Tận dụng giờ nghỉ để nâng cao năng suất công việc

Kiểm tra lại lịch trình một ngày

 

Tạo thói quen rà soát lại công việc trong ngày trước khi bắt đầu. Nhìn qua lịch và danh sách những việc cần làm để tránh việc chuẩn bị vội vàng cho cuộc họp lúc 3 giờ chiều mà bạn đã lên kế hoạch trước đó 2 tuần. Dù đó là lúc thưởng thức cốc cà phê đầu tiên hay khi đi lại, bạn nên dành một chút thời gian kiểm tra lại lịch trình trong ngày (tốt nhất là vào cùng một thời điểm mỗi ngày để tạo thành thói quen), điều đó thực sự sẽ tạo ra sự khác biệt.

Có một ứng dụng trên điện thoại di động có thể giúp nhắc nhở bạn, tên là Any.Do, nó có một tính năng đặc biệt là AnyDo Moment. Mỗi ngày, với một âm thanh dễ nghe, Anydo Moment sẽ thông báo cho bạn biết đã đến lúc bạn phải xem lại lịch làm việc trong ngày. Ứng dụng này cũng sẽ lên một danh sách tất cả những điều bạn đã đánh dấu trong lịch và trong danh sách những việc cần làm, cũng như hỏi bạn có muốn giữ lại chúng trong lịch trình hay muốn dời chúng về một hôm khác.

Sắp xếp giờ nghỉ

Hãy nghỉ giải lao không chỉ vào lúc ăn trưa. Tâm trí của bạn cần tỉnh táo lại nếu bạn muốn trở thành người làm việc hiệu quả nhất có thể.

Một vài hệ theo dõi hoạt động có chức năng Báo động nhàn rỗi (Idle alert). Chức năng này sẽ làm hệ theo dõi rung lên nếu bạn đang ngồi không trong một khoảng thời gian, thường là một giờ đồng hồ. Chúng được thiết kế để nhắc nhở bạn đứng dậy và làm việc, nhưng tôi nghĩ chúng cũng có giá trị tương đương như là một cách nhắc nhở bạn dừng làm việc trong 2 phút và nghỉ ngơi một chút

Bạn cũng có thể thử cài đặt ứng dụng giờ nghỉ giúp nhắc nhở bạn nghỉ ngơi, và thậm chí có thể khóa màn hình máy tính trong một khoảng thời gian ngắn để buộc bạn thư giãn. Ứng dụng yêu thích của nhiều người là TimeOut Free dùng cho Macbook. Một ứng dụng khác dùng cho Windows, Mac, và trình duyệt web là Focus Booster.

Sắp xếp công việc cuối ngày

Hãy tưởng tượng một ngày trôi qua khá suôn sẻ. Đến khoảng 4:40 chiều, bạn cố gắng giữ mình bận rộn, cảm giác như thời gian kéo dài vô tận. Rồi bạn liếc nhìn đồng hồ một lần nữa, mới chì có…4:42 chiều.

Bạn thường sử dụng 20 phút cuối cùng của một ngày làm việc như thế nào? Nhân lên, một tháng bạn đã lãng phí mất bao nhiêu giờ đồng hồ? Bao nhiêu trong khoảng thời gian đó được bạn dùng để vi vu mạng xã hội hoặc nhắn tin với bạn bè?

Hãy tạo thói quen sắp xếp một vài công việc cuối ngày. Chọn những công việc bạn thích làm nhưng vẫn được coi là những công việc bận rộn. Ví dụ như:

• Nộp giấy tờ

• Kiểm tra lại các email cũ

• Xóa bộ nhớ truy cập của máy tính

• Xóa lịch sử trình duyệt

• Trả lời các cuộc gọi

• Quét bụi và mảnh vụn trên bàn, bàn phím và màn hình máy tính

Nếu bạn có một danh sách ngắn các công việc nhỏ cần làm vào cuối ngày, nó sẽ phù hợp với bạn hơn. Hãy ghi chú vào lịch, hoặc dán một mảnh giấy nhớ nho nhỏ ghi các kế hoạch ở gần bàn làm việc để nó có thể nhắc nhở bạn.  Để vào 4:45 chiều thứ 6, bạn cần xem lại chúng để chuẩn bị công việc thật tốt cho tuần sau.

Thu Hà