Áp dụng JIT - tăng khả năng cạnh tranh, chất lượng sản phẩm cho doanh nghiệp

Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ ra. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn. Trong quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng bán thành phẩm, thành phẩm đúng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần tới.

Phương pháp Just – In – Time (JIT) được gọi là sản xuất đúng thời điểm hay sản xuất vừa đúng lúc. Trong JIT, các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bị bãi bỏ. Và như vậy, hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hàng muốn. JIT cho phép hệ thống vận hành hiệu quả nhất, tránh lãng phí không cần thiết.

So với sản xuất truyền thống, phương pháp JIT có sự khác biệt rõ rệt. Trong sản xuất truyền thống, chúng ta cố gắng dự đoán khách hàng muốn gì và tạo dự báo (hoặc đoán) dựa vào đó chúng ta sẽ sản xuất sản phẩm của mình. Chúng ta cũng cố gắng sản xuất những sản phẩm đó theo lô lớn vì niềm tin là sẽ làm cho máy móc và quy trình hiệu quả hơn, đặc biệt là nếu những máy đó đòi hỏi thời gian dài để thiết lập. Điều này thường dẫn đến thời gian dài thông qua các quy trình, số lượng lớn hàng được sản xuất và số lượng lớn hàng tồn kho chưa được khách hàng đặt hàng. Chính là những gì mà người ta gọi là Just in Case (là một phương pháp quản lý hàng tồn kho).

Nếu khách hàng đặt mua một thứ gì đó mà hiện tại không có trong kho, họ sẽ phải chờ nhiều tuần thậm chí vài tháng để sản phẩm được sản xuất hoặc công việc sẽ được gấp rút thực hiện, chạy theo tiến độ, điều này gây ra gián đoạn lớn cho quá trình sản xuất theo lịch trình.

Các hệ thống này thường được điều hành bởi chương trình lập kế hoạch tài nguyên sản xuất (MRP2), chúng ta sẽ cố gắng lên lịch cho từng quy trình. Các phần mềm này sẽ tìm cách kiểm soát mọi bước và mọi thứ và đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và thường phức tạp.

Mặt khác, phương pháp JIT đã sử dụng công cụ trực quan đơn giản được gọi là Kanbans để sản xuất theo các quy trình như những gì khách hàng thực sự mong đợi. Nó làm giảm lượng hàng tồn trong kho và thời gian giao dịch với số lượng đáng kể, thường từ vài tuần xuống chỉ vài giờ hoặc vài ngày.

Các doanh nghiệp muốn áp dụng JIT thành công không những phải có tiềm lực bên trong mà điều kiện nền kinh tế để doanh nghiệp hoạt động trong nó cũng mang tính chất quyết định. Sẽ không thể thực hiện JIT thành công trong những nền kinh tế kém phát triển. Tại nơi mà khoa học công nghệ và trình độ quản lý và kiến thức kinh nghiệm thấp, JIT đòi hỏi sự phối hợp, sự nỗ lực của nhiều nhân tố trong áp dụng và vận hành.

Một nền kinh tế xã hội mà tại đó hoạt động tiêu chuẩn hóa ở trình độ cao. Sự chuẩn hóa trong sản phẩm, trong các linh kiện, vật liệu, thiết bị giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp là rất quan trọng. Không có sự chuẩn hóa không thể có những mối quan hệ khăng khít, không có tiêu chuẩn hóa không tạo được nền tảng cho các hoạt động cải tiến mà doanh nghiệp áp dụng JIT phải thực hiện. Ngoài ra, cần có sự nghiêm khắc trong pháp luật, tạo ra các chế tài phù hợp cho những trường hợp vi phạm.

JIT chỉ là một trong những công cụ chính của một hệ thống sản xuất tinh gọn và vì thế nó không thể được thực hiện một cách độc lập và không có nền tảng vững chắc để xây dựng.

Để triển khai JIT có thể hoạt động hiệu quả doanh nghiệp áp dụng JIT phải có khối lượng đặt hàng lớn về nguyên liệu, phải có “uy tín” để tạo lòng tin cho người cung ứng. Với số lượng lớn đặt hàng dựa trên mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau tạo tiền đề cho việc áp dụng thành công mô hình JIT. Phải tạo điều kiện cho các nhà cung ứng, gắn kết họ với doanh nghiệp của mình. Lựa chọn các nhà cung cấp có vị trí gần với doanh nghiệp.

Phải mất thời gian khá dài để thực hiện thành công JIT, ít nhất là 5-7 năm vì vậy mỗi doanh nghiệp tiến hành thực hiện JIT phải kiên nhẫn, phải tạo ra biến đổi, cải tiến dần dần. Năng suất ngắn hạn có thể bị giảm xuống nhưng cho đến khi công nhân tích lỹ được sự thành thạo. Sự kiên nhẫn được đòi hỏi, đặc biệt khi thực hiện BIG JIT lại càng đòi hỏi có thời gian và công sức cho các triết lý làm việc văn hóa công ty.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có đủ sự linh động để tạo ra các sản phẩm tồn kho ngay khi có nhu cầu về sản phẩm tồn kho để tách tồn kho; Áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại; Áp dụng những lô hàng nhỏ với quy mô sản xuất gần như nhau, tiếp nhận vật tư trong suốt quá trình sản xuất tốt hơn là sản xuất những lô hàng lớn rồi để tồn kho, ứ đọng vốn. Luồng “hàng hóa” lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập chi tiết cho từng bước sao cho công đoạn tiếp theo thực hiện được ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành. Không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi sản phẩm đầu ra.

Sử dụng mô hình JIT đòi hỏi kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Tăng cường phân công lao động xã hội thông qua hợp tác với công ty liên kết.

Muốn JIT thành công, doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều biện pháp như: áp dụng dây chuyền luồng một sản phẩm (sản phẩm được chuyển theo quy trình sản xuất chứ không theo bộ phận chuyên môn nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển); khả năng tự kiểm lỗi (công đoạn sau kiểm tra, nghiệm thu công đoạn trước); bình chuẩn hóa (phân bổ công việc đều mỗi ngày, không có ngày quá bận, ngày ít việc); thiết bị và máy móc đáng tin cậy; các bảng kế hoạch làm việc được thiết kế tốt; cải tiến chất lượng; hoạt động tiêu chuẩn hóa; kéo sản xuất; dòng chảy đơn; dòng chảy theo nhu cầu của khách hàng.

Hà My