Xác định đúng vấn đề

Vấn đề năng suất chất lượng đồng hành cùng với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đó là: Sản phẩm sản xuất ra có chỉ tiêu chất lượng không đạt yêu cầu; tỷ lệ lỗi sản phẩm trong lô lớn hơn quy định; hiệu suất của thiết bị, năng suất dây chuyền thấp hơn định mức; cân bằng chuyền có vấn đề nên dòng chảy bán thành phẩm không thông suốt; còn nhiều dạng lãng phí trong sản xuất... đây là các vấn đề năng suất, chất lượng khi “mức” của sản xuất thấp hơn ngưỡng quy định. Và ngay cả khi sản xuất ổn định, đạt ngưỡng, nhưng “mức” năng suất chất lượng chưa tương xứng với khả năng, năng lực có thể. Cần phải thiết lập “mức mới” về năng suất, chất lượng cao hơn. Năng suất, chất lượng luôn là vấn đề phải giải quyết. Xác định đúng vấn đề là bước quan trọng đầu tiên và rất cần thiết. Để xác định đúng vần đề, cân nhắc đâu là trọng tâm của vấn đề cần giải quyết. Chỉ khi biết được trọng tâm, các bước tiếp theo mới có giá trị và kết quả mới giải quyết thực sự vấn đề tồn tại. Trong việc này, cần dựa trên các dữ liệu, số liệu vấn đề có sẵn hoặc và tìm kiếm, thu thập, rồi phân tích, tư duy làm sáng tỏ trọng tâm vấn đề.

Mặt khác, cần xác định phạm vi đủ nhưng khả thi cho vấn đề để giải quyết. Trường hợp cần thiết, có thể chia vấn đề thành các vấn đề nhỏ, sẽ giúp tập trung vào các mục tiêu và sẽ giúp giải quyết vấn đề theo mối quan hệ các yếu tố tác động và phụ thuộc. Việc thực hiện nên thông qua bàn thảo, trao đổi sẽ giúp cho đi đúng hướng lựa chọn giải pháp sáng suốt.

Lấy ví dụ thường gặp tại các chuyền may của nhiều doanh nghiệp May. Ở cuối chuyền ( cũng như ở thu hóa phân xưởng) thường tập trung kiểm hóa sản phẩm. Nếu sản phẩm có vấn đề/lỗi không phù hợp yêu cầu chất lượng thì bị quay lại chuyền để tái chế cho phù hợp. Nhờ kiểm hóa này mà tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng thường đáp ứng. Tuy nhiên, vấn đề năng suất, phải giải quyết. Đây là loại lãng phí do khuyết tật sản phẩm và lỗi thao tác. Hệ lụy kéo theo chi phí sửa chữa, chi phí vận chuyển, ảnh hưởng nhịp sản xuất, rồi ảnh hưởng theo thao tác trên chuyền. Năng suất sẽ cải thiện ngay khi thực hiện “làm đúng ngay từ đầu” ở công đoạn may lắp ráp chi tiết.

Hay ở một ví dụ khác nữa. Ở các công ty Nhựa sản xuất kinh doanh loại hàng hóa vải tráng phủ nhựa polyeste (PES) để may nhà bạt hoặc đồ giả da, thường gặp tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng thấp là do lỗi bề mặt, đặc biệt lỗi phồng rộp. Đây là hình thức lỗi do các nguyên nhân: do tình trạng hoạt động của thiết bị, do chế độ công nghệ hay vấn đề nguyên phụ kiện đầu vào. Trong trường hợp này, cần lựa chọn trọng tâm vấn đề tác động đến chất lượng bề mặt để giải quyết lỗi phồng rộp của vải tráng nhựa, và xem xét vấn đề tuân thủ chế độ công nghệ, đặc biệt khâu cán, phun.

 Ảnh minh họa.

Mục tiêu giải quyết vấn đề

Sau bước xác định đúng vấn đề, việc tiếp theo là xây dựng mục tiêu cần đạt được khi giải quyết vấn đề. Câu trả lời không nên dừng ở vấn đề giải quyết, mà hơn thế, việc liên quan là doanh nghiệp đang mong muốn điều gì, hy vọng gì ở việc giải quyết. Như vậy, từ vấn đề phải giải quyết thông qua tư duy truy cứu nguyên nhân, cần hướng tới mong muốn của doanh nghiệp trong thời gian tới, tức bằng tư duy giải quyết vấn đề tích cực.

Mục tiêu quan trọng, vì đó là cơ sở lựa chọn, đánh giá và quyết định phương án lựa chọn. Đây là quan hệ hai mặt của vấn đề cần quan tâm.

Về mặt lý thuyết, mục tiêu cần “SMART”, trong đó S (Specific) – cụ thể, M (Measurable) – đo lường được, A (Agreed) được thống nhất, R (Reality) khả thi và T (Time constrained) có thời hạn.

Thông thường, nên đưa ra một số mục tiêu (có thể là mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể). Việc xác định, lựa chọn mục tiêu phải trên cơ sở làm rõ ý nghĩa và giá trị từng mục tiêu và cân nhắc khả năng đáp ứng về nguồn lực, điều kiện và sự sẵn sàng của doanh nghiệp. Cũng cần phân biệt mục tiêu với phương tiện, với nội dung để đạt được mục tiêu, và cũng không nên giới hạn phạm vi mục tiêu bởi sự sẵn sàng có hay sự dễ dàng thu nhập thông tin, dữ liệu về giải quyết vấn đề.

Mục tiêu cần xúc tích, là sự chuyển đổi các mối quan tâm về vấn đề năng suất, chất lượng của doanh nghiệp, theo sơ đồ sau: Đưa a những mối quan tâm muốn giải quyết -> chuyển đổi các mối quan tâm thật thành mục tiêu -> làm rõ nghĩa và giá trị từng mục tiêu cụ thể -> xem xét lại các mục tiêu có đúng là vấn đề muốn đạt được.

Phương án lựa chọn giải quyết vấn đề

Cần tìm kiếm, lựa chọn phương án giải quyết vấn đề. Ở đây, giới hạn phạm vi phương pháp giải quyết vấn đề năng suất, chất lượng thông qua các hệ thống quản lý, mô hình, phương pháp và công cụ cải tiến. Phương pháp phổ biến là sử dụng mục tiêu để đạt được câu hỏi bằng cách nào?

 Phương pháp lựa chọn cần bảo đảm tính nổi trội, ưu việt và hài hòa các điều kiện, chú ý nhiều hệ thống quản lý, mô hình/phương pháp, cũng như công cụ cải tiến có lợi ích tương tự nên có giải pháp lựa chọn phù hợp. Có thể dùng phương pháp lựa chọn tự loại bỏ lẫn nhau của cặp phương án trên cơ sở hệ quả tương lai và tận dụng được nguồn thông tin, dữ liệu đã có, cũng như thông tin tìm kiếm được.

 Việc điều chỉnh phương án lựa chọn phù hợp với vấn để quan tâm chung bằng việc tham khảo ý kiến của người khác, của tổ/nhóm... để vừa tranh thủ được ý kiến vừa tạo sự đồng thuận trong chọn phương án. ở đây thường dùng công cụ như Brainstoming, 7 công cụ mới, QCC, 5W1H... để tập hợp và xử lý phương án lựa chọn. Các giải pháp để cải thiện năng suất, chất lượng của doanh nghiệp có thể trình bày theo quy mô và yêu cầu vấn đề giải quyết.

Tăng cường, đổi mới quản trị doanh nghiệp với việc xây dựng các tiêu chí, các yêu cầu của hệ thống quản lý áp dụng tại doanh nghiệp. Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO9001) hoặc theo đối tượng/lĩnh vực quản lý (ISO14001, ISO220000, ISO 3834...). Có thể triển khai một hệ thống quản lý hoặc triển khai hệ thống quản lý tích hợp (lớn hơn hoặc bằng 2 hệ thống quản lý).

Giải quyết các vấn đề năng suất, chất lượng tại doanh nghiệp thông qua các mô hình/phương pháp như sản xuất tinh gọn Lean, quản lý chất lượng tổng hợp TQM, hạch toán chi phí dòng nguyên liệu MFCA, thẻ điểm cân bằng BSC,... với sử dụng các công cụ hỗ trợ tương tích. Có thể giải quyết theo từng mô hình trên, hoặc tích hợp áp dụng một hệ thống quản lý tương thích với mô hình trên.

Sử dụng các công cụ cải tiến về năng suất, chất lượng theo từng yêu cầu, từng vấn đề trong một phạm vi. Chẳng hạn, để giảm lãng phí sử dụng công cụ phân tích 7 lãng phí, cân bằng chuyền, bố trí mặt bằng, JIT,... Để cải thiện chất lượng, giảm lỗi sử dụng 7 công cụ truyền thống, Kaizen, 5S, Poka Yoke, QCC, FMEA, JIT... Để nâng cao hiệu quả quá trình sử dụng công cụ sơ đồ chuỗi giá trị, TPM, Kaizen, chuyển đổi nhanh, KPI, Layout... Để đào tạo, quản lý nhân sự sử dụng TWI, TQM, BSC, KPI... Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp sử dụng 7 công cụ mới, TQM, QCC, Kaizen, 5S... Tùy theo từng hoàn cảnh mà sử dụng công cụ nào kể cả sử dụng phối hợp lớn hơn hoặc bằng 2 công cụ để hiệu quả giải quyết vấn đề cao hơn.

Cách phân tích và trình bày trên đã theo đúng chiều thuận, logic và thường sử dụng. Đó là vấn đề cần giải quyết -> Xây dựng mục tiêu -> Phương án giải quyết lựa chọn

Trong thực tế, nhiều nhiệm vụ triển khai hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện năng suất, chấtlượng thường đưa ra phương án/ hoặc định hướng giải quyết vấn đề trước; chẳng hạn như áp dụng lean hoặc áp dụng ISO 50001 vào các doanh nghiệp.

Đối với nhiệm vụ này, trước hết, cần được nghiên cứu, thực hiện lựa chọn vấn đề giải quyết và xác định mục tiêu cho tương xứng với mô hình hoặc hệ thống quản lý sẽ triển khai ở doanh nghiệp. Không nên “coi nhẹ” yêu cầu triển khai mô hình hoặc hệ thống quản lý bằng việc áp dụng 1,2 công cụ cải tiến trong phạm vi không đủ lớn (mặc dầu phần lý luận tổng quan, về trình bày các bước theo đúng mô hình hoặc hệ thống trên). Việc cần lưu ý ngay từ đầu là việc lựa chọn doanh nghiệp triển khai nhiệm vụ. Các tiêu chí lựa chọn đề ra cần phổ quát, rõ ràng, có giá trị phản ánh đặc trưng, đặc thù của mô hình hoặc hệ thống áp dụng. Ví dụ, bản chất khi triển khai Lean là tốc độ ra thành phẩm và giảm chi phí quá trình các doanh nghiệp có đủ điều kiện sẵn sàng như thế nào? Các yếu tố bảo đảm thành công đến đâu? Sẽ củng cố trụ cột nào của một ngôi nhà Lean ở doanh nghiệp.... Hay triển khai ISO 50001, doanh nghiệp đã tuân thủ quy định pháp luật để tiết kiệm năng lượng? Có thiết bị đo lường năng lượng? Có sử dụng nhiều thiết bị tiêu hao điện năng?... chỉ như vậy, hiệu quả áp dụng mới thực sự phản ánh lợi ích của Lean hoặc của ISO 50001 mang lại cho doanh nghiệp.

Việt Nam có cơ hội lớn vượt Thái Lan về xuất khẩu gạo ngay trong năm 2020 (VietQ.vn) - Với mức giá cạnh tranh và xuất khẩu đang tăng mạnh, Việt Nam có cơ hội lớn để vượt qua Thái Lan về xuất khẩu gạo toàn cầu ngay trong năm 2020 này.

PGS. TS. Phạm Hồng - Liên hiệp các Hội KHKT Hà Nội