Nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính nhờ ISO 9001:2015

Theo thông tin từ Sở KH&CN Quảng Ninh, với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính, ngay từ năm 2005, Quảng Ninh đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của một số cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Đến khi phiên bản TCVN 9001:2015 có hiệu lực, UBND tỉnh cũng nhanh chóng chỉ đạo các cơ quan hành chính nhà nước áp dụng phiên bản mới. Tính đến tháng 9/2019, 100% sở, ban, ngành, UBND cấp huyện và 177 xã, phường, thị trấn của tỉnh đã thực hiện chuyển đổi sang hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015, vượt trước thời gian quy định của Bộ KH&CN gần 2 năm (trước 30/6/2021).

Theo đánh giá của Sở KH&CN, việc triển khai xây dựng và áp dụng một cách rộng rãi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trong thời gian qua đã có những thành công. Thông qua mô tả nội dung công việc, tiến trình, thời gian thực hiện và kết quả phải đạt được, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu đã cho thấy tính công khai, minh bạch hóa trong giải quyết thủ tục hành chính. Qua đó, lãnh đạo cơ quan có thể nắm được tình hình, tiến độ giải quyết công việc; cán bộ hiểu được quy trình, nội dung và người dân có thể kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Ảnh minh họa 

Tuy nhiên, thời gian qua, việc quản lý theo ISO bằng hình thức thủ công (hay còn gọi là ISO giấy) cũng bộc lộ một số hạn chế nhất định như: Kiểm soát thông tin còn mang tính thủ công, chỉ những người trong quy trình mới biết được tình trạng thực hiện công việc; hệ thống pháp luật nền hành chính luôn thay đổi dẫn đến các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu được soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu, cần nhiều thời gian để cập nhật, sửa đổi. Cùng với đó là khó có thể kiểm soát thường xuyên việc thực hiện theo đúng ISO hay không dẫn đến tình trạng ở nhiều đơn vị, ISO chỉ mang tính hình thức.

Để giải quyết tình trạng này, Sở KH&CN Quảng Ninh đang xây dựng và trình UBND tỉnh phê duyệt chủ trương đầu tư Đề án triển khai hệ thống phần mềm ISO điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước, giai đoạn 2020-2021. Dự án sẽ tập trung đầu tư đồng bộ hệ thống thiết bị, phần mềm ISO cho các cơ quan, đơn vị; đồng thời tổ chức tập huấn vận hành cho đội ngũ cán bộ, lãnh đạo, nhằm đảm bảo hoạt động của hệ thống ISO điện tử. Dự kiến, việc áp dụng ISO điện tử sẽ được triển khai thí điểm ở 15 đơn vị, tiến hành nhân rộng ở các cơ quan hành chính trên toàn tỉnh vào năm 2021.

Lý do Quảng Ninh thực hiện Đề án nêu trên là do nhận thấy ISO điện tử với việc ứng dụng công nghệ thông tin tích hợp hệ thống quản lý chất lượng ra đời chính là giải pháp hữu hiệu nhằm khắc phục những tồn tại, thiếu sót của ISO giấy nhằm hướng đến mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính.

Với ISO điện tử, việc giải quyết thủ tục hành chính không chỉ tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO, mà còn được thực hiện trực tuyến. Ưu điểm của hình thức này là ISO được xây dựng mặc định trong hệ thống gồm: Quy trình công việc, nội dung công việc, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu được kết xuất tự động mang lại tính thống nhất, chuẩn hóa, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của người tham gia vào quy trình.

Hệ thống cũng dễ dàng cập nhật những thay đổi về văn bản pháp luật, quy trình và biểu mẫu nhằm đáp ứng biến động thực tế. Tiến trình công việc sẽ tự động được ghi nhận và kết xuất ra dưới hình thức biểu mẫu, hoặc bảng tổng hợp. Ở bất kỳ thời điểm nào, vị trí nào, khi được phân quyền thì chuyên viên hoặc lãnh đạo từng phòng, ban, bộ phận có thể nắm được khối lượng, tiến trình giải quyết thủ tục hành chính. Cách làm này cũng giúp người dân tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc, công sức.

Bảo Linh