Động viên và cách sắp xếp nhân sự là chìa khóa năng suất doanh nghiệp

author 11:58 06/10/2014

(VietQ.vn) - Những động viên mang tác dụng hiệu quả công việc lâu dài và cách sắp xếp nhân sự là chìa khóa mang lại câu trả lời cho bài toán năng suất trong doanh nghiệp.

Sự kiện: Chuyên đề: NÂNG CAO NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG

Để tìm hiểu sự thiếu động lực một cách chính xác của mỗi nhân viên, các nhà lãnh đạo sẽ phải làm một bảng điều tra để đưa tới cách xử lý thích hợp cho từng người. Cụ thể bằng các phương cách sau:

Kê khai công việc: Bản kê khai công việc nên thật chi tiết, chính xác và có sự tham gia của cả nhân viên và lãnh đạo. Đồng thời nên chủ động tạo ra tính đa dạng và phong phú hơn trong công việc của nhân viên bằng cách gia tăng tính phức tạp của nhiệm vụ, nới rộng quyền hạn và trách nhiệm cho họ.

Tạo sự đổi mới trong công việc: Luân chuyển vị trí công tác kết hợp với hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của nhau cũng là một nỗ lực của nhà quản lý nhằm giúp tìm lại cảm giác hứng khởi, thúc đẩy tinh thần học hỏi của cấp dưới và dự trù một nguồn lực thay thế khi có biến động về nhân sự. Đây cũng là cách để phát hiện thế mạnh và sự thích thú của nhân viên.

Đưa ra cơ hội rộng mở cho nhân viên: Nhân viên luôn kỳ vọng một điều kiện làm việc với cơ hội thăng tiến rộng mở đáp ứng được mục tiêu nghề nghiệp của họ, với môi trường làm việc tích cực. Bên cạnh đó, một giám đốc nhân sự biết cách khơi dậy năng lực của những nhân viên yếu kém trong công ty cũng tạo ra một niềm tin tưởng và sự ủng hộ không chỉ từ chính những nhân viên đó, mà từ cả những cá nhân khác trong tập thể.

Ghi nhận hiệu quả làm việc 

Khi nhân viên được đánh giá đúng mức và được trân trọng vì những gì mình đã đóng góp, họ sẽ biết ơn và cống hiến không ngừng. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp chỉ ra điều đó qua sự ghi nhận và hồi đáp kịp thời, qua các hình thức bình chọn nhân viên của tháng... Đây là cách mà lãnh đạo xem xét đến yếu tố ghi nhận và khen thưởng ở mức nào để mang tính khích lệ cao nhất.


Tạo động lực mang hơi hướng hiệu quả lâu dài

Hãy luôn đảm bảo rằng các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần để cảm thấy và có đủ khả năng thực hiện tốt công việc được giao. Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên bằng việc thấy được các suy nghĩ và viễn cảnh của họ. Bạn không biết đó là gì? Hãy trực tiếp hỏi họ. Hãy tiến hành các cuộc điều tra nếu cần thiết. Và hãy nói chuyện cả với các khách hàng của bạn.

Cho nhân viên thỏa sức sáng tạo trong công việc. Hãy để các nhân viên lựa chọn cách thức và phương pháp đạt được các kết quả bạn tìm kiếm. Hãy để họ có tiếng nói trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao và trong những kết quả chờ đợi.

Dẫn dắt họ tìm ra chính động lực làm việc bên trong của họ, điều mà đến lượt nó sẽ dẫn dắt các nhân viên hành động thích hợp nhất. Hãy hỗ trợ các nhân viên trong việc khám phá ra số mệnh của họ, cả trong và ngoài công việc. Sau đó, hãy khai phá những cách thức mà các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của các nhân viên đứng thẳng hàng với các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của công ty bạn.


Sắp xếp công việc hợp lý cho từng nhân sự

Không có nhân sự kém, mỗi nhân sự đều có thế mạnh riêng để sử dụng vào từng mục đích khác nhau. Vì vậy, thay vì tìm cách sa thải nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu công việc hãy luân chuyển họ đến một vị trí có thể phát huy thế mạnh của họ.

Mỗi đơn vị xí nghiệp đều không tách rời khỏi những điều kiện kém. Nhân sự có trình độ học lực cao, tố chất tốt chưa chắc là một đơn vị tốt nhất.
Nếu có người nghĩ việc gì phải tốn công, cứ dứt khoát chấm dứt hợp đồng, chuyển sang dùng những người có ưu tú có tốt hơn không? Thực tế, như vậy hiệu quả đều không tốt, người tương đối ưu tú chưa chắc đã làm tốt những việc đó.

Tìm hứng thú công việc cho nhân viên

Một công việc lặp lại nhàm chán là liều thuốc giết chết những tài năng trong công ty bạn. Khi đó, rất có thể họ sẽ không còn quan tâm đến việc đảm bảo năng suất và hiệu quả lao động cần thiết bởi vì họ quá chán nản. Họ làm việc với tâm trạng hờ hững, thờ ơ có phần vô trách nhiệm. Đây là một thực tế phổ biến nơi công sở, song lại ít được các công ty chú ý đến.

Hứng thú với công việc sẽ đem lại hiệu quả cao nhất. Ảnh minh họa

Hứng thú với công việc sẽ đem lại hiệu quả cao nhất. Ảnh minh họa

Có thể do tính chất công việc lặp lại nên họ không nhận được sự quan tâm nữa. Và lãnh đạo doanh nghiệp không nhận ra rằng hiệu quả công việc của họ đang giảm dần và họ không làm việc với sự năng nổ, nhiệt tình như trước đây. Nếu cứ để tình trạng đó kéo dài và bạn không theo dõi để tìm hiểu nguyên nhân, thì vấn đề sẽ trở nên nghiêm trọng hơn, nghĩa là năng suất làm việc sẽ tiếp tục đi xuống với tốc độ ngày càng nhanh, và đến một lúc nào đó bạn sẽ phải đối mặt với những hậu quả từ quyết định sai lầm của họ.

Tất nhiên bạn có thể chọn cách không quan tâm đến họ và hi vọng rằng mọi việc sẽ tự qua đi và vấn đề sẽ tự nó được giải quyết. Hoặc, bạn cố gắng động viên họ làm việc, vì nhận thấy rằng họ là những nhân viên cần được khuyến khích. Hoặc, hay bạn trao đổi rồi góp ý, cố vấn cho họ. Hoặc bạn cũng có thể quở trách hay sa thải họ.

Bước đầu tiên để giải quyết vấn đề là tạo một bản kê khai công việc thật chi tiết và chính xác. Đây chính là thời điểm để bạn thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Bạn hãy đề nghị nhân viên cùng tham gia vào việc phác thảo bản mô tả công việc, đồng thời nêu lên những suy nghĩ, mong muốn của họ về chế độ làm việc của chính mình. Làm như vậy là bạn đang tạo điều kiện cho nhân viên tham gia nhiều hơn vào các quyết định của công ty, giúp họ nhận thức được vị trí và vai trò của mình trong sự phát triển chung.

Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên tự xác định xem họ thích làm những công việc gì nhằm giúp họ tìm kiếm cơ hội để cải thiện kĩ năng cũng như kiến thức của chính họ.

Luân phiên trong công việc hay luân chuyển vị trí công tác - liên quan đến việc đào tạo chéo, nghĩa là hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của nhau. Lấy ví dụ trong bộ phận tài chính: các nhân viên phụ trách phần tài khoản phải trả có thể học các nghiệp vụ tài khoản phải thu, và ngược lại. Sự luân phiên trong công việc là nỗ lực đơn giản nhất của bạn trong việc giúp nhân viên tìm lại cảm giác hứng khởi khi làm việc. Những nhiệm vụ hay trách nhiệm mới lạ thường mang tính thách thức cao và, xét từ góc độ tâm lý, nhân viên bao giờ cũng muốn cố gắng hoàn thành tốt để khẳng định bản thân. Với việc mở rộng kiến thức và khả năng như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy mình thật sự thành công. Một lợi ích khác của việc đào tạo chéo là nhân viên có thể làm thay công việc của đồng nghiệp khi họ vắng mặt vì một lý do nào đó (đau ốm, nghỉ phép…).

Sử dụng nhân viên cũng như chơi cở, mỗi quân cở có một sức mạnh riêng biệt. Ảnh minh họa

Sử dụng nhân viên cũng như chơi cở, mỗi quân cở có một sức mạnh riêng biệt. Ảnh minh họa

Tiếp theo là mở rộng thêm nhiệm vụ cho nhân viên, họ sẽ được khám phá những điều mới mẻ trong công việc mới.

Làm phong phú thêm nội dung công việc thường nhật. Với cách tiếp cận này, bạn có thể phát triển thêm chiều sâu trách nhiệm của nhân viên, nhưng không phải bằng cách tăng số lượng nhiệm vụ, mà bằng cách tăng tính phức tạp của nhiệm vụ đó. Cũng với ví dụ trên, bạn có thể tăng thêm trách nhiệm và quyền hạn hiện tại của nhân viên bộ phận tài chính. Thay vì để nhân viên quản lý thêm nhiều tài khoản, bạn hãy để họ theo dõi tình hình khách hàng bằng cách kiểm tra các cuộc gọi, nói chuyện với các đại lí, thu thập hoá đơn và xem xét, giải quyết các vấn đề liên quan đến số khách hàng đó.

Truyền vào nhân viên sự tận tụy đối với công việc

Nhân viên thật sự tự hào khi nhìn thấy những nỗ lực của mình được tưởng thưởng bởi những người mình đã giúp đỡ. Điều ấy mang đến ý nghĩa cho công việc cho dù những hoạt động có vẻ rất nhàm chán. Với cách sử dụng phương thức này, doanh nghiệp có thể giảm một cách đáng kể nhiều chi phí căn bản trong hoạt động kinh doanh, chẳng hạn chi phí cho hoạt động marketing liên quan đến việc loại bỏ những đối tượng khách hàng kém trung thành.

Đo lường và nâng cao sự thỏa mãn của nhân viên. Coi nhân viên như khách hàng

Lãnh đạo có thể nghĩ rằng nhân viên của mình là những người may mắn vì có được việc làm. Nhưng sự thật có lẽ ngược lại. Mặc dù tất cả đều cảm thấy hài lòng về mức lương, nhưng không ít trong số đó đang cảm thấy thiếu thỏa mãn với công việc của mình.

Mang đến cho nhân viên tinh thần trách nhiệm
Hầu hết những khảo sát đều cho thấy nguyên nhân chủ yếu của lòng tự hào và sự toại nguyện nơi nhân viên chính là cảm thấy thành tích lao động của mình có được từ tinh thần trách nhiệm. Nếu đã không tin nhân viên của mình đủ sức suy nghĩ và hành động theo đúng trách nhiệm thì có lẽ bạn đã không nên thuê họ ngay từ đầu.

Thể hiện sự tôn trọng
Những công ty nào thật sự trân trọng nhân viên thường được đội ngũ nhân viên biết ơn và cống hiến không ngừng. Hãy chỉ cho nhân viên thấy rằng bạn tôn trọng và đánh giá cao về họ. Tất nhiên, bạn cũng nên tỏ ra cảm ơn họ thông qua việc tổ chức những buổi tiệc nhẹ, bình chọn nhân viên của tháng...

Chấp nhận tất cả mọi người
Nhân viên không phải là những robot. Họ đều có cuộc sống của riêng, những sở thích, bè bạn và gia đình và hầu hết họ đều đang đấu tranh để đạt đến sự cân bằng giữa công việc và gia đình. Trong khi các công ty không thể đáp ứng một cách thỏa đáng mọi nhu cầu bức thiết của họ thì việc giới chức quản lý cố gắng chấp nhận những nhượng bộ đối với một số trường hợp như cho phép nhân viên kéo dài thời gian nghỉ trưa hoặc cho phép các nhân viên bán hàng tự quyết định thời gian đi công tác xa…

Minh bạch con đường thăng tiến cho mọi người
Nhân viên nào cũng ước muốn có những bước tiến trong sự nghiệp. Vì vậy, nhà quản lý nên thiết lập hướng thăng tiến rõ ràng cho tất cả nhân viên. Cách làm hài lòng nhân viên và làm giảm cảm giác nhàm chán với công việc hoàn toàn có thể được tiến hành và tạo nên những thành công nhất định để dù một nhân viên có tinh thần làm việc thấp đến đâu vẫn có thể trở nên nhiệt tình, hăng hái. Tất nhiên nó cần ở người chủ sự sáng tạo nhằm tạo nên một môi trường làm việc tốt và thôi thúc cấp dưới cống hiến tài năng.

Duy Trung

 

 

 



Thích và chia sẻ bài viết:

tin liên quan

video hot

Về đầu trang