Bài 2: Từ dữ liệu đến chất lượng - giá trị của sự chuẩn hóa

Khi dữ liệu cần ngôn ngữ chung

Một sản phẩm có thể trải qua nhiều công đoạn trước khi đến tay người mua. Nguyên liệu được tiếp nhận, đưa vào sản xuất, kiểm tra, đóng gói rồi phân phối. Ở mỗi khâu, thông tin được tạo ra và lưu giữ theo những cách khác nhau. Nếu dữ liệu không thống nhất, việc đối chiếu thông tin giữa các công đoạn có thể gặp khó khăn.

Chẳng hạn, cùng một lô nguyên liệu nhưng mỗi bộ phận sử dụng cách ghi mã khác nhau, việc tìm lại hồ sơ hoặc xác định thông tin liên quan sẽ mất thêm thời gian. Tương tự, khi thông số kỹ thuật được ghi nhận bằng những đơn vị không thống nhất hoặc thiếu thông tin về thời điểm đo, kết quả có thể khó so sánh. Đây là những tình huống cho thấy việc ghi chép dữ liệu không chỉ cần đầy đủ mà còn cần có quy ước chung.

Dữ liệu chính xác, đầy đủ là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Chuẩn hóa dữ liệu có thể bắt đầu từ những việc cơ bản như thống nhất cách đặt mã sản phẩm, mã lô, tên trường thông tin, đơn vị đo và cách ghi thời gian. Khi các bộ phận cùng sử dụng một cách hiểu, việc lưu trữ, tìm kiếm và đối chiếu thông tin sẽ thuận tiện hơn.

Với hoạt động truy xuất nguồn gốc, tính thống nhất của dữ liệu cũng là điều kiện để thông tin giữa các khâu có thể kết nối.

Dữ liệu phải gắn với quá trình

Dữ liệu chất lượng không chỉ là những con số được lưu trong bảng tính hay phần mềm. Giá trị của dữ liệu phụ thuộc vào việc thông tin đó phản ánh điều gì, được ghi nhận ở thời điểm nào và có đủ căn cứ kiểm tra lại hay không.

Trong sản xuất, thông tin về nguyên liệu đầu vào, điều kiện vận hành, kết quả kiểm tra và tình trạng sản phẩm có thể giúp doanh nghiệp theo dõi từng công đoạn. Khi phát hiện kết quả không như mong muốn, hồ sơ được ghi nhận đầy đủ sẽ hỗ trợ việc rà soát những khâu liên quan. Ngược lại, nếu dữ liệu thiếu thời điểm, không xác định được lô hàng hoặc không rõ người ghi nhận, việc tìm nguyên nhân sẽ khó khăn hơn.

Điều này cũng đặt ra yêu cầu về cách thu thập dữ liệu. Thông tin cần được ghi nhận đúng thời điểm, phản ánh đúng sự việc và có thể đối chiếu khi cần thiết. Nếu dữ liệu được nhập lại nhiều lần, doanh nghiệp cần chú ý hạn chế sai sót trong quá trình chuyển đổi, đồng thời xác định rõ cách kiểm tra và cập nhật thông tin.

Không phải dữ liệu nào được lưu trữ cũng tự động trở thành căn cứ đáng tin cậy. Một bảng số liệu có thể đầy đủ về hình thức nhưng vẫn thiếu giá trị nếu không xác định được nguồn ghi nhận hoặc phương pháp tạo ra kết quả. Vì vậy, bên cạnh đầu tư công cụ lưu trữ, doanh nghiệp cần chú trọng quy trình ghi nhận, kiểm tra và quản lý hồ sơ.

Công nghệ hỗ trợ, chất lượng vẫn cần được kiểm soát

Mã QR, phần mềm quản lý hay các hệ thống lưu trữ điện tử giúp việc ghi nhận và tra cứu thông tin thuận tiện hơn. Tuy nhiên, công nghệ chủ yếu hỗ trợ cách quản lý dữ liệu; bản thân công cụ không thể thay thế việc kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất.

Một mã QR có thể dẫn người dùng đến trang thông tin sản phẩm, nhưng mức độ hữu ích của thông tin còn phụ thuộc vào nội dung được cung cấp và độ chính xác của dữ liệu. Nếu thông tin chưa được cập nhật hoặc không phản ánh đúng sản phẩm, việc quét mã cũng không thể tự bảo đảm tính xác thực của nội dung.

Tương tự, phần mềm có thể tổng hợp kết quả kiểm tra, cảnh báo thông số vượt giới hạn đã thiết lập hoặc giúp tìm lại hồ sơ nhanh hơn. Nhưng để kết quả có ý nghĩa, doanh nghiệp vẫn cần xác định yêu cầu kỹ thuật phù hợp, sử dụng phương pháp kiểm tra thích hợp và bảo đảm thiết bị đo được quản lý theo yêu cầu áp dụng. Dữ liệu đầu vào sai hoặc không đầy đủ có thể ảnh hưởng đến kết quả phân tích và quyết định sau đó.

Vì vậy, chuyển đổi số trong quản lý chất lượng không chỉ là đưa hồ sơ giấy lên môi trường điện tử. Điều cần quan tâm là dữ liệu được tạo ra như thế nào, ai chịu trách nhiệm ghi nhận, cách kiểm tra độ chính xác ra sao và thông tin được sử dụng để cải thiện công việc như thế nào.

Từ lưu trữ thông tin đến quản lý chất lượng

Khi dữ liệu được ghi nhận có hệ thống, doanh nghiệp có thêm cơ sở theo dõi quá trình sản xuất, so sánh kết quả giữa các thời điểm và nhận diện những vấn đề cần xem xét. Việc sử dụng dữ liệu cũng giúp hạn chế phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ hoặc các ghi chép rời rạc khi cần tra cứu hồ sơ.

Dù vậy, dữ liệu chỉ phát huy giá trị khi gắn với hoạt động quản lý cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định những thông tin thực sự cần thiết, xây dựng cách ghi nhận thống nhất, phân công trách nhiệm cập nhật và định kỳ kiểm tra chất lượng dữ liệu. Với từng loại sản phẩm, phạm vi thông tin cần lưu giữ sẽ phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất, yêu cầu kỹ thuật và quy định có liên quan.

Từ những việc cơ bản ấy, dữ liệu có thể trở thành một phần trong quá trình kiểm soát chất lượng, thay vì chỉ được lưu lại để tra cứu khi phát sinh vấn đề. Khi thông tin phản ánh đúng quá trình và có thể kiểm tra lại, doanh nghiệp sẽ có thêm căn cứ đánh giá kết quả, xem xét nguyên nhân và điều chỉnh hoạt động phù hợp. Trong môi trường sản xuất ngày càng số hóa, câu chuyện không đơn thuần là có bao nhiêu dữ liệu hay sử dụng công nghệ hiện đại đến đâu. Điều cốt yếu là dữ liệu có đáng tin cậy, có thể hiểu thống nhất và có giúp ích cho việc kiểm soát chất lượng hay không.

Hùng Anh