Nâng cao năng suất nhờ quản trị tinh gọn: Hiệu quả rõ rệt tại doanh nghiệp

Công cụ 5S xuất phát từ triết lý quản lý chất lượng của Nhật Bản, không đơn thuần là việc dọn dẹp không gian làm việc mà còn là hệ thống quản trị toàn diện với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và khoa học. 5S bao gồm năm bước liên tiếp: sàng lọc những vật dụng không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý để dễ tìm kiếm, giữ gìn sự sạch sẽ trong khu vực sản xuất, chuẩn hóa quy trình làm việc và xây dựng kỷ luật tự giác duy trì các thói quen tốt này.

Việc áp dụng 5S giúp loại bỏ những yếu tố gây lãng phí không cần thiết trong sản xuất, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và giảm sai sót trong quy trình làm việc. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể cải thiện đáng kể năng lực cạnh tranh ngay cả khi nguồn lực hạn chế. Tại Hà Nội, nhiều doanh nghiệp đã nhìn thấy sự thay đổi rõ rệt sau khi ứng dụng 5S, khi họ dần chuyển từ môi trường làm việc lộn xộn sang quy trình chuẩn mực, từ đó cải thiện hiệu quả sản xuất và tinh thần làm việc của nhân viên.

Triển khai 5S giúp doanh nghiệp sắp xếp nhà xưởng khoa học, giảm lãng phí trong sản xuất.

Một minh chứng cụ thể cho hiệu quả của 5S đến từ Công ty TNHH Thép và Vật liệu xây dựng Tiến Hưng (Hà Nội). Trước khi áp dụng 5S, doanh nghiệp này gặp khó khăn trong việc quản lý kho nguyên liệu lộn xộn, khiến thời gian tìm kiếm phôi thép, phụ kiện kéo dài đến hàng chục phút cho mỗi lần sản xuất. Điều này không chỉ kéo dài chu trình sản xuất mà còn gây gián đoạn dây chuyền, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Sau khi triển khai hệ thống 5S một cách bài bản, thời gian tìm kiếm vật tư rút ngắn đáng kể chỉ còn vài phút, không gian kho được tối ưu và ngăn nắp, góp phần giảm đáng kể tỷ lệ sản phẩm lỗi. Việc sắp xếp khoa học và gắn nhãn định vị rõ ràng giúp nhân viên dễ dàng xác định vị trí vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm sai sót. Những cải tiến này không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn cải thiện chất lượng sản phẩm, từ đó tạo niềm tin cho đối tác và khách hàng.

Không chỉ dừng lại ở 5S, nhiều doanh nghiệp đã kết hợp thêm các công cụ khác như TPM (Total Productive Maintenance – bảo trì năng suất toàn diện) và Kaizen (cải tiến liên tục) nhằm tăng hiệu quả quản trị vượt trội.

Theo báo cáo của Bộ Công Thương về ứng dụng các phương pháp này, Công ty Cổ phần CNCPS tại Bình Dương đã thực hiện 5S cùng với TPM và ghi nhận những kết quả quan trọng. Sau khi triển khai, công ty đã tiết kiệm được thời gian thay đổi mã hàng và di chuyển nhân công lên đến 30 phút mỗi ca làm việc, một con số ấn tượng đối với doanh nghiệp sản xuất. Chỉ số OEE (hiệu suất thiết bị tổng thể) tăng từ 51% lên 78%, cho thấy mức độ sử dụng máy móc hiệu quả hơn và ít thời gian chết máy hơn. Thời gian dừng máy do sự cố giảm sâu từ 5.400 phút xuống còn 1.296 phút mỗi tháng, số lần dừng máy do sự cố cũng giảm từ 27 lần xuống 18 lần mỗi tháng.

Đồng thời, tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng tăng từ 90% lên 97%, cho thấy cải thiện rõ rệt về chất lượng đầu ra. Việc áp dụng TPM còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí bảo trì máy móc khoảng 3 triệu đồng cho mỗi máy mỗi năm, tiết kiệm chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp có quy mô vốn hạn chế.

Ứng dụng TPM và Kaizen góp phần nâng cao hiệu suất thiết bị, cải thiện chất lượng sản phẩm.

Kaizen - một triết lý cải tiến liên tục nhằm loại bỏ hoạt động không tạo giá trị, góp phần quan trọng trong việc nâng cao năng suất. Phương pháp này khuyến khích sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên trong đề xuất và thực hiện các sáng kiến cải tiến cho quy trình làm việc. Khi được triển khai đồng thời với 5S và TPM, Kaizen giúp doanh nghiệp không chỉ thiết lập môi trường làm việc khoa học mà còn thúc đẩy văn hóa nội bộ hướng đến hiệu quả, tinh gọn và cam kết chất lượng.

Tác động tổng thể của việc áp dụng công cụ này không chỉ dừng lại ở các số liệu cải thiện sản xuất, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị bền vững. Việc loại bỏ lãng phí và sai sót trong quy trình sản xuất giúp tăng tính nhất quán và chuẩn hóa chất lượng sản phẩm, từ đó nâng cao uy tín với khách hàng và đối tác. Đồng thời, sự tham gia của nhân viên trong quá trình cải tiến liên tục cũng góp phần tạo ra môi trường làm việc sáng tạo và trách nhiệm, giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ duy trì và phát triển bền vững trên thị trường đầy thách thức.

Như vậy, việc áp dụng các công cụ quản trị tinh gọn như 5S, TPM và Kaizen không chỉ là giải pháp mang tính kỹ thuật mà còn là chiến lược sống còn để các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam nâng cao năng suất chất lượng trong cuộc cạnh tranh toàn cầu.

Thanh Hiền