Ứng dụng hệ thống Lean & 6 Sigma trong quản lý

Việc áp dụng hệ thống Lean & 6 Sigma trong việc quản lý đã trở nên khá phổ biến hiện nay . Dưới đây là những bài học rút ra được từ việc ứng dụng hệ thống này một cách hiệu quả nhất.

Chất lượng đầu vào :

Nếu chất lượng của vật phẩm đầu vào là điều tối quan trọng của ngành sản xuất thì đối với các ngành dịch vụ, việc đảm bảo khách hàng cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin là điều hết sức cần thiết. 

Dù trong ngành sản xuất hay dịch vụ thì thường chỉ có một phần ba các đầu vào hay thông tin đến được chính xác và đầy đủ. Kết quả này không chỉ gây ra sự chậm trễ mà còn làm tăng khối lượng công việc lên nhiều lần.

Điều này đẫn đến sự tồn đọng, ảnh hưởng đến cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Chính vì thế cần liên kết Lean để sắp xếp các quy trình và 6 Sigma để cái tiến chất lượng đầu vào một cách mạnh mẽ. Một cách đơn giản để làm điều đó là tách biệt những mặt hàng mà được yêu cầu để chúng không còn lộn xộn, đặc biệt là các ứng dụng không đầy đủ. 

Sắp xếp công việc theo một quy trình 

Một trong những ý tưởng cơ bản của Lean là khái niệm “Takt time”. “Takt time” là tỷ lệ nhu cầu của khách hàng, và trong ngành sản xuất thì khái niệm này thường được sử dụng để chỉ một quy trình sản xuất trơn tru.. 

Các nhà sản xuất có quyền kiểm soát đáng kể đối với đầu vào của họ và có thể chỉ dẫn cho các nhà cung cấp số lượng chính xác mà họ sẽ cần.  Tuy nhiên, đối với ngành dịch vụ thì dường như khái niệm này có phần khó khăn hơn khi áp dụng, bởi lẽ trong nhiều trường hợp thì khách hàng sẽ chính là nhà cung cấp và chúng ta không có quyền kiểm soát tuyệt đối với khách hàng. 

Chính vì thế,cần áp dụng nguyên tắc Lean để có thể tạo ra một dòng chảy ổn định và linh hoạt. Việc thực hiện Lean được bắt đầu bằng quá trình gần gũi với khách hàng , hay chính là các nhà cung cấp  

Thêm vào đó , cần tinh giản quy trình làm việc của tất cả các quá trình tiếp theo và ổn định quá trình này đòi hỏi phải tạo ra được quá trình đầu tiên có thể hoạt động như một máy tạo nhịp tim. Nói cách khác, việc sắp xếp công việc theo một quy trình cụ thể là điều đặc biệt cần thiết của việc áp dụng  Lean & 6 Sigma

Huấn luyện kĩ năng và hoạt động theo nhóm

Rất nhiều các doanh nghiệp hiện nay đang thiếu những chương trình huấn luyện kĩ năng đặc biệt . Trong những ngành như ngân hàng hay bảo hiểm, số lượng nhiều nhân viên có thể đảm nhận cùng lúc nhiều công việc.  Việc huấn luyện kĩ năng thường dược thực hiện trong quá trình làm việc và chính tỷ lệ doanh thu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và sự đầu tư vào việc đào tạo. Tuy nhiên việc tổ chức huấn luyện kĩ năng cho nhân viên vẫn là điều cần thiết phải làm để nâng cao năng suất chất lượng doanh nghiệp .

Thiết kế linh hoạt là chìa khóa để thành công.

Cần có một thiết kế hệ thống linh hoạt để có thể tận dụng tối đa hiệu quả của 6 Sigma trong quản lý doanh nghiệp , bởi lẽ sự hài lòng của khách hàng cần được đánh giá trong thời gian dài . Hệ thống quản lý không cần phức tạp nhưng cần phải thực sự linh hoạt để có thể lưu trữ hàng tồn động. Thêm vào đó, hệ thống quản lý cũng cần thiết để đánh giá hoạt động của các cá nhân. Nói tóm lại, một hệ thống Lean hiệu quả cần phải được xem xét cụ thể từ bước khởi đầu đến khi kết thúc.

Áp dụng công nghệ thông tin

Điều mang lại danh tiếng cho hệ thống Lean chính là nó có thể được áp dụng để sắp xếp dòng chảy công việc và giới hạn hàng tồn kho ở mức tối thiểu . 

Bởi lẽ đây là cải tiến cần nhiều thời gian nên việc áp dụng công nghệ thông tin là một cách tiếp cận Lean hiệu quả. Công nghệ thông tin sẽ giúp việc thực hiện cải tiến trở nên dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng hơn. 

Các nhân viên trong công ty phải có quyền truy cập tài nguyên công nghệ thông tin cũng như  được hướng dẫn để có thể khai thác chúng một cách hiệu quả .

Vân Trang (th)