Tiêu chuẩn hóa quy trình: Vì sao doanh nghiệp càng phát triển càng cần?

Từ kinh nghiệm cá nhân đến cách làm thống nhất

Ở doanh nghiệp quy mô nhỏ, một nhân viên có thể nắm rõ từ đầu vào, cách xử lý đến yêu cầu đối với sản phẩm cuối cùng. Khi doanh nghiệp phát triển, công việc được chia cho nhiều bộ phận, nhiều người cùng tham gia và các công đoạn bắt đầu liên kết với nhau. Khi đó, chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân sẽ khó bảo đảm mọi công việc được thực hiện theo cùng một cách.

Tiêu chuẩn hóa quy trình về bản chất là xác định rõ công việc cần thực hiện như thế nào, đầu vào là gì, kết quả cần đạt ra sao, ai chịu trách nhiệm và những điểm nào cần được kiểm soát. Mức độ chi tiết có thể khác nhau tùy quy mô, lĩnh vực và mức độ phức tạp của từng doanh nghiệp.

Quy trình được chuẩn hóa tạo cơ sở để doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và cải tiến hoạt động.

Theo Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), cách tiếp cận theo quá trình xem các hoạt động có liên quan với nhau như một hệ thống, trong đó đầu vào được sử dụng để tạo ra kết quả đầu ra. Việc xác định và quản lý các quá trình cùng mối quan hệ giữa chúng giúp tổ chức kiểm soát tốt hơn cách thức tạo ra kết quả.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa khi doanh nghiệp tăng trưởng. Một quy trình được chuẩn hóa không có nghĩa mọi tình huống đều phải xử lý cứng nhắc mà giúp hình thành cách làm thống nhất đối với những công việc lặp lại, đồng thời xác định rõ điểm kiểm soát và trách nhiệm của từng vị trí.

Chẳng hạn, trong sản xuất, thay vì mỗi ca làm việc thực hiện một cách khác nhau, doanh nghiệp có thể xác định thống nhất các bước từ tiếp nhận nguyên liệu, kiểm tra đầu vào, vận hành, kiểm tra sản phẩm đến xử lý sản phẩm không phù hợp. Khi một nhân sự mới tiếp nhận công việc, họ có cơ sở để thực hiện theo quy trình đã được xác định thay vì phải phụ thuộc hoàn toàn vào việc truyền đạt kinh nghiệm từ người đi trước.

ISO cũng xác định cách tiếp cận theo quá trình là một trong những nguyên tắc của quản lý chất lượng. Khi các quá trình được hiểu và quản lý như những quá trình có mối liên hệ, kết quả có thể trở nên nhất quán và dễ dự đoán hơn.

Doanh nghiệp lớn hơn, yêu cầu kiểm soát cũng lớn hơn

Một trong những vấn đề thường xuất hiện khi doanh nghiệp mở rộng là sự khác biệt trong cách thực hiện công việc giữa các bộ phận, ca sản xuất hoặc địa điểm. Cùng một nhiệm vụ nhưng mỗi người thực hiện một cách có thể dẫn đến kết quả không đồng nhất, khó truy tìm nguyên nhân khi xảy ra sai lỗi và mất nhiều thời gian để đào tạo nhân sự mới.

Chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp chuyển một phần kiến thức đang nằm ở từng cá nhân thành cách làm chung của tổ chức. Đây cũng là cơ sở để theo dõi, đo lường và cải tiến hoạt động thay vì chỉ xử lý vấn đề khi sai lỗi đã xảy ra.

Theo ISO, một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hướng tới việc chuẩn hóa các quá trình và đầu ra, giảm sai lỗi, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo cơ sở cho việc đánh giá, cải tiến liên tục. Việc kiểm soát quá trình cũng giúp doanh nghiệp nhận diện những điểm có nguy cơ phát sinh vấn đề để có biện pháp phù hợp.

ISO 9001 là ví dụ điển hình về việc quản lý chất lượng dựa trên cách tiếp cận theo quá trình. Các yêu cầu của tiêu chuẩn bao gồm việc xác định quá trình, trách nhiệm, kiểm soát thông tin được lập thành văn bản, theo dõi và đo lường kết quả, đánh giá hiệu lực của hệ thống và thực hiện cải tiến.

Đáng chú ý, tiêu chuẩn hóa quy trình không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải xây dựng thật nhiều tài liệu hay thủ tục. ISO cho biết mức độ lập kế hoạch và kiểm soát cần được xác định phù hợp với bối cảnh, quy mô và rủi ro của tổ chức. Điều quan trọng là quy trình phải giúp công việc được thực hiện và kiểm soát hiệu quả, thay vì trở thành những tài liệu chỉ tồn tại trên giấy.

Khi quy mô doanh nghiệp tiếp tục tăng, nhu cầu này càng rõ hơn. Quy trình được xác định rõ giúp các bộ phận hiểu mối liên hệ giữa công việc của mình với những công đoạn trước và sau, hạn chế tình trạng mỗi bộ phận chỉ hoàn thành phần việc riêng mà bỏ qua kết quả chung.

Bên cạnh đó, quy trình được chuẩn hóa còn tạo nền tảng cho cải tiến. Doanh nghiệp có thể theo dõi kết quả thực hiện, phát hiện điểm chưa phù hợp, tìm nguyên nhân và điều chỉnh quy trình. Đây cũng là tinh thần của chu trình PDCA gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động cải tiến được ISO sử dụng trong cách tiếp cận quản lý quá trình.

Vì vậy, khi doanh nghiệp càng phát triển, câu chuyện không chỉ là làm được nhiều hơn mà còn phải duy trì ổn định trong cách vận hành. Tiêu chuẩn hóa quy trình không thay thế kinh nghiệm của người lao động, mà giúp kinh nghiệm được chuyển thành cách làm có thể chia sẻ, kiểm soát và cải tiến trong toàn doanh nghiệp.

Hùng Anh