MES – ERP – QMS: Muốn chuyển đổi số hiệu quả, dữ liệu phải “nói cùng một ngôn ngữ”

Mỗi hệ thống một nhiệm vụ, nhưng đều dựa trên dữ liệu

Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sản xuất thường triển khai nhiều hệ thống phần mềm với các chức năng khác nhau.

Trong đó, ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý các hoạt động như tài chính, kế toán, mua sắm, kho, bán hàng, nhân sự và lập kế hoạch sản xuất. ERP giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực tập trung và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.

MES (Manufacturing Execution System) là hệ thống điều hành sản xuất, đóng vai trò kết nối giữa kế hoạch sản xuất và hoạt động thực tế tại phân xưởng. Hệ thống này theo dõi tiến độ sản xuất, tình trạng thiết bị, sản lượng, thời gian vận hành, đồng thời thu thập dữ liệu phát sinh trong quá trình sản xuất theo thời gian thực.

Trong khi đó, QMS (Quality Management System) là hệ thống quản lý chất lượng, hỗ trợ kiểm soát quy trình, quản lý tài liệu, theo dõi kết quả kiểm tra, xử lý sản phẩm không phù hợp và triển khai các hành động khắc phục, phòng ngừa theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

Mặc dù đảm nhận những chức năng khác nhau, cả ba hệ thống đều sử dụng dữ liệu làm nền tảng. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không thống nhất, việc chia sẻ thông tin sẽ gặp nhiều trở ngại.

Dữ liệu thiếu đồng nhất làm giảm hiệu quả đầu tư

Thực tế cho thấy, không ít doanh nghiệp đầu tư đồng thời nhiều phần mềm quản trị nhưng vẫn phải nhập đi nhập lại cùng một thông tin ở các hệ thống khác nhau.

Chẳng hạn, mã sản phẩm được thiết lập trên ERP nhưng lại được đặt theo quy ước khác trên MES hoặc QMS. Khi cần tổng hợp dữ liệu về sản lượng, chất lượng hay chi phí, doanh nghiệp phải đối chiếu thủ công giữa các hệ thống để xác định đó có phải là cùng một sản phẩm hay không.

Việc thiếu thống nhất về dữ liệu có thể dẫn đến nhiều hệ quả như báo cáo giữa các bộ phận không đồng nhất, dữ liệu bị trùng lặp, khó truy xuất thông tin, mất nhiều thời gian tổng hợp và gia tăng nguy cơ sai sót trong quá trình quản lý.

Theo ISO 9001:2015, tổ chức phải kiểm soát thông tin dạng văn bản cần thiết để bảo đảm các quá trình được thực hiện nhất quán và chứng minh sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ. Điều này đòi hỏi thông tin phải được quản lý chính xác, đầy đủ và dễ truy cập khi cần thiết.

Bên cạnh đó, ISO 10013:2021, tiêu chuẩn hướng dẫn xây dựng thông tin dạng văn bản cho hệ thống quản lý chất lượng cũng khuyến nghị tổ chức xây dựng cấu trúc tài liệu, quy tắc đặt tên và phương pháp kiểm soát thống nhất nhằm hạn chế nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.

Chuẩn hóa dữ liệu trước khi kết nối hệ thống

Theo các chuyên gia về chuyển đổi số và quản trị sản xuất, tích hợp các hệ thống phần mềm không đơn thuần là kết nối về mặt kỹ thuật mà trước hết phải thống nhất dữ liệu.

Doanh nghiệp cần xây dựng và quản lý thống nhất các dữ liệu nền (Master Data), bao gồm mã sản phẩm, mã nguyên vật liệu, đơn vị tính, danh mục khách hàng, nhà cung cấp, công đoạn sản xuất và các quy tắc đặt tên.

Khi dữ liệu được chuẩn hóa, các hệ thống có thể trao đổi thông tin tự động, hạn chế việc nhập dữ liệu nhiều lần và giảm nguy cơ sai lệch.

Chẳng hạn, khi phòng kế hoạch phát hành lệnh sản xuất trên ERP, thông tin có thể được chuyển trực tiếp sang MES để tổ chức sản xuất. Sau khi hoàn thành, dữ liệu về sản lượng, thời gian sản xuất và mức tiêu hao nguyên vật liệu được cập nhật trở lại ERP. Đồng thời, kết quả kiểm tra chất lượng được ghi nhận trên QMS và liên kết với từng lô sản phẩm.

Việc liên thông dữ liệu giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý thông tin, nâng cao độ chính xác của báo cáo và hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tình hình sản xuất theo thời gian thực.

Nền tảng cho truy xuất nguồn gốc và cải tiến chất lượng

Khi dữ liệu giữa ERP, MES và QMS được kết nối đồng bộ, doanh nghiệp có điều kiện nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

Nếu phát sinh khiếu nại về chất lượng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định lô nguyên liệu đã sử dụng, dây chuyền sản xuất, thời gian sản xuất, kết quả kiểm tra chất lượng và các thông tin liên quan để phục vụ điều tra nguyên nhân.

Khả năng truy xuất này đặc biệt quan trọng đối với các ngành có yêu cầu cao về chất lượng như thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế, điện tử hay linh kiện ô tô.

Bên cạnh đó, dữ liệu thống nhất cũng tạo nền tảng để doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc các giải pháp bảo trì dự đoán. Nếu dữ liệu đầu vào không đầy đủ hoặc không đồng nhất, kết quả phân tích sẽ thiếu độ tin cậy, làm giảm hiệu quả của các công nghệ số.

Theo mô hình tích hợp doanh nghiệp và hệ thống điều hành sản xuất ISA-95/IEC 62264, việc chuẩn hóa và trao đổi dữ liệu giữa các cấp quản lý là yếu tố quan trọng để kết nối hiệu quả giữa hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và hệ thống điều hành sản xuất.

Chuyển đổi số bắt đầu từ chuẩn hóa dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp coi việc đầu tư phần mềm là bước khởi đầu của chuyển đổi số. Tuy nhiên, kinh nghiệm triển khai tại nhiều đơn vị cho thấy, hiệu quả của các hệ thống quản trị phụ thuộc rất lớn vào chất lượng dữ liệu và mức độ chuẩn hóa quy trình.

Nếu mỗi phòng ban vẫn sử dụng cách đặt mã, quản lý tài liệu và cập nhật thông tin theo những quy tắc khác nhau thì việc tích hợp ERP, MES và QMS sẽ khó phát huy hiệu quả như mong muốn.

Các chuyên gia cho rằng, doanh nghiệp cần đồng thời chuẩn hóa quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng cơ chế quản trị dữ liệu rõ ràng trước khi triển khai các giải pháp công nghệ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, dữ liệu được ví như "tài sản" của doanh nghiệp. Chỉ khi ERP, MES và QMS cùng sử dụng một hệ thống dữ liệu thống nhất, thông tin mới có thể lưu chuyển xuyên suốt, hỗ trợ quản trị hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo nền tảng cho phát triển sản xuất thông minh.

Nguyễn Hương