Để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả

Hỏi: Doanh nghiệp chúng tôi đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 được hơn một năm. Điều khiến tôi băn khoăn là sau khi được chứng nhận, làm thế nào để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả. Rất mong nhận được tư vấn của quý báo. Trân trọng cảm ơn!

Nguyễn Hải Đăng (Công ty TNHH Trung Dũng, TP. Biên Hòa, Đồng Nai)

Đáp: Hệ thống quản lý chất lượng chỉ được duy trì và thường xuyên cải tiến một cách hiệu quả khi người đứng đầu của tổ chức/doanh nghiệp am hiểu, quan tâm và sử dụng hệ thống quản lý chất lượng để kiểm soát và nâng cao chất lượng.

Để đảm bảo duy trì và cải tiến, cần thực hiện tốt ít nhất các vấn đề sau:

Tổ chức tốt các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng để phát hiện những bất cập và những vấn đề cần cải tiến trong hệ thống;

Các lỗi phát hiện qua đánh giá nội bộ; trong quá trình giám sát, điều hành công việc; phản hồi từ khách hàng… cần được thực hiện theo đúng nguyên lý của khắc phục – phòng ngừa nhằm hạn chế hoặc ngăn ngừa lỗi tiếp tục xảy ra;

Khi có cán bộ, nhân viên mới tuyển dụng hoặc bố trí công việc mới cần chú ý đào tạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của hệ thống quản lý chất lượng;

Hệ thống văn bản cần được điều chỉnh, cải tiến một cách kịp thời. Nếu sau 2 năm mà không thấy có yêu cầu điều chỉnh, cải tiến một tài liệu nào đó thì cần xem xét, hoặc tài liệu đó không được thực hiện nghiêm túc hoặc không thực sự cần thiết;

Cuộc xem xét của lãnh đạo về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng hàng năm cần xác định rõ mức độ hiệu lực của hệ thống và các công việc cần thực hiện để cải tiến hệ thống;

Nên bổ sung các hoạt động định kỳ của hệ thống quản lý chất lượng như đánh giá nội bộ, đánh giá từ bên ngoài của tổ chức chứng nhận, cuộc họp xem xét của lãnh đạo… vào kế hoạch chung của tổ chức/doanh nghiệp để không quên thực hiện các yêu cầu này.

Chúc doanh nghiệp bạn thành công!

(Chuyên mục được thực hiện với sự phối hợp của Trung tâm Năng suất Việt Nam - VPC)