ISO 9001:2015 tích hợp Kaizen - 'đòn bẩy' giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng

Tích hợp giúp phát huy sức mạnh cộng hưởng

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sự hài lòng của khách hàng. Trong khi đó, Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục chú trọng vào việc từng bước cải thiện các quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và tạo động lực làm việc cho người lao động.

Sự kết hợp giữa ISO 9001:2015 và Kaizen giúp doanh nghiệp không chỉ chuẩn hóa quy trình mà còn tạo ra văn hóa cải tiến liên tục, thích ứng linh hoạt với biến động của thị trường.

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã chủ động áp dụng mô hình này, điển hình là Công ty Cổ phần Nhựa Việt Nhật. Trước đây, Việt Nhật gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng sản phẩm do quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa, việc giải quyết sự cố chủ yếu mang tính đối phó. Từ khi công ty triển khai ISO 9001:2015 tích hợp Kaizen vào từng công đoạn sản xuất, kết quả mang lại rõ rệt như: tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm từ 5% xuống còn 1,5%; thời gian xử lý đơn hàng rút ngắn 20%; chi phí bảo trì máy móc giảm 15% nhờ hoạt động bảo trì chủ động theo phương pháp Kaizen. Quan trọng hơn, tinh thần làm việc của nhân viên nâng cao đáng kể khi họ thường xuyên đề xuất các ý tưởng cải tiến.

Công ty Nhựa Việt Nhật là đơn vị điển hình áp dụng ISO 9001:2015 và Kaizen.

Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh là một trong những doanh nghiệp sản xuất ống nhựa hàng đầu tại Việt Nam. Trong bối cảnh thị trường ngày càng đòi hỏi chất lượng cao và ổn định, Nhựa Bình Minh đã quyết định áp dụng tích hợp ISO 9001:2015 và Kaizen vào toàn bộ hệ thống sản xuất.

Nhờ áp dụng ISO 9001:2015, công ty chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý chất lượng, thiết lập các tiêu chí đánh giá nhà cung ứng, kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào và giám sát chặt chẽ từng khâu sản xuất. Song song, hoạt động Kaizen được triển khai rộng khắp thông qua các nhóm cải tiến nhỏ tại từng phân xưởng, áp dụng mô hình 5S, cải tiến bố trí dây chuyền sản xuất, giảm thiểu thao tác thừa, tăng năng suất lao động.

Chỉ sau 2 năm áp dụng, Nhựa Bình Minh đã ghi nhận mức tăng trưởng doanh thu bình quân 16% mỗi năm; tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm từ 4% xuống dưới 1%; lượng hàng tồn kho cũng giảm đáng kể nhờ kiểm soát dòng nguyên liệu hợp lý hơn. Đặc biệt, việc khuyến khích toàn bộ cán bộ công nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến liên tục đã tạo nên văn hóa làm việc năng động, chủ động và đầy sáng tạo.

Sau khi áp dụng ISO 9001:2015 và Kaizen, Công ty Nhựa Bình Minh đã nâng cao chất lượng sản phẩm.

Theo ông Nguyễn Thanh Tùng, chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến năng suất, việc tích hợp ISO 9001:2015 với Kaizen mang lại hiệu quả cao nhờ kết hợp được tính kỷ luật, chuẩn hóa của ISO với sự linh hoạt, liên tục cải tiến từ Kaizen. 

"ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp thiết lập bộ khung quản lý rõ ràng, minh bạch, đảm bảo sự tuân thủ và kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, hệ thống dễ trở nên cứng nhắc. Kaizen như một luồng sinh khí giúp người lao động luôn sáng tạo, tìm ra những điểm chưa tối ưu để cải tiến từng ngày. Sự kết hợp này tạo ra văn hóa chất lượng bền vững", ông Tùng phân tích.

Tuy nhiên, ông Tùng cũng lưu ý, để áp dụng thành công mô hình tích hợp này, vai trò cam kết của lãnh đạo là yếu tố then chốt. "Lãnh đạo phải thực sự hiểu, đồng hành và tạo động lực để toàn bộ cán bộ nhân viên cùng tham gia quá trình cải tiến. Nếu chỉ mang tính hình thức, cả ISO lẫn Kaizen đều khó phát huy hiệu quả thực chất", ông nói.

Thách thức khi triển khai tích hợp ISO 9001:2015 và Kaizen

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, song quá trình triển khai tích hợp ISO 9001:2015 và Kaizen cũng đối mặt không ít thách thức. Thứ nhất, sự thay đổi về tư duy quản lý từ cấp lãnh đạo đến nhân viên không dễ dàng đạt được trong thời gian ngắn. Nhiều doanh nghiệp quen với lối quản lý theo kinh nghiệm, chưa có thói quen lập kế hoạch bài bản nên việc chuẩn hóa quy trình và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu ISO có thể gây tâm lý e ngại ban đầu.

Thứ hai, Kaizen đòi hỏi sự tham gia tích cực và liên tục của toàn bộ đội ngũ lao động. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng sẵn sàng đóng góp ý kiến cải tiến do lo ngại trách nhiệm, sợ thất bại hay thiếu động lực lâu dài nếu doanh nghiệp không có cơ chế khuyến khích phù hợp.

Thứ ba, chi phí ban đầu cho đào tạo, tư vấn, xây dựng hệ thống tài liệu và duy trì hoạt động cải tiến có thể trở thành gánh nặng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực tài chính hạn chế.

Tuy nhiên, theo các chuyên gia, nếu vượt qua được giai đoạn đầu, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng thu được lợi ích lâu dài từ việc chuẩn hóa và cải tiến liên tục. Khi văn hóa chất lượng đã hình thành, các sáng kiến cải tiến sẽ tự nhiên nảy sinh từ chính người lao động.

Thực tiễn từ hai doanh nghiệp trên cho thấy, việc áp dụng đồng bộ ISO 9001:2015 và Kaizen không chỉ là lựa chọn mang tính xu hướng, mà thực sự trở thành đòn bẩy hiệu quả giúp doanh nghiệp Việt nâng cao năng suất, chất lượng, gia tăng năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập sâu rộng.

An Nguyên