Phát biểu tại Hội thảo, Tổng cục trưởng Tổng cục TCĐLCL Trần Văn Vinh nhấn mạnh, bất kỳ cơ quan hay đơn vị nào được đánh giá chuyên nghiệp, văn minh hay không phải thông qua công tác văn thư lưu trữ.

“Công tác văn phòng hay còn gọi là công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng. Một cơ quan có chuyên nghiệp, văn minh hay không chính là nhờ công tác văn thư, lưu trữ, trong đó công văn đi sớm hay đi muộn đều phụ thuộc và thông qua công tác văn thư, lưu trữ. Chính vì vậy, có thể thấy tác động của công tác văn phòng cực kỳ quan trọng".

Bên cạnh đó, Tổng cục trưởng cũng đánh giá cao công tác tuyên truyền, phát ngôn, đây được coi là công tác rất quan trọng và đáng được ghi nhận. 

Tại Hội thảo, ông Trần Anh Tuấn – Chánh Văn phòng Tổng cục đã có bài tham luận về hoạt động văn thư, lưu trữ và hoạt động tuyên truyền, cung cấp thông tin của Tổng cục TCĐLCL.

Ông Tuấn khẳng định, hiện nay công tác văn thư đang thực hiện rất tốt và hoàn thiện, tuy nhiên công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.

Trong đó, thực trạng của hoạt động văn thư, lưu trữ của Tổng cục hiện gặp phải những khó khăn như: Thủ trưởng các đơn vị chưa quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, việc bố trí nhân sự, địa điểm, điều kiện làm việc, cơ sở vật chật còn hạn chế; Cán bộ có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ còn hạn chế; Chưa có quy định, quy chế về công tác lưu trữ, dẫn đến thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn không đúng với các văn bản QPPL về lưu trữ; Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu không đúng quy định hiện hành và không lưu hồ sơ và lưu trữ tại các phòng hoặc lưu trữ cá nhân.

Trước những thực trạng đó, đại diện Văn phòng của Tổng cục đã đưa ra một số giải phải và kiến nghị, trong đó, lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ, bố trí địa điểm, cơ sở vật chất, môi trường làm việc hợp lý; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về công tác lưu trữ; Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của đơn vị; Tổ chức lưu trữ tập trung tại đơn vị, không để các phòng hoặc cá nhân tự lưu; Việc tiêu hủy, hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành, lưu trữ hồ sơ và tổ chức hóa tài liệu, hồ sơ lưu trữ.

Bên cạnh đó, thực trạng hoạt động tuyên truyền và cung cấp thông tin của Tổng cục cũng gặp những khó khăn nhất định. Trong đó, thủ trưởng các đơn vị chưa quan tâm đúng mức đối với công tác tuyên truyền: công tác chỉ đạo, cung cấp thông tin, viết bài, xây dựng kế hoạch phân bổ kinh phí cho công tác tuyên truyền. Chưa chủ động xử lý thông tin khi có vấn đề, không có phân tích, đánh giá, đề xuất phương án xử lý… Bị hạn chế, lúng túng trong việc xác định tính chất, mức độ ảnh hưởng, tác động của thông tin. Các văn bản quy định liên quan đến công tác tuyên truyền phát ngôn và cung cấp thông tin của cấp trên ảnh hưởng đến tính chất chủ động của tuyên truyền. Xác định đối tượng tuyên truyền chưa rõ ràng, chưa nhắm đến một đối tượng cụ thể là người dân, doanh nghiệp hay nhà quản lý… chưa xác định người dùng tin cần nội dung gì, thông tin một chiều. Chưa tận dụng hết các hình thức tuyên truyền, phương tiện truyền thông: trên báo, đài, truyền hình, báo viết, báo nói, hội nghị, hội thảo, mạng xã hội... Kinh phí cho hoạt động tuyên truyền còn hạn chế, do đó tuyên truyền vẫn mang tính chất sự vụ hoặc theo kế hoạch đã được duyệt. Việc tổ chức lưu trữ dữ liệu, tài liệu, hình ảnh, video… phân tán chưa tập trung.

Trước những khó khăn gặp phải, Chánh Văn phòng Tổng cục đã đưa ra các giải pháp và kiến nghị, trong đó các đơn vị cần chủ động xử lý thông tin, đề xuất biện pháp xử lý thông tin, cần xây dựng nội dung gắn liền với đối tượng, hình thức tuyên truyền, tận dụng tối đa các phương thức và phương tiện tuyên truyền, bố trí kinh phí hợp lý cho hoạt động tuyên truyền. Tổng cục giao cho Trung tâm Thông tin Truyền thông Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc Văn phòng tổ chức xây dựng, cập nhật duy trì kênh thông tin tuyên truyền của Tổng cục trên mạng xã hội. Các sản phẩm tuyên truyền trước khi nghiệm thu phải có xác nhận lưu trữ văn phòng.

Cũng tại Hội thảo, đại diện một số đơn vị của Tổng cục đã có bài tham luận về công tác bảo vệ bí mật; Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục TCĐLCL; Phần mềm điều hành và quản lý văn bản của Tổng cục.

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến đòi hỏi rất nhiều yếu tố như: nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, đổi mới các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như lập hồ sơ các văn bản, theo dõi giải quyết văn bản, soạn thảo văn bản,… Hội thảo lần này không chỉ là cơ hội để các đại biểu củng cố lại kiến thức mà còn là cơ hội để chia sẻ kinh nghiệm để từ đó tìm ra hướng cải thiện thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

Cũng trong khuôn khổ chương trình, Tổng cục TCĐLCL đã tổ chức buổi gặp mặt, giao lưu nhân 74 năm ngày truyền thống Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước.

Hồng Vân