Tích hợp các hệ thống quản lý, hướng đi cho các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng suất

10:00 02/01/2019

(VietQ.vn) - Tích hợp hệ thống quản lý đang là giải pháp được các doanh nghiệp áp dụng nhằm đáp ứng yêu cầu của các sản phẩm dịch vụ, khách hàng, thị trường, luật pháp cũng như nội bộ doanh nghiệp.

Sự kiện: Chuyên đề: NÂNG CAO NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG

Giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực

Tại nhiều doanh nghiệp, số lượng các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế đang phải duy trì áp dụng đã tăng lên đáng kể trong những năm gần đây. Điều này phản ánh những bối cảnh và môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phức tạp, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời theo các yêu cầu của các sản phẩm dịch vụ, các khách hàng, của từng thị trường, luật pháp cũng như nội bộ doanh nghiệp.

Công ty CP Cơ khí chính xác Smart Việt Nam là doanh nghiệp thành công trong triển khai áp dụng Hệ thống quản lý tích hợp.

Theo thống kê, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp áp dụng đồng thời hơn 1 hệ thống quản lý và các công cụ cải tiến năng suất chất lượng nhằm kiểm soát các khía cạnh hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Trước đây, những hệ thống quản lý (như hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2015, quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS, hệ thống quản lý an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013, hệ thống quản lý an thực phẩm ISO 22000/ HACCP…) thường được xây dựng và triển khai riêng biệt, độc lập với nhau. Tuy nhiên, theo nguyên tắc vận hành của các tiêu chuẩn này thì về cơ bản tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và có thể được kiểm soát, vận hành và áp dụng theo một cách tích hợp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong nước và thế giới đều đã có xu hướng tích hợp cho các Hệ thống quản lý này mà không xây dựng riêng rẽ từng hệ thống như trước.

Thực hiện Chương trình 712, từ năm 2012 đến nay Tổng cục TCĐLCL đã phối hợp với nhiều tỉnh, thành phố để triển khai Chương trình này. Qua quá trình triển khai, các doanh nghiệp đã tiếp cận được hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất tiên tiến cùng với sự tư vấn, hướng dẫn của các chuyên gia, tổ chức tư vấn nhận thức của các doanh nghiệp về nâng cao năng suất đã nâng lên rõ rệt. Hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng sẽ tạo động lực cho nhiều doanh nghiệp khác học tập kinh nghiệm triển khai thực hiện, tự xây dựng áp dụng các hệ thống quản lý, các công cụ cải tiến NSCL phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như phát triển đội ngũ chuyên gia năng suất chất lượng tại địa phương của doanh nghiệp.

Ông Nguyễn Hoàng Linh - Phó Tổng cục trưởng Tổng cục TCĐLCL

Hệ thống quản lý tích hợp cấu thành chung cho tất cả các hệ thống bao gồm chính sách, mục tiêu, các nguồn lực (nhân lực, cơ sở vật chất và thiết bị …) và các quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ doanh nghiệp. Do vậy, khi doanh nghiệp đã tích hợp các Hệ thống quản lý thành một Hệ thống chung và duy nhất thì việc triển khai duy trì áp dụng Hệ thống quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực, mang lại các giá trị chính như: Tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý; giảm thiểu trùng lặp các đầu mục tài liệu; tiết kiệm chi phí.

Để xây dựng được Hệ thống quản lý tích hợp, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước theo chu trình PDCA như: Lập kế hoạch – Plan; Thực hiện – Do; Kiểm tra – Check; Khắc phục – Act.

Tổ chức tiêu chuẩn hoá Quốc tế ISO ban hành tiêu chuẩn ISO 45000:2018, tiêu chuẩn ISO 22000:2018 vào năm 2018, ban hành ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 vào năm 2015 và trước đó ban hành ISO/IEC 27001:2013 vào năm 2013 theo một mẫu khung có cấu trúc tương đồng gồm 10 điều khoản, với mục đích giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tích hợp nhiều hệ thống vào làm một hệ thống duy nhất. Do vậy, doanh nghiệp có thể tích hợp những hệ thống tài liệu chung dựa theo những bước như: Xây dựng chính sách; Xác định các yêu cầu để hoạch định mục tiêu và kế hoạch thực hiện; Hoạch định nguồn lực; xây dựng hệ thống tài liệu; quản lý quá trình sản xuất; Cập nhật các yêu cầu từ bên liên quan; Hoạt động đánh giá giám sát, kiểm tra; Hoạt động đánh giá giám sát, kiểm tra; Xem xét hiệu lực và cải tiến liên tục hệ thống.

Ông Lê Minh Tâm – PGĐ Trung tâm Đào tạo trình bày về phương pháp và kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại hội thảo.

Thực tiễn từ các doanh nghiệp điển hình

Để góp phần thúc đẩy phong trào năng suất chất lượng, cũng như chia sẻ kinh nghiệm triển khai, Trung tâm Đào tạo, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã tổ chức hội thảo tổng kết quá trình thực hiện, đánh giá kết quả, hiệu quả thực hiện. Hội thảo đã thực hiện ngày 24/10/2018 tại TP. Bắc Ninh, chia sẻ về phương pháp cũng như kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản lý tích hợp.

Theo đó, 30 doanh nghiệp đã được hỗ trợ xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất chất lượng. 30 doanh nghiệp thụ hưởng được phân bổ tại 12 tỉnh thành phố miền Bắc, trong đó, riêng Hà Nội, Bắc Ninh và Hưng Yên có 17 doanh nghiệp tham gia, chiếm 56% tổng số lượng doanh nghiệp được thụ hưởng.Trong đó, các doanh nghiệp này được hỗ trợ tư vấn tích hợp hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 với các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn khác, như là: hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000/ HACCP, hệ thống quản lý an toàn thông tin theo ISO /IEC 27001. 5S cũng được các doanh nghiệp này áp dụng như một công cụ quản lý hiện trường một cách trực quan, hỗ trợ tốt cho các yêu cầu của các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn.

Sự thay đổi về mặt tư duy nhận thức, ý thức trách nhiệm, nội dung công việc, cách vận dụng tích hợp thành một hệ thống quản lý thống nhất chung và duy nhất, xuyên suốt các quá trình hoạt động của lãnh đạo, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ nhân viên doanh nghiệp trong hoạt động quản lý năng suất chất lượng của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý duy nhất là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin một cách thống nhất, từng bước ứng dụng sản xuất thông minh như hệ thống ERP và tự động hoá trong hoạt động sản xuất như Công ty CP Bao bì in Nông nghiệp, Công ty CP Gốm Đất Việt, Công ty CP Nhựa Thái Bình Dương và Công ty CP Cơ khí chính xác Smart Việt Nam.

Đại diện các doanh nghiệp và đại biểu chia sẻ những kinh nghiệm về áp dụng tích hợp hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất tại hội thảo.

Tại hội thảo, một số doanh nghiệp điển hình cũng đã chia sẻ về kết quả và hiệu quả triển khai như Công ty CP Nhựa Thái Bình Dương, Công ty CP Cơ khí chính xác Smart Việt Nam, Công ty Cổ phần Đông Bình, Công ty CP Bao bì Kinh Bắc. Các doanh nghiệp này cũng đang từng bước ứng dụng hệ thống ISO online để giảm thiểu phát sinh giấy tờ, ứng dụng công nghệ tự động hoá và chương trình hoạch định nguồn lực ERP để bắt kịp xu thế của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Đây có thể coi là doanh nghiệp điểm để tạo phong trào động lực, thúc đẩy các doanh nghiệp khác học tập kinh nghiệm thực hiện.