Hợp tác xã Vĩnh Phước cần một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn nhờ áp dụng LEAN

Những tồn tại gây cản trở đến quá trình sản xuất thủ công mỹ nghệ

HTX Thủ công Mỹ nghệ Xuất khẩu Vĩnh Phước (HTX Vĩnh Phước) chuyên sản xuất đồ thủ công mỹ nghệ được làm từ các vật liệu truyền thống (tre, nứa, mây, rơm rạ, bẹ chuối, cói, lục bình…). Sản phẩm của HTX này được tiêu thụ ở thị trường nội địa và xuất khẩu đi nhiều nước như: Mỹ, Pháp, Tây Ban Nha, Mỹ, Nga, Nhật Bản, Brazil, …HTX từng nhận được rất nhiều bằng khen từ các Bộ ngành, UBND tỉnh Khánh hòa và Chủ tịch nước.

Vĩnh Phước tuy đã đi vào hoạt động từ hơn 20 năm nay nhưng cách bố trí nơi sản xuất và tại hầu hết của các vị trí nơi làm việc, đặc biệt là tại khu vực sản xuất đều rất bừa bộn. Công cụ dụng cụ, vật tư, nguyên liệu được sắp xếp không theo trật tự, rất khó khăn trong tìm kiếm, tạo ra hình ảnh không tốt trong mắt đối tác, khách hàng khi đến thăm nhà máy của HTX Vĩnh Phước. Khu vực  sản xuất của HTX này có rất nhiều đồ vật không cần thiết, vật dụng không phục vụ cho công việc (bao gồm cả vật dụng dùng cho sinh hoạt cá nhân).

Từ các tồn tại trên đã dẫn đến quá trình sản xuất sản phẩm bị lỗi. Tại thời điểm HTX Vĩnh Phước bắt đầu triển khai dự án LEAN, tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, đặc biệt đối với sản phẩm làm bằng tranh xuất đi thị trường Nhật. Tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu chỉ ở mức khoảng 70%. HTX này đã phải tốn rất nhiều chi phí cho việc xử lý những lô hàng bị lỗi.

Không chỉ các tồn tại trên gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của HTX Vĩnh Phước, mà các bất cập khác như: tác phong của người lao động, kiểm soát các ngân sách, giao hàng, bố trí các công đoạn sản xuất cũng là vấn đề khiến cho ban lãnh đạo HTX này gặp khó khăn, vì việc này ảnh hưởng đến năng suất lao động, hiệu quả sản xuất của HTX.

Cải tiến nhờ áp dụng LEAN

Để giải quyết các tồn tại trên, HTX Vĩnh Phước đã tham gia vào Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” của Chính phủ. Dưới sự hướng dẫn của chuyên gia QUATEST 3, HTX này đã chọn lựa đưa vào áp dụng công cụ 5S và Quản lý trực quan áp dụng tại xưởng sản xuất của Vĩnh Phước.

Dưới đây là một số hình ảnh trước và sau cải tiến tại khu vực sản xuất đồ thủ công mỹ nghệ của Vĩnh Phước

Trước	Sau
Không có dấu hiệu nhận biết, phân loại	Tên chỉ danh hàng chủng loại BTP
	Tên chỉ danh chủng loại các mẫu trưng bày
	Lối đi trong lò Bảo Ôn được hình thành

Một số khu vực tại xưởng sản xuất của HTX Vĩnh Phước được sắp xếp lại, Nhóm cải tiến/ triển khai công cụ LEAN đã đưa ra thang điểm để đánh giá mức độ cải tiến như sau: Điểm đánh giá trung bình tại các bộ phận trong HTX có sự tăng dần qua các tháng. Điều này chứng tỏ các bộ phận có nỗ lực thực hiện và duy trì hoạt động 5S.

Đối với sản phẩm bị lỗi, nhóm cải tiến xác định đa phần sản phẩm lỗi này đến từ các bên gia công ngoài. HTX đã khoanh vùng một số nhà cung cấp để giải quyết trước hết những lỗi quan trọng (VD: sản phẩm dính tóc và bị mốc). Với phạm vi giải quyết đã xác định, Nhóm cải tiến đã đặt ra mục tiêu tăng tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu từ 66% lên 80%.

Các giải pháp để cải thiện tình hình sản xuất được Nhóm cải tiến đưa ra bao gồm:

1) Chuẩn hóa một số thao tác thực hành (xây dựng sổ tay);

2) Áp dụng các biện pháp thống kê kiểm soát chất lượng, thường xuyên gửi thống kê chất lượng cho các nhà cung cấp;

3) Tăng cường tần suất kiểm tra các nhà cung cấp có vấn đề hoặc có biện pháp ngăn chặn kịp thời khi dữ liệu cho thấy khuynh hướng có thể xảy ra lỗi sản phẩm.

Để hỗ trợ cho các giải pháp trên, HTX thay đổi chính sách xử lý hàng lỗi: khi xảy ra lỗi sản phẩm, HTX yêu cầu nhà cung cấp phải chịu chi phí xử lý.

Kết quả sau cải tiến trong 2 quý của năm 2019 như sau:

Bên cạnh áp dụng công cụ 5S & Quản lý trực quan, Vĩnh Phước còn thực hiện nhiều cải tiến (Kaizen) nhỏ khác như sau:

1. Cải tiến giảm tỷ lệ đi trễ và về sớm của nhân viên từ 64% xuống còn 20%; và từ đó nâng cao tác phong công nghiệp, tính chuyên nghiệp trong lao động cũng như hoạt động của HTX được ổn định.

2. Cải tiến việc kiểm soát ngân sách sử dụng các phòng ban: HTX đã thay đổi hình thức báo cáo quý sang báo cáp hàng tháng. Việc này giúp Ban giám đốc thường xuyên nắm được tình hình chi tiêu của đơn vị nhanh nhất, cũng như theo dõi, so sánh được tình hình chi tăng - giảm thực tế so với kế hoạch. Thông qua hình thức báo cáo này, Ban giám đốc cũng xử lý ngay được các khoản chi không đúng mục đích, cập nhật nhanh nhất về tình hình hoạt động của HTX.

3. Cải tiến việc giao hàng thô từ các nhà cung cấp bên ngoài phải thực hiện đúng kế hoạch, tiến độ (theo dõi bằng cách đánh giá lại năng lực thực tế nhà cung cấp, thiết lập bảng tiêu chuẩn tồn kho nguyên vật liệu và tiêu chuẩn hóa các hướng dẫn công việc). HTX đã  giảm việc giao hàng trễ từ 50% xuống còn 15%.

4. Cải tiến cân bằng chuyền tại Tổ Đóng Gói: Quản lý cấp trung đã hiểu được cách thức tính toán để cân bằng một dây chuyền, xác định được nhịp của dây chuyền & bố trí lao động theo nhịp dây chuyền sao cho giảm thiểu lãng phí.

5. Cải tiến di dời dây chuyền Đóng gói 1: Việc di dời dây chuyền đóng gói sát lò đã loại bỏ được lãng phí do di chuyển là 40m. Với tần suất di chuyển 3 lần/ngày/3 người tiết kiệm được 720m di chuyển/ngày.

Nhờ sự hợp tác tốt tên tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau giữa chuyên gia QUATEST 3 & Phía HTX đã dẫn đến những cải tiến đáng kể. Từ kết quả ghi nhận được trên, Ban lãnh đạo Vĩnh Phước đã xác định, trong thời gian tới, HTX sẽ tập trung vào việc mở rộng áp dụng các công cụ LEAN và đào tạo để nhân viên hiểu sâu hơn nữa về những công cụ cơ bản nói, nhằm liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất tại Vĩnh Phước.

DC&XT