Làm nhiều hơn nhưng không tạo thêm giá trị: Bẫy năng suất doanh nghiệp dễ mắc

Trong sản xuất, khi đơn hàng tăng hoặc tiến độ bị chậm, phản ứng quen thuộc của nhiều doanh nghiệp là tăng ca, bổ sung nhân lực hoặc kéo dài thời gian vận hành máy móc. Đây là giải pháp có thể cần thiết trong ngắn hạn, nhưng nếu trở thành cách xử lý thường xuyên, doanh nghiệp cần nhìn lại năng suất của toàn bộ quá trình. Bởi năng suất không đơn giản là làm được bao nhiêu sản phẩm hay một nhân viên làm bao nhiêu việc trong ngày. Về bản chất, năng suất phản ánh mối quan hệ giữa đầu ra tạo ra và các nguồn lực được sử dụng để tạo ra đầu ra đó.

Tăng sản lượng chưa chắc tăng năng suất

Giả sử một dây chuyền trước đây sản xuất 1.000 sản phẩm trong một ngày với 20 lao động. Khi đơn hàng tăng, doanh nghiệp bố trí thêm lao động và tăng giờ làm để sản xuất 1.300 sản phẩm. Sản lượng đã tăng 30% nhưng điều đó chưa đủ để kết luận năng suất tăng. Nếu số giờ lao động, chi phí, nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cũng tăng đáng kể, hiệu quả thực tế có thể không được cải thiện tương ứng.

Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), năng suất là thước đo hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra đầu ra. Vì vậy, việc đánh giá năng suất cần nhìn vào mối quan hệ giữa kết quả đạt được với nguồn lực đã sử dụng, thay vì chỉ nhìn vào sản lượng tuyệt đối.

Đây cũng là lý do việc “làm nhiều hơn” và “tạo ra nhiều giá trị hơn” không phải lúc nào cũng giống nhau.

Khi tăng ca trở thành cách chữa cháy

Một trong những biểu hiện dễ nhận thấy nhất của “bẫy năng suất” là doanh nghiệp thường xuyên phải tăng ca để hoàn thành kế hoạch.

Nếu chỉ xảy ra vào những thời điểm đơn hàng tăng đột biến, tăng ca có thể là giải pháp phù hợp. Nhưng nếu tháng nào người lao động cũng phải làm thêm để hoàn thành khối lượng công việc bình thường, vấn đề có thể nằm ở chính quy trình.

Máy móc phải chờ nguyên liệu, công đoạn sau phải chờ công đoạn trước, nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm vật tư, hồ sơ phải nhập lại nhiều lần, sản phẩm phải sửa chữa hoặc làm lại… đều khiến thời gian và nguồn lực bị tiêu hao nhưng không trực tiếp làm tăng giá trị của sản phẩm. Khi đó, tăng thêm giờ làm chỉ giúp doanh nghiệp “chạy nhanh hơn” trên một quy trình vốn đang có nhiều điểm nghẽn.

Sản phẩm lỗi cũng là một dạng tổn thất năng suất

Một doanh nghiệp có thể tự hào vì sản lượng tăng nhưng nếu số sản phẩm lỗi cũng tăng theo thì bức tranh năng suất không còn đơn giản.

Một sản phẩm không đạt yêu cầu có thể kéo theo nhiều hoạt động phát sinh: kiểm tra lại, phân loại, sửa chữa, làm lại, tiêu hao thêm nguyên vật liệu, sử dụng thêm thời gian máy móc và nhân công. Nếu sản phẩm đã giao tới khách hàng, doanh nghiệp còn có thể phải xử lý đổi trả, khiếu nại hoặc các chi phí liên quan. Như vậy, nguồn lực đã được sử dụng nhưng một phần kết quả tạo ra không trở thành giá trị cuối cùng cho khách hàng.

Đây là điểm giao nhau rất rõ giữa năng suất và chất lượng: giảm sai lỗi không chỉ giúp sản phẩm tốt hơn mà còn giúp giảm nguồn lực bị tiêu hao cho những công việc không tạo thêm giá trị.

Đừng nhầm “bận rộn” với năng suất

Một cái bẫy khác nằm ở cách đánh giá con người.

Một nhân viên có thể làm việc liên tục trong 8 giờ, tham gia nhiều cuộc họp, xử lý hàng trăm email hoặc nhập rất nhiều dữ liệu. Nhưng số lượng công việc hoàn thành không tự động phản ánh giá trị mà công việc đó tạo ra. Tương tự, một nhà máy có thể vận hành máy móc gần như liên tục nhưng vẫn có năng suất thấp nếu máy thường xuyên chạy không tải, dừng chờ, tạo ra sản phẩm lỗi hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “đã làm được bao nhiêu?”, doanh nghiệp cần đặt thêm câu hỏi: “đã tạo ra bao nhiêu giá trị và đã tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực để tạo ra giá trị đó?”

Muốn thoát khỏi bẫy năng suất, doanh nghiệp trước hết cần đo lường. Ở từng công đoạn, cần xác định thời gian thực hiện, thời gian chờ, tỷ lệ lỗi, thời gian dừng máy, lượng sản phẩm phải làm lại và các nguồn lực tiêu hao. Khi có dữ liệu, doanh nghiệp mới có thể xác định đâu là nguyên nhân thực sự khiến năng suất thấp.

Có trường hợp vấn đề không nằm ở người lao động mà ở thiết kế quy trình. Có trường hợp máy móc chưa được bảo trì phù hợp. Có trường hợp nguyên liệu không ổn định khiến công nhân phải xử lý nhiều lần. Cũng có trường hợp nhiều bộ phận cùng nhập một loại dữ liệu theo cách thủ công.

Nếu chỉ yêu cầu người lao động “làm nhanh hơn”, doanh nghiệp có thể vô tình đẩy áp lực xuống người thực hiện thay vì giải quyết nguyên nhân gốc. Ngược lại, nếu loại bỏ được những bước không cần thiết, giảm thời gian chờ, hạn chế sai lỗi, chuẩn hóa thao tác và ứng dụng công nghệ phù hợp, doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều giá trị hơn mà không nhất thiết phải tăng tương ứng số người hay số giờ làm.

Theo chuyên gia, năng suất bền vững không nên được xây dựng trên việc người lao động liên tục làm thêm giờ hoặc làm việc với cường độ cao hơn. Mục tiêu quan trọng hơn là tạo ra nhiều giá trị hơn từ cùng một lượng nguồn lực, hoặc tạo ra cùng kết quả nhưng sử dụng ít nguồn lực hơn.

Với doanh nghiệp, đây cũng là cách nhìn giúp chuyển trọng tâm từ “làm nhiều” sang “làm đúng và làm hiệu quả”. Khi một giờ lao động, một giờ máy móc hay một kilogram nguyên liệu được sử dụng hiệu quả hơn, năng suất thực sự mới được cải thiện.

Trong cuộc đua nâng cao năng lực cạnh tranh, câu hỏi quan trọng không phải là “Làm thế nào để nhân viên làm nhiều hơn?”, mà là “Làm thế nào để hệ thống giúp mọi người tạo ra nhiều giá trị hơn với cùng nguồn lực?”. Đó mới là bài toán năng suất mà doanh nghiệp cần giải quyết.

Hùng Anh