến công tác hậu cần trong suốt thời gian tổ chức lớp học như: Giảng viên có nhiều kinh nghiệm thực tế và phương pháp truyền đạt dễ hiểu, nội dung khóa học có kết hợp giữa lý thuyết và thực hành giúp học viên hiểu rõ và nắm vững kiến thức hơn,…

Bên cạnh đó khóa học cũng nhận được nhiều ý kiến đóng góp xây dựng chương trình ngày một tốt và phù hợp nhu cầu thực tế hơn như mở rộng tính ứng dụng nhiều hơn cho lĩnh vực dịch vụ, bổ sung thêm nhiều ví dụ, mong muốn tăng thêm thời lượng của khóa, thiết kế khóa đào tạo chia theo lĩnh vực dịch vụ, sản xuất… Viện Năng suất Việt Nam cũng như chủ nhiệm đề tài ghi nhận để từ đó tiếp tục xây dựng, hoàn thiện giáo trình và nội dung đào tạo phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam.

Với mong muốn nhân rộng đội ngũ cán bộ có thể xác định và triển khai các dự án cải tiến trong doanh nghiệp, Viện Năng suất Việt Nam kiến nghị Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” tiếp tục triển khai các khóa tập huấn về Lean 6 Sigma đai vàng, đai xanh, đai đen trên phạm vi toàn quốc.

Thùy Linh - Hồng Minh

Viện Năng suất Việt Nam