Ứng dụng giải pháp cải tiến năng suất chất lượng

Ứng dụng giải pháp cải tiến năng suất chất lượng luôn là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp

Để việc thực hiện cải tiến năng suất chất lượng thành công thì đòi hỏi sự nỗ lực của chính bản thân các doanh nghiệp, sự quyết tâm của lãnh đạo doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp có quyết tâm, cố gắng thì việc triển khai mới thực hiện được. Sau đây là các bước cải tiến năng suất chất lượng đạt hiệu quả cao:

Bước 1: Truyền đạt quyết tâm, mong muốn tới mọi người.

Lãnh đạo doanh nghiệp cần truyền đạt đến người lao động về việc cải tiến năng suất chất lượng và sự cần thiết của nó tại doanh nghiệp để mọi người nhận thấy được đó là vấn đề chung của doanh nghiệp và gắn với quyền lợi của mỗi cá nhân. Để thực hiện được điều này doanh nghiệp có thể tuyên truyền bằng các khẩu hiệu, bảng thông báo … và nên có chính sách khen thưởng hợp lý để động viên tình thần của mỗi cá nhân.

Bước 2: Xác định vấn đề, lựa chọn nguyên nhân và xây dựng mục tiêu.

Tiếp theo là phải xác định được vấn đề của doanh nghiệp, cần xác định được hiệu quả sản xuất, dịch vụ của doanh nghiệp hiện tại như thế nào. Sau đó doanh nghiệp cần tìm ra các nguyên nhân chính ảnh hưởng tới năng suất, chất lượng của mình và chọn một hoặc hai vấn đề chính để tiến hành xem xét, giải quyết để giảm chi phí nâng cao hiệu quả. Ở đây các doanh nghiệp lưu ý không nên chọn vấn đề quá sức mình hoặc chọn một lần quá nhiều vấn đề, mục tiêu hay mục tiêu đặt ra quá thấp so với khả năng của doanh nghiệp vì như vậy sẽ khó đạt được mục tiêu hay hiệu quả không cao.

Để xác định, lựa chọn vấn đề doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ thống kê, phân tích số liệu để có được số liệu chính xác từ đó dễ dàng xác định được các nguyên nhân gây ảnh hưởng tới năng suất chất lượng của mình. Điều cốt lõi là doanh nghiệp phải xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu đồ nhân quả (Biểu đồ xương cá) hoặc biện pháp “5 Why” - đặt lần lượt 5 câu hỏi để tìm hiểu vấn đề.

* Biểu đồ nhân quả (Biểu đồ xương cá) được sử dụng để phân tích các mối quan hệ nhân quả, biểu thị sự tương quan giữa một kết quả đã có và nguyên nhân của nó. Nhiều nguyên nhân có thể ghép lại thành hạng mục chính và các hạng mục phụ được trình bày giống như một xương cá. Xây dựng biểu đồ này bằng cách đi ngược từ kết quả lần ra các nguyên nhân. Các bước thực hiện như sau:

- Xác định rõ và ngắn gọn kết quả.- Xác định các hạng mục chính về các nguyên nhân có thể có như: hệ thống thông tin và dữ liệu; môi trường; thiết bị; vật liệu; các phép đo; phương pháp; con người.- Bắt đầu xây dựng biểu đồ bằng việc xác định kết quả trong một ô ở bên phải và xác định vị trí các hạng mục chính như là “nguồn sinh” ra ô “ kết quả” đó.- Phát triển biểu đồ bằng việc suy nghĩ, đặt giả thuyết và viết mọi nguyên nhân ở cấp tiếp theo và tiếp tục thủ tục này cho đến các cấp cao hơn. Một biểu đồ được xây dựng tốt sẽ không có ít nhánh hơn hai cấp, và thường có ba hoặc nhiều cấp hơn.

Sử dụng phương pháp "5 Why" và trả lời các câu hỏi

 * Bên cạnh đó chúng ta sử dụng phương pháp “5 Why” đó là đặtt các câu hỏi “Tại sao?” và lần lượt trả lời chúng để xác định nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ như để xác định vấn đề về việc khách hàng không hài lòng như sau:

Why 1: Tại sao khách hàng của chúng ta không hài lòng? Trả lời: Chúng ta không giao hàng đúng hẹn.

Why 2: Tại sao chúng ta giao hàng không đúng hẹn? Trả lời: Tại chúng ta mất thời gian nhiều hơn dự kiến.

Why 3: Tại sao chúng ta mất thời gian nhiều hơn dự kiến? Trả lời: Bởi vì chúng ta không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc.

Why 4: Tại sao chúng ta không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc? Trả lời: Bởi vì chúng ta đã vội vã ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, trong khi chưa liệt kê hết các giai đoạn cụ thể để hoàn thành.

Why 5: Tại sao chúng ta không ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc sau khi liệt kê hết các giai đoạn cụ thể để hoàn thành?Trả lời: Bởi vì chúng ta đang phải chạy  các dự án khác.

Kết luận: Vấn đề ở đây là việc lập kế hoạch và hoạch định thời gian chưa chính xác, do đó cần phải hoạch định thời gian sau khi liệt kê hết các giai đoạn cụ thể để hoàn thành.

Bước 3: Giải quyết vấn đề.

Sau khi đã xác định được nguyên nhân, xây dựng được mục tiêu của mình doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp để thực hiện cải tiến năng suất chất lượng thông qua việc lựa chọn các hệ thống, công cụ cải tiến năng suất chất lượng để áp dụng như ISO 9000, ISO 22000, công cụ cân bằng chuyền, sản xuất tinh gọn, 5S … Khi lựa chọn các doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ phù hợp với đặc điểm của mình và phù hợp với mục tiêu đã đặt ra.

Sau khi áp dụng các biện pháp để cải tiến cần tiến hành đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu và rút kinh nghiệm trong quá trình thực hiện. Sau đó doanh nghiệp lại tiếp tục lựa chọn vấn đề khác để cải tiến, thông qua việc giải quyết các nguyên nhân ảnh hưởng thì năng suất chất lượng của doanh nghiệp ngày càng được cải tiến và nâng cao.

Phạm Văn Duật