Gắn 5S với văn hóa cải tiến chất lượng doanh nghiệp

Doanh nghiệp được lợi từ áp dụng 5S

Thời gian qua, công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S (bao gồm Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc, Shitsuke - Sẵn sàng) đã từng bước phát huy hiệu quả, mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Áp dụng 5S không những tạo môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện mà còn góp phần cải thiện chất lượng sản phẩm hàng hóa, giảm giá thành sản xuất, mang lại hiệu quả về mặt kinh doanh.

Ông Nguyễn Hoàng Ngân - Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty Nhựa Bình Minh khẳng định: “Riêng đối với 5S, khi áp dụng, ngay từ đầu chúng tôi đã nhìn thấy hiệu quả thông qua việc các nhà máy, phân xưởng đều gọn gàng, sạch sẽ. Nhờ việc áp dụng công cụ này giúp cho vấn đề vệ sinh, môi trường lao động được chăm chút và công nhân cũng vì thế có tinh thần lao động hơn. Sau khi thấy được hiệu quả của 5S, chúng tôi tự tin và áp dụng thêm nhiều công cụ khác như Lean, KPI…”, ông Ngân nhấn mạnh.

Hay tại Công ty CP CNC Vina, sau nhiều năm triển khai, việc áp dụng 5S đã giúp công ty thu được nhiều lợi ích đáng kể như: Giảm lãng phí thời gian tìm kiếm dụng cụ trong ca làm việc; Dụng cụ, nguyên liệu đặt ở vị trí phù hợp giúp việc chuyển tiếp giữa các công đoạn được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng hơn; Tỷ lệ hỏng hóc của thiết bị và lãng phí do dừng máy ngoài kế hoạch giảm đáng kể thông qua việc kiểm tra, bảo trì và bảo dưỡng định kỳ...

Hiện, việc thực hiện 5S đã dần trở thành một phần trong văn hóa cải tiến của công ty. Điều này mang lại thái độ làm việc chủ động, tích cực, có tinh thần trách nhiệm cho mỗi nhân viên, góp phần giảm rủi ro về các vấn đề an toàn, cải thiện năng suất và nâng cao đáng kể chất lượng môi trường lao động.

Nhận diện các “điểm nghẽn”

Tuy nhiên, cũng phải nhìn nhận thực tế rằng, bên cạnh những doanh nghiệp áp dụng hiệu quả 5S thì vẫn còn nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam chưa áp dụng thành công 5S và gần như chỉ dừng lại ở mức độ làm sạch sẽ, gọn gàng nơi làm việc, thực hiện chỉ mang tính phong trào.

Ông Man Thiện Ninh - Chuyên gia Cải tiến năng suất, Quản lý chất lượng và Quản lý sản xuất tại Bureau Veritas Việt Nam đã chỉ ra một số yếu tố làm cản trở quá trình áp dụng 5S ở các doanh nghiệp Việt Nam.

Trước tiên phải kể đến là nhiều doanh nghiệp chưa rõ mục tiêu và lý do tại sao cần áp dụng 5S. Đây là xuất phát điểm nhưng cũng chính là yếu tố tiên quyết để xác định thành công hay thất bại cho vấn đề này. Sau thời gian áp dụng, hiệu quả mang lại chính là sạch sẽ, ngăn nắp... nhưng chi phí, nguồn lực bỏ ra rất lớn so với hiệu quả thực tế và ý thức tự giác của con người không được hình thành, dần dần hoạt động dậm chân tại chỗ và chỉ hành động khi nào có phong trào hoặc thực hiện với tinh thần gượng ép.

Thứ hai là phương pháp tiếp cận và triển khai thực hiện 5S còn vội vàng. Cụ thể, nền tảng về 5S vẫn hạn chế, nhận thức của nhân viên vẫn đang trong giai đoạn sơ khai, nhưng khi áp dụng lại muốn nhanh chóng có kết quả, áp đặt mục tiêu lớn, thay đổi đột ngột... tạo ra sự chuyển biến môi trường làm việc nhưng lại thiếu đi tính bền vững. 

Thứ ba là chưa có thời gian dành cho 5S. Trong điều hành kinh doanh, lãnh đạo chỉ cần trao quyền, thiết lập mục tiêu và chỉ thị công việc thì có thể hoàn thành kỳ vọng của mình. Nhưng trong thực hành 5S, nếu lãnh đạo không thể hiện vai trò đi đầu, không làm gương, không tự giác, không dành thời gian để vào hiện trường mà chỉ chỉ thị, hô hào cho dù có áp đặt hoặc cưỡng chế thì cũng khó thành công.

Ngoài ra, ông Ninh cho rằng nhân viên vẫn thiếu kiến thức cải tiến khi áp dụng 5S. Cụ thể, các công ty khi mới triển khai hoạt động 5S thông thường sẽ có người hướng dẫn hoặc thuê tư vấn bên ngoài để đào tạo, huấn luyện phương pháp thực hiện, sau đó tự trong công ty vận hành cải tiến duy trì. Đến một giai đoạn nào đó thì cứ loanh quanh mãi không có đầu ra tiếp, không biết làm gì để tốt hơn.

Các tập đoàn đa quốc gia họ có thể học hỏi lẫn nhau giữa các nhà máy, có sự chỉ đạo từ công ty mẹ, giao lưu tham quan học hỏi từ những lần thanh tra khách hàng... rồi triển khai cải tiến diện rộng ra cho tất cả công ty con cùng thực hiện. Còn với những doanh nghiệp độc lập thì việc học hỏi trong nội bộ rất hạn chế, do đó để duy trì cải tiến 5S bền vững cần học những kiến thức về cải tiến nâng cao năng suất, giảm hàng lỗi, hàng tồn kho... Việc giao lưu học hỏi, tham quan các công ty khác cũng là việc nên làm.

Thanh Tùng