Kiểm soát chất lượng sản phẩm gia công: Doanh nghiệp cần chú ý những gì?

Xác định yêu cầu chất lượng và kiểm soát quá trình gia công

Trong hoạt động gia công, bên đặt gia công và bên nhận gia công cần thống nhất yêu cầu đối với sản phẩm trước khi triển khai sản xuất. Đây là cơ sở để hạn chế tình trạng thành phẩm không đáp ứng yêu cầu ban đầu.

Doanh nghiệp cần xác định cụ thể các thông số như kích thước, thành phần, vật liệu, màu sắc, độ bền và dung sai kỹ thuật tùy theo đặc điểm sản phẩm. Những yêu cầu này nên được thể hiện bằng bản vẽ, mẫu chuẩn, tài liệu kỹ thuật hoặc các chỉ tiêu có thể đo lường, kiểm tra.

Việc mô tả chung chung như sản phẩm phải đẹp, bền hoặc đạt chất lượng tốt sẽ khó tạo căn cứ đánh giá khi nghiệm thu. Khi tiêu chí được xác định rõ, đơn vị nhận gia công có cơ sở thực hiện, còn doanh nghiệp có căn cứ kiểm tra kết quả.

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng trong từng công đoạn gia công để bảo đảm sản phẩm hoàn thiện đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và thỏa thuận với đối tác.

Bên cạnh yêu cầu kỹ thuật, nguyên liệu đầu vào cũng là yếu tố cần được kiểm soát. Nếu bên đặt gia công cung cấp nguyên liệu, cần thống nhất chủng loại, số lượng và chất lượng. Trường hợp bên nhận gia công tự mua nguyên liệu, hợp đồng cần quy định rõ loại vật liệu, thông số kỹ thuật và yêu cầu sử dụng.

Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp không nên chỉ chờ đến khi hoàn thành đơn hàng mới kiểm tra thành phẩm. Việc giám sát các công đoạn quan trọng giúp phát hiện sai lỗi sớm, tránh tình trạng sản phẩm không đạt chất lượng được sản xuất hàng loạt.

Tùy đặc điểm hàng hóa, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kiểm tra phù hợp. Với sản phẩm may mặc, có thể kiểm tra chất liệu vải, kích thước, đường may; với sản phẩm cơ khí, cần chú ý kích thước, dung sai và độ chính xác gia công. Những chỉ tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn và công năng sản phẩm cần được kiểm soát chặt chẽ.

Đồng thời, nếu có thay đổi về thiết kế, nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất, các bên cần trao đổi và thống nhất trước khi thực hiện để tránh làm sai lệch yêu cầu ban đầu.

Ràng buộc trách nhiệm và tuân thủ quy định về chất lượng

Hợp đồng gia công là căn cứ quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên. Theo Điều 179 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, hợp đồng gia công phải được lập thành văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.

Đáng chú ý, khoản 4 Điều 181 của Luật này quy định bên đặt gia công có quyền cử người đại diện kiểm tra, giám sát việc gia công tại nơi nhận gia công, cử chuyên gia hướng dẫn kỹ thuật sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên quy định cụ thể trong hợp đồng về tiêu chí chất lượng, nguyên liệu sử dụng, phương pháp kiểm tra, điều kiện nghiệm thu và trách nhiệm khi sản phẩm không đạt yêu cầu. Các bên cũng cần thống nhất phương án xử lý đối với hàng lỗi, sản phẩm phải sửa chữa hoặc sản xuất lại.

Bên cạnh hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ liên quan đến quá trình gia công như thông tin nguyên liệu, kết quả kiểm tra, biên bản nghiệm thu, thông tin lô sản xuất và hồ sơ xử lý sai lỗi. Đây là căn cứ giúp xác định nguyên nhân khi phát sinh sự cố, đồng thời hỗ trợ truy xuất thông tin sản phẩm.

Một vấn đề quan trọng khác là xác định trách nhiệm về chất lượng theo quy định pháp luật. Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Quy định hiện hành đặt ra yêu cầu quản lý chất lượng đối với tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh và các chủ thể có hoạt động liên quan đến sản phẩm, hàng hóa.

Theo đó, doanh nghiệp cần căn cứ vai trò thực tế của mình trong hoạt động sản xuất, kinh doanh để thực hiện đúng nghĩa vụ. Việc thuê đơn vị bên ngoài gia công không đồng nghĩa với việc mọi trách nhiệm về chất lượng đều được chuyển sang đơn vị nhận gia công.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần rà soát tiêu chuẩn công bố áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc và các quy định chuyên ngành đối với từng loại sản phẩm. Không phải mọi hàng hóa đều chịu cùng một yêu cầu quản lý. Việc kiểm tra, thử nghiệm và đánh giá sự phù hợp cần căn cứ vào quy định áp dụng cho từng nhóm sản phẩm.

Trong lựa chọn đối tác, doanh nghiệp cũng cần xem xét năng lực thiết bị, nhân lực, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Sau mỗi đơn hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi, mức độ đáp ứng tiêu chí chất lượng và kết quả khắc phục sai sót nên được sử dụng để đánh giá hiệu quả hợp tác.

Kiểm soát chất lượng sản phẩm gia công không chỉ dừng lại ở khâu nghiệm thu mà cần được thực hiện xuyên suốt quá trình sản xuất. Khi yêu cầu kỹ thuật được xác định rõ, nguyên liệu và công đoạn được giám sát, trách nhiệm được phân định cụ thể, doanh nghiệp sẽ hạn chế sai lỗi, giảm chi phí khắc phục và duy trì chất lượng ổn định. Đây cũng là cơ sở để bảo vệ uy tín thương hiệu và củng cố niềm tin của khách hàng.

Cẩm Anh