Tiêu chuẩn mới cung cấp hướng dẫn thực tế cập nhật cho phần mềm quản lý hồ sơ

06:30 26/05/2021

(VietQ.vn) - Cơ quan Tiêu chuẩn Úc đã thông qua một tiêu chuẩn quốc tế sửa đổi với mục tiêu hỗ trợ các tổ chức tích hợp chức năng để lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số đáng tin cậy.

Sự chuyển đổi kỹ thuật số trong kinh doanh hiện nay chính là việc ứng dụng phần mềm, từ các chương trình email đến các hệ thống mô hình thông tin tòa nhà phức tạp, đang được sử dụng để tạo, lưu trữ và quản lý thông tin.

Cơ quan Tiêu chuẩn Úc gần đây đã thông qua tiêu chuẩn quốc tế sửa đổi, AS / NZS ISO 16175.1: 2021 và Đặc điểm kỹ thuật, SA / SNZ ISO TS 16175.2: 2021, nhằm hỗ trợ những người sử dụng về thiết kế và cấu hình hệ thống thông tin. Với nhu cầu về việc truy xuất hồ sơ kỹ thuật số sau một thời gian dài, việc tích hợp các nguyên tắc quản lý hồ sơ thực hành tốt nhất khi lựa chọn các ứng dụng kinh doanh là quan trọng hơn bao giờ hết.

Tiêu chuẩn quản lý hồ sơ bằng ứng dụng phần mềm sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn

Ông Roland Terry-Lloyd, Trưởng bộ phận Tiêu chuẩn cho biết: “Với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ, các tiêu chuẩn sẽ cung cấp cho các chuyên gia CNTT và hệ thống thông tin, công cụ và kiến thức để lựa chọn và quản lý tốt hơn các ứng dụng phần mềm nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế tốt nhất trong quản lý hồ sơ được phát triển tại Úc.

“Trong không gian công nghệ chuyển động nhanh hiện nay, hàng triệu bản ghi kỹ thuật số được tạo ra mỗi ngày. Điều quan trọng đối với các ứng dụng kinh doanh là tạo hồ sơ kỹ thuật số và quản lý chúng theo cách lưu trữ và bảo quản thông tin một cách chính xác, vì vậy chúng có thể được truy xuất trong thời gian cần thiết, có thể rất lâu sau khi ứng dụng gốc đã lỗi thời. Các tiêu chuẩn sẽ hỗ trợ để đạt được điều này, ” Bà Barbara Reed, Chủ tịch ủy ban chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn cho biết.

Đặc điểm kỹ thuật và tiêu chuẩn nhằm mục đích hỗ trợ các chuyên gia và tổ chức địa phương tích hợp các chức năng cần thiết để lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số chính xác và đáng tin cậy trên một loạt các ứng dụng kinh doanh.

“Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số chính xác là điều cần thiết để bảo vệ lợi ích kinh tế và hợp pháp của các tổ chức, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của chính phủ, cơ quan quản lý và các tổ chức tư nhân. Nó rất cần thiết trong việc bảo vệ các quyền và lợi ích của công dân và đảm bảo các thế hệ tương lai có quyền truy cập vào các thông tin lưu trữ trong quá khứ, ”bà Reed kết luận.

Tiêu chuẩn và Đặc điểm kỹ thuật được công bố gần đây là:

AS / NZS ISO 16175.1: 2021,Thông tin và tài liệu - Các quy trình và yêu cầu chức năng đối với phần mềm quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chức năng và hướng dẫn liên quan cho bất kỳ ứng dụng nào quản lý hồ sơ kỹ thuật số.

SA / SNZ TS ISO 16175.2: 2021, Thông tin và tài liệu - Quy trình và yêu cầu chức năng đối với phần mềm quản lý hồ sơ. Phần 2: Hướng dẫn lựa chọn, thiết kế, triển khai và bảo trì phần mềm quản lý hồ sơ.

Các ấn phẩm đã được thiết kế bởi ngành lưu trữ và hồ sơ / quản lý tài liệu và dự kiến sẽ được sử dụng bởi các chuyên gia CNTT, kiến trúc sư / nhà thiết kế giải pháp, nhà phân tích kinh doanh, chủ sở hữu doanh nghiệp, nhà phát triển phần mềm và người kiểm tra tìm cách hiểu quản lý hồ sơ các yêu cầu.

Bảo Linh