Kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý, công cụ cải tiến tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Sau nhiều thập niên triển khai, đến nay, số lượng các tổ chức nhận thức và áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ năng suất chất lượng (NSCL) vẫn không ngừng tăng lên.

Trong xu thế toàn cầu hóa và cạnh tranh gay gắt, việc áp dụng các hệ thống quản lý (HTQL) phù hợp và sử dụng các công cụ cải tiến nhằm nâng cao NSCL đang được nhiều tổ chức, các doanh nghiệp hoạt động ở mọi lĩnh vực hướng đến. Sau 10 năm thực hiện, Chương trình quốc gia hỗ trợ doanh nghiệp (DN) nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Chương trình 712) đã giúp các DN nâng cao được trình độ quản trị, hiệu quả hoạt động bao gồm cả việc kiểm soát chi phí, lãng phí và quan trọng nhất là tối ưu hóa được lợi nhuận của DN... Mặt khác, do yếu tố cạnh tranh của sản phẩm nội địa cũng như các mặt hàng xuất khẩu ngày càng tăng, nên DN đã biết cách áp dụng các công cụ kỹ thuật để kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu nguyên vật liệu đầu vào, quá trình sản xuất, đến khi sản phẩm được chuyển đến tay khách hàng.

Trong khuôn khổ Chương trình 712, năm 2020, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng - Bộ Khoa học và Công nghệ đã phối hợp với Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Phát triển doanh nghiệp Á Châu (AHEAD) thực hiện triển khai nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp với các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam”.

Nội dung của nhiệm vụ bao gồm việc khảo sát đánh giá thực trạng DN có quy mô vừa và nhỏ trên cả nước; lựa chọn 30 DN có nhu cầu và thích hợp để triển khai xây dựng áp dụng các HTQL, các công cụ cải tiến NSCL phù hợp; hướng dẫn cho các DN triển khai áp dụng thành công các HTQL, công cụ cải tiến NSCL.

Việc triển khai nhiệm vụ đã mang lại hiệu quả thiết thực. Mặc dù nền kinh tế thế giới và Việt Nam phải trải qua nhiều khó khăn do đại dịch Covid-19 làm cho số lao động bình quân quý I/2020 của Việt Nam so với cùng kỳ năm 2019 của nhóm DN có quy mô siêu nhỏ, nhỏ và vừa bị tác động bởi dịch chỉ đạt mức 70% nhưng chỉ trong 11 tháng của năm 2020, AHEAD đã hoàn thành các yêu cầu đặt ra của nhiệm vụ. Số lượng DN có nhu cầu thực sự về áp dụng HTQL và công cụ cải tiến NSCL đăng ký tham gia nhận hỗ trợ vượt quá 130%. Con số này đã đi ngược với đánh giá của AHEAD về tình hình nền kinh tế đang khó khăn và sự tạm dừng hoạt động của số lượng lớn DN sẽ ảnh hưởng đến việc tham gia của các DN.

Trong số 30 doanh nghiệp được lựa chọn, 10 doanh nghiệp đã áp dụng thành công các HTQL chất lượng ISO 9001:2015, HTQL môi trường ISO 14001:2015, HTQL an toàn lao động ISO 45001:2018, HTQL an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013; 10 doanh nghiệp áp dụng thành công các công cụ cải tiến NSCL 5S, 7 công cụ, Kaizen, KPI và 10 doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống quản lý kết hợp cùng với công cụ cải tiến NSCL.

Áp dụng HTQL cho thấy hiệu quả rõ rệt của việc tiết kiệm nhân lực vận hành, giúp cho hoạt động quản lý điều hành tại DN được tinh gọn hơn, khoa học hơn. Khảo sát sơ bộ của AHEAD cũng chỉ ra rằng, các DN được tiếp cận với các HTQL và các công cụ tiên tiến, dưới sự hướng dẫn chi tiết của các chuyên gia tư vấn, đều có sự thay đổi và nâng cao rõ rệt về mặt nhận thức trong các hoạt động quản lý, hoạt động cải tiến NSCL.

Thông qua việc tham gia các dự án cải tiến này, ý thức và kỹ năng của người lao động được nâng cao, tăng cường khả năng làm việc nhóm, kỹ năng tổng hợp, phân tích quá trình, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật... Các DN đều đánh giá cao lợi ích thiết thực khi tham gia Chương trình hỗ trợ. Bên cạnh đó, lợi ích kinh tế có thể đo đếm được thông qua việc giảm thiểu các lãng phí trong quá trình sản xuất, tiết kiệm về nhân lực, thời gian, nguyên nhiên liệu, năng lượng.

Trên thực tế, đã có không ít DN áp dụng rất có hiệu quả các HTQL, công cụ cải tiến năng suất, trở thành điển hình để các DN đến học tập, chia sẻ kinh nghiệm và nhân rộng. Có thể kể đến như Công ty TNHH Công nghiệp Phú Thái, Công ty CP HTC viễn thông quốc tế, Công ty Cổ phần bê tông Tuấn Thịnh Phát...

Quá trình triển khai nhiệm vụ diễn ra thuận lợi. Sự cam kết của ban lãnh đạo 30 DN và sự tham gia nhiệt tình của cán bộ công nhân viên chính là động lực mạnh mẽ nhất thúc đẩy sự thành công của dự án. Nhờ đó, HTQL được xây dựng không chỉ đáp ứng được các yêu cầu về quản lý nội bộ của đơn vị mà còn góp phần không nhỏ nâng cao uy tín và vị thế của DN trước khách hàng và đối tác, tạo ra những lợi thế cạnh tranh nhất định cho DN.

Tuy nhiên, việc áp dụng các HTQL và các công cụ NSCL tại các mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng gặp nhiều khó khăn. Do hạn chế về tài chính và quy mô, đa số các DN nhỏ không có vị trí cán bộ chuyên trách làm công tác quản lý hệ thống hay dự án cải tiến NSCL, mà phần lớn là kiêm nhiệm. Tại nhiều đơn vị, nhân sự phụ trách hệ thống sau khi đã được đào tạo bài bản, có hiểu biết nhất định và nắm vững phương pháp vận hành thì lại nghỉ việc. Thêm vào đó, ý thức kỷ luật và tinh thần tự giác của một bộ phận người lao động chưa cao, làm yếu đi tính hiệu lực của hệ thống.

Như vậy, nhìn vào những thành công và hạn chế của nhiệm vụ, thì việc tập trung thúc đẩy các hoạt động cải tiến năng suất trong DN, xây dựng văn hóa DN để chủ động xác định lựa chọn giải pháp phù hợp nhằm cải thiện, tăng NSCL sản phẩm hàng hóa là vấn đề cấp thiết của mỗi DN để phát triển bền vững. Cùng với đó, DN cần mạnh dạn, quyết tâm đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ, phương pháp quản lý tương xứng với hệ thống ngày càng được cải tiến, hướng đến tinh gọn, tiện ích và hiệu quả cao.

Vân Nguyễn