Nếu muốn thành công, đừng bỏ qua việc lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp

Phần mềm quản lý dự án là nền tảng cho các kế hoạch hành động mạnh mẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Dành thời gian để nghiên cứu các công cụ khác nhau có sẵn và chọn một chương trình có uy tín là điều tối quan trọng để thành công.

Mặc dù mỗi lĩnh vực sẽ có nhu cầu khác nhau có một vài đặc điểm mà mọi người đều có thể hưởng lợi từ phần mềm quản lý dự án. Đây là cách chọn công cụ phù hợp cho công việc của bạn.

“Đường cong học tập” dễ dàng

Đường cong học tập là một thuật ngữ chỉ mối quan hệ giữa quá trình học tập và tích lũy kinh nghiệm. Hay nói cách khác, đường cong học tập nhằm chỉ những nỗ lực cần thiết để học được kĩ năng mới sau một khoảng thời gian nhất định.

Theo các chuyên gia tại projectcentral.com, sử dụng phần mềm có đường cong học tập dễ dàng và đơn giản cho phép nhân viên của bạn kiểm soát các nhiệm vụ và duy trì hiệu quả. Hơn nữa, nó làm giảm các rủi ro trong tương lai và giúp nhân viên của bạn thành công, thay vì khiến họ phải vật lộn trước khi dự án bắt đầu.

Đừng bị cám dỗ bởi tất cả những quảng cáo và khuyến mại của một số phần mềm quản lý dự án. Những người dùng không cần phải tham gia một khóa học để biết cách lên lịch và cập nhật các nhiệm vụ. Tuy nhiên, tìm kiếm một nhà cung cấp có thêm tài nguyên để nâng cao trải nghiệm người dùng cũng là điểm đáng lưu tâm.

Ngân sách và nhu cầu

Tạo ngân sách và danh sách các tính năng bắt buộc là một cách tuyệt vời để loại bỏ một số tùy chọn và tập trung vào các công cụ quản lý dự án có liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Sẽ có nhiều lựa chọn phù hợp và việc lên kế hoạch các chi phí kinh doanh sẽ giúp bạn đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất cũng như đảm bảo được nguồn tài chính của công ty.

Ngoài việc có một danh sách các tính năng phải có, hãy tạo một danh sách theo mức độ cần thiết để phác thảo các tính năng “mơ ước” hay cần thiết trong tương lai. Điều này sẽ giúp bạn cân nhắc kĩ càng hơn nếu bạn chỉ còn một vài lựa chọn với các dịch vụ tương tự và chi phí như nhau.

Thử trước khi mua

Một số doanh nghiệp cung cấp thời gian dùng thử trước khi ​​mua sản phẩm để chứng minh niềm tin vào những gì họ bán. Điều này có nghĩa là họ coi trọng nhu cầu của khách hàng và luôn đứng sau hỗ trợ các sản phẩm. Từ quan điểm kinh doanh, điều này mang đến cho bạn cơ hội so sánh những gì phần mềm quản lý dự án cung cấp và cách nó phù hợp với nhu cầu của bạn.

Quan trọng hơn, các phần mềm quản lý dự án cũng cần tạo ra trải nghiệm tích cực cho người dùng. Tất cả mọi thứ từ sự đơn giản của thiết kế đến quy trình làm việc sẽ tác động đến việc công việc được cập nhật như thế nào. Phần mềm quản lý dự án quá phức tạp sẽ khiến người dùng cảm thấy quá tẻ nhạt khi sử dụng.

Tiếp cận từ xa

Cách đây không lâu, phần mềm quản lý dự án chỉ có khả năng được cập nhật bởi một người tại một thời điểm. Một bản sao cứng của thông tin sẽ được in ra, gửi qua email hoặc lưu vào thư mục dùng chung. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hiện nay mong đợi nhiều hơn thế.

Ứng dụng đám mây cho phép nhiều người cập nhật dự án và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một phiên bản là điều cần thiết. Vì làm việc từ xa đang dần trở nên phổ biến hơn và có thể thay đổi tương lai của văn hóa ngày làm việc từ 9h sáng đến 5h chiều, nên đối với nhiều doanh nghiệp, phần mềm quản lý dự án từ xa có thể tiết kiệm hàng ngàn đô la và cho phép họ tìm kiếm tài năng từ bất cứ nơi nào trên thế giới.

Nguyễn Tùng (theo: youngupstarts)