'Lợi ích kép' cho doanh nghiệp khi tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất

Tích hợp hệ thống quản lý là quá trình hợp nhất toàn bộ các hoạt động quản lý trong tổ chức thành một hệ thống thống nhất, liền mạch, nhằm xóa bỏ ranh giới giữa các quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ áp dụng đơn lẻ một hệ thống quản lý, chủ yếu để giải quyết vấn đề nhất thời mà chưa hình thành được nền tảng quản lý bài bản, chuẩn hóa.

Khi quy mô mở rộng, nếu thiếu hệ thống quản lý rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát: sản phẩm lỗi, khách hàng khiếu nại, các phòng ban phối hợp kém, quy trình thay đổi liên tục… Lúc này, nhu cầu áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý như ISO trở nên cấp thiết. Tuy nhiên, bản chất của các tiêu chuẩn này là "phổ quát", đưa ra yêu cầu phải làm gì, chứ không hướng dẫn chi tiết cách thực hiện.

Đặc biệt trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt việc tích hợp các hệ thống quản lý với công cụ cải tiến không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu lực quản lý, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và rủi ro trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Đây được xem là giải pháp “lợi ích kép”, giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng tốt hơn, tiết kiệm chi phí, gia tăng giá trị gia tăng cho khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Thực tiễn từ nhiều quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore cho thấy, mô hình tích hợp này mang lại hiệu quả bền vững giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai 20–30%, giảm mâu thuẫn giữa các hệ thống đơn lẻ, tinh gọn tài liệu và tiết kiệm chi phí đánh giá. Bên cạnh đó, còn hỗ trợ kiểm soát hiệu quả các rủi ro về chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm, tai nạn lao động...

Tại Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển hướng từ áp dụng rời rạc sang tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến, nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh và khả năng thích ứng thị trường. Đây không chỉ là bước đi chiến lược để phát triển bền vững, mà còn là cách thể hiện trách nhiệm doanh nghiệp với người lao động và xã hội.

Tuy vậy, tích hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đúng trọng tâm, lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp với lĩnh vực, quy mô, mục tiêu hoạt động… Việc nhận diện rủi ro, cơ hội và điểm mấu chốt trong quản lý sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả, tiết kiệm chi phí và duy trì năng suất ổn định lâu dài. Thực tế đã có nhiều doanh nghiệp đạt được nhiều kết quả sau quá trình tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến.

Công ty TNHH Thép Việt – Sing đã xây dựng hệ thống quản lý năng lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 50001:2018, kết hợp triển khai các giải pháp kỹ thuật hiện đại nhằm tiết kiệm năng lượng. Hệ thống giám sát và kiểm soát giúp theo dõi liên tục mức tiêu thụ điện, dầu FO… và phát hiện kịp thời các bất thường, từ đó điều chỉnh quy trình sản xuất hiệu quả hơn. Kết quả là công ty vừa giảm chi phí vận hành, vừa giảm phát thải, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ Công Thương. Việc tích hợp quản lý năng lượng vào hệ thống vận hành tổng thể không những giúp nâng cao hiệu suất, mà còn khẳng định cam kết phát triển bền vững và tối ưu hóa nguồn lực cho doanh nghiệp.

Trong khi đó, Công ty TNHH Nhật Tường, chuyên sản xuất bàn ghế salon gỗ, là một ví dụ điển hình cho việc ứng dụng đồng thời hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất – chất lượng. Doanh nghiệp đã triển khai hệ thống IMS (Integrated Management System) kết hợp các tiêu chuẩn như ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 cùng với phương pháp quản lý hiện trường như 5S và chiến lược cải tiến liên tục Kaizen. Cụ thể, ứng dụng 5S giúp Nhật Tường tổ chức lại không gian làm việc, ngăn nắp và hiệu quả, đồng thời giảm thời gian di chuyển và tìm kiếm dụng cụ của công nhân. Việc áp dụng Kaizen đi kèm đã giúp tự động hóa một số công đoạn chẳng hạn như chà nhám bằng máy móc, tăng sức lao động gấp 3 - 4 lần so với thủ công, đồng thời giảm thiểu tỷ lệ lỗi, tiết kiệm đáng kể chi phí. Nhờ hệ thống quản lý chất lượng liên kết chặt chẽ với công cụ cải tiến, Nhật Tường có thể đảm bảo đầu ra ổn định, nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất. Đây là minh chứng rõ ràng về lợi ích khi tích hợp giữa hệ thống quản lý và công cụ cải tiến, giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.

Một ví dụ khác là Công ty TNHH Innovation Tương Lai, doanh nghiệp 100% vốn Hồng Kông đặt tại khu công nghiệp Phú Hà (Phú Thọ), chuyên sản xuất tai nghe Bluetooth. Nhận thấy tính chất ngành yêu cầu chất lượng đồng đều và kiểm soát chặt chẽ, công ty đã triển khai đồng thời hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và quản lý môi trường ISO 14001:2015, tích hợp hai hệ thống trong một khung vận hành thống nhất. Quá trình tích hợp được thực hiện bài bản thông qua khóa đào tạo nội bộ do KNA CERT tổ chức, giúp cán bộ nhân viên hiểu rõ nội dung, quy trình và kỹ năng đánh giá hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được số lần đánh giá chồng chéo, nâng cao hiệu quả cải tiến và khẳng định uy tín trong mắt khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm và cam kết môi trường.

An Dương