Tăng năng suất lao động bằng cách tối ưu hóa môi trường làm việc

Con người làm việc tốt nhất trong môi trường nào?

Môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc hiệu quả của mỗi cá nhân. Một số người hoạt động tốt hơn trong môi trường ít tiếng ồn và phiền nhiễu. Những cá nhân này nên tránh làm việc tại các quán cà phê công cộng.

Một vài người khác lại làm việc hiện quả trong sự hối hả và nhộn nhịp của không khí bận rộn. Họ thậm chí có thể xem TV hoặc nghe nhạc trong khi họ làm việc.

Nếu một người chỉ làm việc hiệu quả trong môi trường yên tĩnh ở cạnh một người quen làm việc ồn ào, sức khỏe của người thích yên tĩnh sẽ dần yếu đi. Trong trường hợp này, người thích yên tĩnh nên tìm kiếm một môi trường khác phù hợp với phong cách để đảm bảo tăng năng suất lao động tốt nhất.

Khi nào con người hoàn thành công việc tốt nhất?

Mỗi người đều có một nhịp điệu làm việc độc đáo hàng ngày. Một cá nhân có thể có nhiều năng lượng vào buổi sáng và thực hiện được rất nhiều công việc trước buổi trưa. Năng suất làm việc có thể bắt đầu suy yếu dần trong đầu giờ chiều.

Mỗi người đều có một nhịp điệu làm việc độc đáo hàng ngày. Ảnh: Startup Stock

Nếu ai đó không chắc chắn về khoảng thời gian nào mình làm việc hiệu quả nhất, tốt nhất hãy theo dõi tiến độ công việc trong một vài ngày. Nhận biết sự biến động tự nhiên trong năng lượng bản thân và khả năng nhận thức vấn đề. Sau đó, lên kế hoạch ngày làm việc phù hợp với nhịp điệu của cơ thể, từ đó năng suất lao động sẽ luôn ổn định.

Nhân biết nhiệm vụ cần ưu tiên

Nhiều người có nhiều dự án cùng các công trình phải xử lý một lúc. Nhân viên, khách hàng, công việc, email và các cuộc họp yêu cầu sự tập trung cao độ mỗi ngày.

Khi tất cả các danh mục công việc phải làm trong danh sách có vẻ khẩn cấp và quan trọng như nhau, làm thế nào để cá nhân đó có thể quyết định những gì cần giải quyết đầu tiên? Câu trả lời là tạo ra một chiến lược ưu tiên và quản lý khối lượng công việc của bạn.

Chia nhỏ lịch làm việc thành các phần, phân biệt các công việc tốn thời gian ít hay nhiều. Sau đó, cố gắng hoàn thành các công việc lớn vào buổi sáng. Các công việc nhỏ tốn ít thời gian sẽ làm vào buổi chiều.

Chia nhỏ lịch làm việc thành các phần và lên kế hoạch giờ nào làm việc gì. Ảnh minh họa

Bên cạnh đó, cần thiết lập thời hạn cho mỗi công việc. Đối với các dự án lớn, đặt ra hạn chót là 1-2 tuần trước khi làm việc khách hàng hoặc các bên liên quan. Điều này cho phép cá nhân có thời gian xử lý cho các tình huống bất ngờ.

Thiết bị công nghệ có phân tán sự tập trung?

Con người hiện nay phụ thuộc nhiều vào công nghệ. Một số công cụ có thể giúp người này giữ tập trung trong khi lại gây xao nhãng với người khác. Các cá nhân chỉ nên sử dụng phần mềm lịch, quản lý công việc và các công cụ khách hàng trên thiết bị công nghệ để làm việc hiệu quả không bị xao nhãng.

Nếu muốn giới hạn việc sử dụng email, phương tiện truyền thông xã hội và các trò giải trí trực tuyến khác, hãy thử phần mềm khóa việc truy cập vào một số danh mục trên Internet trong một khoảng thời gian nhất định.

Internet chứa đầy đủ các thông tin hữu ích nếu biết khai thác một cách khôn ngoan. Tận dụng lợi thế của các công cụ tìm kiếm để nhanh chóng có được thông tin. Nhưng trừ khi nó liên quan trực tiếp đến công việc, cá nhân nên hạn chế thời gian truy cập vào các trang web như YouTube,  Facebook, Twitter, Google+ và LinkedIn. Đừng để phương tiện truyền thông xã hội hưởng đến năng suất làm việc.

 Thái Hà