7 nguyên tắc Seiton trong nâng cao năng suất chất lượng cho doanh nghiệp

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

Tại Nhật Bản, 5S không chỉ là những nguyên tắc mà đã trở thành tập quán quản trị trong doanh nghiệp. Đó là văn hóa “sạch sẽ” nơi công sở nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng năng suất chất lượng. Ở Việt Nam, có rất nhiều các chương trình đào tạo - huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp.

Song trong thực tế còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao? Dưới đây là 7 nguyên tắc Seiton giúp doanh nghiệp thực hiện thành công phương pháp 5S.

Nguyên tắc đầu tiên khi thực hiện Seiton trong hoạt động nâng cao năng suất chất lượng đó là sử dụng phương pháp FIFO để lưu giữ đồ vật

Seiton – Sắp xếp (S2) là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên phương pháp 5S. Đây cũng là hoạt động quan trọng doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện trong thời gian đầu áp dụng 5S. Seiton, được hiểu đơn giản là sắp xếp những gì cần thiết để thuận tiện sử dụng.

Nguyên tắc đầu tiên khi thực hiện Seiton đó là sử dụng phương pháp FIFO để lưu giữ đồ vật. FIFO, viết tắt của "first-in-first-out" (vào trước – ra trước), FIFO đơn giản như tên gọi của nó. Theo phương pháp này, các lô hàng đầu tiên của hàng hoá nhập vào nhà kho sẽ là hàng hoá đầu tiên được xuất ra khỏi kho - từ đó, gửi vào các cửa hàng hoặc gửi trực tiếp đến khách hàng.

Nguyên tắc thứ hai đó là quy định vị trí cho mọi thứ tại nơi làm việc. Trong S2, nguyên tắc bố trí các vị trí lưu giữ là dựa trên tần xuất sử dụng. Những thứ thường xuyên sử dụng được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

Nguyên tắc thứ ba, mọi hạng mục và địa chỉ cần có nhãn một cách hệ thống. Phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức sẽ được xác định rõ ràng với các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi. Các màu sắc khách nhau có thể được sử dụng để phân biệt mỗi khu vực (Ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, và các khu vực nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại).

Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sức khỏe; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say - đó là những gì mà 5S đem lại

Nguyên tắc thứ tư đó là sắp xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm. Không nên đặt những thứ cần thiết, thường xuyên sử dụng vào các góc khuất, ngăn kéo, khó tìm.

Nguyên tắc tiếp thứ năm là đặt các thứ để mọi người dễ dàng tìm kiếm và lấy ra. Nên đặt các vật dụng gắn với từng hoạt động. Tránh cất vật dụng chung tại nơi làm việc cá nhân, hay trong các ngăn tủ.

Nguyên tắc thứ sáu, phân chia các dụng cụ đặc biệt với các dụng cụ thông dụng. Vật dụng thông dụng sẽ được nhóm chung vào một nhóm và đặt tại vị trí dễ tìm, dễ lấy. Với vật dụng đặc biệt có thể nhóm chung và đặt tại một vị nhất định.

Nguyên tắc bảy đó là thiết lập thứ tự ưu tiên: Các vật dụng thường xuyên dùng nên để gần nơi người sử dụng. Điều này giúp tránh mất thời gian trong việc tìm kiếm.

Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sức khỏe; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say - đó là những gì mà 5S đem lại. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và an toàn tại nơi làm việc. Vì thế, để nâng cao năng suất chất lượng, hãy rèn luyện 5S hàng ngày.

Hòa Lê