Áp dụng tiêu chuẩn về quản lý thay đổi giúp tổ chức nâng cao lợi thế cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro

author 20:20 04/02/2025

(VietQ.vn) - Quản lý thay đổi rõ ràng không phải điều mới mẻ – đó là ngành đã phát triển trong hơn một phần tư thế kỷ qua. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT), đây là hoạt động được thiết kế để giảm thiểu sự gián đoạn đối với hoạt động CNTT trong khi thực hiện thay đổi đối với các hệ thống và dịch vụ quan trọng. Một quy trình quản lý thay đổi tốt rất quan trọng đối với bảo mật thông tin vì nó giúp các tổ chức bảo vệ tài sản nhạy cảm nhất của họ trong quá trình thay đổi hệ thống, quy trình và công nghệ.

Năm bước để quản lý thay đổi hiệu quả

Quy trình quản lý thay đổi đề cập đến các giai đoạn liên quan đến chiến lược quản lý thay đổi và việc triển khai chúng. Quy trình này giúp tổ chức điều hướng quá trình chuyển đổi thay đổi bằng cách đảm bảo rằng tất cả yếu tố đều được xem xét. Nói chung, quy trình quản lý thay đổi có thể được chia thành một số bước cơ bản:

Thứ nhất, chuẩn bị cho sự thay đổi: Bước này bao gồm việc hiểu những thay đổi cần thiết và chuẩn bị cho các thành viên nhân viên và các bên liên quan về những gì sắp tới. Đây là một phần quan trọng của quy trình mà người quản lý thay đổi hỗ trợ nhân viên vượt qua mọi mối quan tâm bằng cách truyền đạt quy trình và đảm bảo sự đồng thuận từ ban lãnh đạo.

Thứ hai, tạo tầm nhìn cho sự thay đổi : Khi các bên liên quan đồng ý với sự thay đổi, nhà quản lý phải phát triển kế hoạch toàn diện và thực tế để thực hiện điều đó. Kế hoạch nên bao gồm việc đặt mục tiêu, xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và phân công nhiệm vụ cho các bên liên quan, đồng thời xác định mốc thời gian và nguồn lực cần thiết. Ở bước này, nhóm quản lý thay đổi cũng tính đến các vấn đề tiềm ẩn và rủi ro bảo mật liên quan đến sự thay đổi.

Thứ ba, triển khai các thay đổi: Tất cả những gì còn lại bây giờ là thực hiện theo các bước được nêu trong kế hoạch để triển khai các thay đổi. Ở giai đoạn này của quy trình, quản lý và giao tiếp tốt là điều cần thiết để đảm bảo mọi người vẫn tham gia và nhân viên vẫn vui vẻ, tập trung - để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Thứ tư, củng cố các thay đổi: Sau khi thực hiện các thay đổi, điều quan trọng là phải đảm bảo quá trình chuyển đổi được thực hiện. Điều này đòi hỏi phải theo dõi tác động của thay đổi theo góc độ bảo mật; mọi vấn đề còn lại sẽ được xem xét kỹ lưỡng và giải quyết trước khi dự án kết thúc.

Thứ năm, xem xét và phân tích: Bước cuối cùng trong quy trình này nhằm đảm bảo thay đổi có lợi. Việc tiến hành đánh giá hậu dự án có thể giúp ban lãnh đạo hiểu được sáng kiến ​​thay đổi là “thành công”, “thất bại” hay “chưa hoàn thành”. Hệ thống dán nhãn này giúp có được số liệu hữu ích và chính xác hơn cho bất kỳ thay đổi nào trong tương lai.

Mục đích của quy trình quản lý thay đổi là đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện theo cách hợp lý và có thể dự đoán được trong khi thực hiện các bản cập nhật. Tổ chức có thể tìm thêm lời khuyên về việc tạo kế hoạch quản lý thay đổi trong ISO/IEC 27001, tiêu chuẩn hàng đầu của ISO dành cho hệ thống quản lý bảo mật thông tin. Các tổ chức quen thuộc với ISO/IEC 27001 sẽ biết rằng tiêu chuẩn này được xây dựng xung quanh các chính sách và quy trình hiệu quả. Những tiêu chuẩn này bao gồm hướng dẫn về quản lý thay đổi nêu rõ cách một tổ chức nên lập tài liệu và triển khai thay đổi đối với quy trình kinh doanh, cơ sở vật chất và hệ thống có tác động đến các hoạt động bảo mật thông tin.

Ảnh minh họa.

Thành công của quản lý thay đổi sẽ như thế nào?

Mọi thay đổi dù lớn hay nhỏ đều được hưởng lợi từ quy trình quản lý thay đổi được cân nhắc kỹ lưỡng. Các phương pháp tiếp cận hiện đại để quản lý thay đổi phá vỡ các rào cản, cung cấp bối cảnh và tính minh bạch, đồng thời tránh nút thắt và giảm thiểu rủi ro. Các lợi ích bổ sung bao gồm:

Cải thiện giao tiếp: Khi nhân viên được thông báo đầy đủ về những thay đổi, điều này sẽ thúc đẩy giao tiếp tốt hơn trong toàn tổ chức.

Nhân viên làm việc hiệu quả hơn: Với kế hoạch rõ ràng về cách thực hiện thay đổi, nhân viên có thể tập trung vào công việc thay vì lo lắng về những gì đang diễn ra xung quanh.

Môi trường làm việc tốt hơn: Sự không chắc chắn về tương lai có thể gây ra nhiều căng thẳng cho nhân viên và quản lý thay đổi giúp giảm thiểu điều này bằng cách cung cấp sự rõ ràng và cấu trúc.

Nâng cao tinh thần: Khi nhân viên cảm thấy họ là một phần có giá trị của quá trình thay đổi và mối quan tâm của họ được lắng nghe, điều này có thể nâng cao tinh thần và giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

Quy trình kinh doanh nâng cao: Sự thay đổi đi kèm cơ hội và quản lý thay đổi có thể giúp giải phóng sự sáng tạo của nhân viên khi họ khám phá những cách thức mới để làm việc.

Lợi thế cạnh tranh: Một chương trình thay đổi thành công sẽ tác động tích cực đến vị thế của công ty trên thị trường, mang lại cho công ty lợi thế cạnh tranh hơn.

Với điều đó, quản lý thay đổi không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Tuy nhiên, khi nó có hiệu quả, lợi ích của nó lớn hơn nhiều so với nhược điểm, giúp các tổ chức duy trì khả năng cạnh tranh và phục hồi tốt hơn trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay.

Làm cho sự thay đổi trở nên bền vững

Việc triển khai quy trình quản lý thay đổi chỉ là bước khởi đầu. Khi đã bắt đầu quy trình, bạn cần đảm bảo rằng duy trì quy trình và củng cố những lợi ích đó. Giai đoạn tiếp theo của hành trình thay đổi đòi hỏi sự cảnh giác và củng cố. Bây giờ là lúc củng cố bộ kỹ năng của mọi người, tinh chỉnh quy trình và sử dụng sự sẵn sàng thay đổi để củng cố sự thay đổi.

Áp dụng các nguyên tắc quản lý thay đổi trước, trong và sau một dự án có thể giúp đạt được kết quả mong muốn. Tuy nhiên, bài kiểm tra thành bại sẽ là khách hàng – đó là thước đo tốt nhất để đánh giá quy trình của tổ chức tốt như thế nào. Một chương trình thay đổi thành công sẽ tác động tích cực đến trải nghiệm của khách hàng và trải nghiệm tuyệt vời của khách hàng có tác động tích cực đến lợi nhuận của tổ chức.

Tiểu My (Theo ISO)

Thích và chia sẻ bài viết:

tin liên quan

video hot

Về đầu trang