Tiêu chuẩn hết hiệu lực: Doanh nghiệp cần làm gì để tránh áp dụng nhầm?

Do đó, việc kiểm tra tình trạng hiệu lực của tiêu chuẩn vì thế không chỉ là khâu mang tính thủ tục. Đây là một phần trong quá trình kiểm soát tài liệu, giúp doanh nghiệp tránh sử dụng nhầm tiêu chuẩn đã được thay thế và bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật đang áp dụng phù hợp với quy định hiện hành.

Tiêu chuẩn có thể được sửa đổi, thay thế hoặc hủy bỏ

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý được dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình và các đối tượng khác. Về nguyên tắc, tiêu chuẩn được công bố để tự nguyện áp dụng. Tuy nhiên, toàn bộ hoặc một phần tiêu chuẩn có thể trở thành bắt buộc khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quy chuẩn kỹ thuật.

Quy định này cho thấy tình trạng của một tiêu chuẩn cần được doanh nghiệp xem xét trong đúng bối cảnh sử dụng. Một TCVN được thay thế không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua các yêu cầu pháp lý khác có liên quan. Ngược lại, nếu một tiêu chuẩn được viện dẫn trong quy chuẩn kỹ thuật hoặc văn bản pháp luật thì việc cập nhật tình trạng của tiêu chuẩn càng cần được chú trọng.

Danh mục tiêu chuẩn do cơ quan chuyên môn công bố cho thấy có những TCVN được xây dựng mới, có tiêu chuẩn được soát xét, sửa đổi hoặc thay thế. Trong danh mục TCVN, thông tin của từng tiêu chuẩn có thể thể hiện tiêu chuẩn thay thế, lần soát xét, sửa đổi và năm công bố.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin tiêu chuẩn trên Cổng thông tin dữ liệu tiêu chuẩn quốc gia của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam. Hệ thống cho phép tìm kiếm theo số hiệu, tên tiêu chuẩn, tiêu chuẩn tương đương, tình trạng hiệu lực, năm và một số tiêu chí khác.

Đây là nguồn thông tin quan trọng để doanh nghiệp kiểm tra trước khi đưa một tiêu chuẩn vào hồ sơ kỹ thuật, quy trình sản xuất, phương pháp thử hay tài liệu công bố chất lượng.

Chủ động rà soát để không giữ lại tiêu chuẩn cũ trong tài liệu

Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp dễ áp dụng nhầm tiêu chuẩn hết hiệu lực là tài liệu được xây dựng từ nhiều năm trước nhưng không được cập nhật thường xuyên. Số hiệu tiêu chuẩn có thể vẫn xuất hiện trong quy trình sản xuất, hướng dẫn kiểm tra, hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật hoặc tài liệu đào tạo dù tiêu chuẩn đó đã được thay thế.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc lập danh mục các tiêu chuẩn đang sử dụng, ghi rõ số hiệu, tên tiêu chuẩn, phạm vi áp dụng và tình trạng hiệu lực. Khi có thay đổi, bộ phận phụ trách chất lượng cần kiểm tra xem tiêu chuẩn cũ đã được thay thế bằng tiêu chuẩn nào, thời điểm áp dụng ra sao và những yêu cầu kỹ thuật nào đã thay đổi.

Việc cập nhật cũng cần được thực hiện đồng bộ. Nếu chỉ thay số hiệu trên một tài liệu nhưng các quy trình kiểm tra, phương pháp thử hoặc biểu mẫu liên quan vẫn sử dụng phiên bản cũ thì nguy cơ áp dụng không thống nhất vẫn còn.

Đặc biệt, khi tiêu chuẩn được dùng làm cơ sở đánh giá sự phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ phiên bản tiêu chuẩn đang được áp dụng. Luật quy định đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn được thực hiện theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân và có thể dưới các hình thức như thử nghiệm, giám định, chứng nhận hợp chuẩn hoặc công bố hợp chuẩn.

Một bước quan trọng khác là kiểm tra các văn bản pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật có liên quan đến sản phẩm. Không nên chỉ nhìn vào tình trạng của một TCVN rồi kết luận rằng yêu cầu đối với sản phẩm đã thay đổi. Bởi trong trường hợp tiêu chuẩn được viện dẫn trong văn bản pháp luật hoặc quy chuẩn kỹ thuật, phần nội dung được viện dẫn có thể có giá trị bắt buộc áp dụng.

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh có trách nhiệm công bố tiêu chuẩn áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và bảo đảm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn đã công bố.

Trong thực tế, việc kiểm soát tình trạng hiệu lực của tiêu chuẩn nên được xem như một phần của hệ thống quản lý chất lượng. Mỗi khi có tiêu chuẩn mới được công bố hoặc tiêu chuẩn cũ được thay thế, doanh nghiệp cần xác định những tài liệu, sản phẩm, quy trình và phép thử nào có liên quan để cập nhật kịp thời.

Đáng chú ý, từ ngày 1/1/2026, Luật số 70/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có hiệu lực. Doanh nghiệp vì vậy càng cần lưu ý sử dụng các quy định hiện hành khi xây dựng và rà soát hệ thống tài liệu về tiêu chuẩn, thay vì chỉ dựa vào các tài liệu pháp lý hoặc quy trình được lập từ những năm trước.

Một tiêu chuẩn hết hiệu lực không nên chỉ được nhìn như một dòng thông tin trong danh mục. Đằng sau sự thay đổi đó có thể là những yêu cầu kỹ thuật mới mà doanh nghiệp cần cập nhật vào sản xuất và kiểm soát chất lượng. Chủ động tra cứu, xác định đúng tiêu chuẩn đang có hiệu lực và rà soát các văn bản có liên quan sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro áp dụng nhầm, đồng thời duy trì sự nhất quán trong quản lý chất lượng.

Cẩm Anh