Doanh nghiệp nhỏ có nên áp dụng ISO?

ISO không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn

Một quan niệm khá phổ biến là doanh nghiệp nhỏ chưa cần áp dụng ISO vì quy mô ít lao động, quy trình sản xuất đơn giản. Tuy nhiên, theo ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn này được thiết kế để áp dụng cho mọi tổ chức, không phân biệt quy mô, loại hình hay lĩnh vực hoạt động.

Điều đó đồng nghĩa với việc một doanh nghiệp chỉ có vài chục lao động vẫn có thể xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo ISO nếu phù hợp với mục tiêu phát triển. Tiêu chuẩn không yêu cầu doanh nghiệp phải có bộ máy cồng kềnh hay hệ thống tài liệu phức tạp mà nhấn mạnh việc xây dựng quy trình phù hợp với bối cảnh hoạt động, nhu cầu của khách hàng và mức độ rủi ro của tổ chức.

Nhiều doanh nghiệp tìm đến ISO với mục tiêu có được giấy chứng nhận để thuận lợi trong đấu thầu hoặc mở rộng thị trường. Tuy nhiên, theo các chuyên gia về năng suất chất lượng, giá trị cốt lõi của ISO nằm ở việc giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý khoa học.

Khi quy trình làm việc được chuẩn hóa, trách nhiệm được phân định rõ ràng và các hoạt động được theo dõi, đánh giá thường xuyên, doanh nghiệp có thể giảm sai sót, hạn chế lãng phí, nâng cao năng suất và duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ một cách ổn định.

ISO 9001:2015 cũng áp dụng tư duy quản lý rủi ro, khuyến khích doanh nghiệp nhận diện các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến chất lượng để chủ động phòng ngừa thay vì chỉ xử lý khi sự cố đã xảy ra.

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO và được cấp chứng nhận ISO là hai hoạt động khác nhau. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nghiên cứu, xây dựng và vận hành hệ thống quản lý theo các yêu cầu của ISO nhằm cải tiến hoạt động nội bộ mà chưa cần đăng ký đánh giá chứng nhận.

Khi khách hàng, đối tác hoặc thị trường yêu cầu, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn tổ chức chứng nhận được công nhận để đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý. Điều quan trọng không phải là sở hữu một chứng chỉ ISO, mà là hệ thống quản lý được vận hành thực chất, giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục và mang lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Áp dụng ISO cần phù hợp quy mô doanh nghiệp

ISO không quy định mọi doanh nghiệp phải xây dựng một hệ thống quản lý giống nhau. Mức độ tài liệu, quy trình và cách thức triển khai có thể khác nhau tùy theo quy mô, số lượng lao động, tính chất sản phẩm, dịch vụ và mức độ phức tạp của hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc sao chép nguyên mẫu hệ thống của doanh nghiệp lớn có thể làm tăng chi phí và phát sinh nhiều thủ tục không cần thiết. Thay vào đó, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống "vừa đủ", tập trung vào những quy trình cốt lõi có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

Việc áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến, trong đó có ISO, cũng đang được Nhà nước khuyến khích thông qua nhiều chương trình hỗ trợ.

Theo Quyết định số 1322/QĐ-TTg ngày 31/8/2020 của Thủ tướng Chính phủ, Chương trình quốc gia hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021 - 2030 (Chương trình 1322) được triển khai nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượng thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất và chất lượng. Chương trình bao gồm các nhiệm vụ như xây dựng mô hình điểm về năng suất, chất lượng; đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế...

Bên cạnh chương trình cấp quốc gia, nhiều bộ, ngành và địa phương cũng triển khai các nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, công cụ cải tiến năng suất và chuyển đổi số theo điều kiện thực tế.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp nhỏ không chỉ cạnh tranh bằng giá mà còn bằng chất lượng, khả năng đáp ứng khách hàng và hiệu quả quản trị. ISO không phải "chiếc vé" bảo đảm thành công, cũng không đơn thuần là một chứng nhận để quảng bá hình ảnh.

Giá trị của ISO nằm ở việc giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản lý bài bản, kiểm soát rủi ro, cải tiến liên tục và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đối với doanh nghiệp nhỏ, nếu được triển khai phù hợp quy mô và nhu cầu thực tế, ISO không phải gánh nặng mà là một khoản đầu tư dài hạn giúp nâng cao năng suất, tạo dựng niềm tin với khách hàng và tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Hùng Anh