Những gợi ý của chuyên gia để cắt giảm chi phí hiệu quả

Cắt giảm chi phí không cần thiết mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Ảnh minh họa

Thực trạng cắt giảm chi phí hiện nay

Phần lớn các chương trình cắt giảm chi phí hiện nay của một số doanh nghiệp theo kiểu “giải quyết tình thế” trong thời kỳ khó khăn do chi phí đầu vào tăng, không gắn kết chặt với chiến lược kinh doanh, chưa làm nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững. Chỉ tiêu đặt ra đơn giản và được áp dụng xuyên suốt toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không quan tâm tới đặc tính riêng biệt của từng bộ phận như: sản xuất, thu mua, bán hàng, tiếp thị…

Cắt giảm chi phí, doanh nghiệp vô tình loại bỏ “những thứ quý giá trong đống lộn xộn cần phải quẳng đi” và kết quả thu được trở nên ngược lại với mong muốn. Nguyên nhân sâu xa là doanh nghiệp chưa phân tích qui trình tạo nên giá trị gia tăng, chưa hóa thân thành khách hàng để nhìn nhận vấn đề, và “chi phí xấu” đa dạng về bản chất và mức độ trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Việc cắt giảm chi phí được xem như những chương trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài. Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều doanh nghiệp lại thấy rằng: ở các bộ phận khác, chi phí lại gia tăng hoặc các đối thủ cạnh tranh đuổi kịp họ. Cuối cùng, doanh nghiệp lại phải đối mặt với những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt giảm chi phí.

Cắt giảm chi phí hiệu quả

Doanh nghiệp cần phải gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí. Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững, nếu sau đó doanh nghiệp thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì doanh nghiệp sẽ tối thiểu hoá việc đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn. Hoạt động quản lý chi phí trở thành một bộ phận không tách rời với chiến lược tăng trưởng kinh doanh then chốt.

Giảm thiểu lãng phí, tăng nguồn lực đầu tư, gia tăng giá trị doanh nghiệp. Ảnh minh họa

Doanh nghiệp nên kết hợp đồng thời 2 cách quản lý chi phí: một là, cắt giảm mọi chi phí vừa không cần thiết vừa không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm dịch vụ ở mỗi công đoạn sản xuất chế biến; hai là tăng khối lượng sản phẩm, dịch vụ làm ra để giảm giá thành trên từng đơn vị sản phẩm dịch vụ.

Để quản lý chi phí đạt hiệu quả nếu các chi phí được cắt giảm bao gồm tất cả chi phí không những không cần thiết mà lại còn không tạo ra một giá trị gia tăng nào cả cho cả mặt hàng và khách hàng, doanh nghiệp nên tập trung vào các việc sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp phải xác định rõ ràng và nhất quán đâu là chi phí không cần thiết và không tạo ra giá trị gia tăng.

Thứ hai, sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để khích lệ sự cần thiết và gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững. Tôn Hoa Sen, DOMESCO đã thực hiện theo phương thức này: mạnh tay tiết kiệm những khoản chi phí hoạt động cơ bản nhưng vẫn dành ra một khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác và đổi mới quản lý, kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao. Kết quả là, hoạt động đầu tư kinh doanh luôn vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh, lợi nhuận tăng trưởng trên 30% qua các năm gần đây.

Thứ ba, doanh nghiệp chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể.

Thứ tư, xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí hiện tại.

Thứ năm, việc cắt giảm các chi phí nhưng vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng phải có sự thích hợp giữa những chỉ đạo “từ trên xuống dưới” và các đề xuất “từ dưới lên trên”. Các nhà quản lý cấp cao đóng vai trò xây dựng những trọng điểm và mục tiêu quản lý chi phí, còn các nhà quản lý cấp dưới là người thực thi những nhiệm vụ được đặt ra, trực tiếp xử lý các chi tiết kinh doanh, tìm ra những chi phí tốt và chi phí xấu, đồng thời đánh giá các mặt lợi hại của việc cắt giảm các chi phí do các nhà quản lý cấp cao đề ra.

 

 

Nguyễn Nam (T/h)