Nâng cao chất lượng cuộc họp nhờ triển khai mô hình ‘phòng họp không giấy’

16:36 25/06/2019

(VietQ.vn) - Sau khi đưa vào sử dụng, TP.HCM sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp theo lộ trình từ “ít giấy” tiến tới “không giấy”.

Sáng 25/6, UBND TP Hồ Chí Minh và Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) đã tổ chức Hội nghị triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”.

Qua ứng dụng này, nội dung và các tài liệu họp sẽ được số hóa chuyển đến các thành viên dự họp để nghiên cứu trước, các câu hỏi thảo luận sẽ được tổng hợp, chuẩn bị dự thảo kết luận. Các thành viên đang dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp, người chủ trì có thể lấy ý kiến từ xa, hoặc tổ chức họp trực tuyến với các đơn vị, cá nhân không đến phòng họp được.

Sau khi họp xong, các kết quả biểu quyết, ý kiến, chỉ đạo, kết luận sẽ được tổng hợp và thông báo đến các đơn vị, cá nhân liên quan.

Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất. Với cấp nhân viên, hệ thống cũng trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn, giúp gia tăng năng suất lao động.

Lãnh đạo TP.HCM bấm nút triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”. Ảnh: Tự Trung.

Ông Nguyễn Thành Phong, Chủ tịch UBND Thành phố Hồ Chí Minh cho biết: “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là giải pháp thiết thực, hữu hiệu phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố cũng như các sở ngành quận huyện. Sau khi đưa vào sử dụng, thành phố sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp theo lộ trình từ “ít giấy” tiến tới “không giấy”.

Để triển khai mô hình nói trên đạt hiệu quả, Chủ tịch UBND TP Hồ Chí Minh đề nghị Văn phòng UBND thành phố phối hợp với các sở, ngành liên quan và Tập đoàn VNPT tham mưu cho UBND thành phố lộ trình triển khai thực hiện, đảm bảo quản lý vận hành ổn định, an ninh, an toàn. Cùng với đó, lãnh đạo các sở ngành, UBND quận huyện phối hợp với Văn phòng UBND thành phố đưa “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” vận hành đạt hiệu quả cao nhất.

Cùng với đó, ông Trần Mạnh Hùng, Chủ tịch Hội đồng thành viên Tập đoàn VNPT cho hay, VNPT tin tưởng giải pháp này sẽ mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đa các văn bản giấy tờ trong các cuộc họp, qua đó rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng cuộc họp, giúp chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND thành phố được tốt hơn, đồng thời tiết kiệm 40% chi phí in ấn cũng như chi phí giao nhận giấy tờ.