Quản lý email khoa học giúp nâng cao năng suất làm việc

Dành thời gian riêng để trả lời email

Sắp xếp những khoảng thời gian cụ thể để trả lời toàn bộ mail để tăng hiệu quả làm việc trong cả ngày. Ví dụ mỗi buổi sáng khi đến cơ quan, người lao động có thể dành 30p để đọc và trả lời email phát sinh trong buổi tối hoặc ngày hôm trước chưa xử lý xong. Hãy lặp lại thói quen này sau bữa trưa hoặc buổi chiều, trả lời toàn bộ email nhận được trong ngày, theo thông tin từ entrepreneur.com

Xóa email không cần thiết

Một trong những vấn đề đau đầu với những người sử dụng email là họ có quá nhiều thư chưa đọc. Đó có thể là những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc. Vì vậy hãy chú ý tới hộp thư đến, dọn dẹp toàn bộ “rác” bằng cách lướt qua toàn bộ tin chưa đọc thật nhanh và xóa những mail spam, quảng cáo. Chỉ cần dựa vào tiêu đề và một phần nhỏ nội dung xuất hiện là có thể xác định được đâu là mail cần giải quyết, đâu là mail không cần quan tâm.

Quản lý email hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ trong việc tăng năng suất làm việc. Ảnh minh họa

Phân nhóm và gắn nhãn cho từng email

Hãy phân nhóm và gắn nhãn (tag) cho từng email. Việc này tưởng đơn giản nhưng rất có ích trong xử lý email. Các nhóm thư thông thường có thể theo cấu trúc sau:

• Theo các dự án của bạn: Dự án A, B, C…
• Luôn có 1 nhóm thư có nhãn “Chờ xử lý”

Việc chia theo các dự án sẽ giúp người dùng tìm kiếm nhanh và đơn giản hơn rất nhiều. Việc này sẽ giúp người dùng không bao giờ quên những thư còn đang “chờ”. Kể từ khi sắp xếp hộp thư theo dạng này, người lao động sẽ không bao giờ quên xử lý công việc, dù đó là công việc gửi đi hay nhận được.

Chuyển tất cả mail trong hộp thư đến vào hộp lưu trữ sau 1 tháng

Những email cách đây 1 tháng, hãy đưa chúng vào hộp email lưu trữ. Việc này giúp hộp mail nhẹ hơn trong mỗi lần thao tác và không bị rối mắt bởi quá nhiều email, theo thông tin từ quantrikinhdoanh.com.vn

Thái Hà