Áp dụng hiệu quả ISO 9001 – tránh sự chồng chéo, rút ngắn thời gian giải quyết công việc hành chính

Thực hiện Kế hoạch số 447/KH-UBND ngày 6/03/2023 về việc phê duyệt kế hoạch kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến và chuyển đổi hệ thống quản lý, chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan HCNN tỉnh năm 2023, thời gian qua, Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) tỉnh Cao Bằng tiến hành kiểm tra việc thực hiện HTQLCL tại 42 đơn vị HCNN thuộc tỉnh và 6 cơ quan ngành dọc Trung ương đóng tại địa phương, trong đó, kiểm tra trực tiếp tại trụ sở 12 cơ quan, đơn vị và kiểm tra thông qua hồ sơ, báo cáo đối với 36 cơ quan, đơn vị hành chính khác thuộc diện bắt buộc của tỉnh theo kế hoạch UBND tỉnh phê duyệt.

Về nội dung kiểm tra: Hoạt động xây dựng, áp dụng, chuyển đổi, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; việc tuân thủ theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5/3/2014; kết quả thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 theo Quyết định số 327/QĐ-UBND ngày 4/3/2021 của UBND tỉnh.

Qua kiểm tra hồ sơ, báo cáo và kiểm tra trực tiếp, có 36/48 đơn vị phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, mô hình khung do Bộ KH&CN công bố và các yêu cầu pháp luật liên quan. Các cơ quan, đơn vị hành chính thực hiện tốt các nội dung duy trì, cải tiến HTQLCL ban hành: Quy định HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015; kế hoạch duy trì, cải tiến HTQLCL năm 2023; rà soát, chỉnh sửa các quy trình ISO theo thủ tục hành chính (TTHC) đảm bảo 100%; thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục những điểm không phù hợp và tiến hành họp xem xét của lãnh đạo về HTQLCL đảm bảo phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, quy định của pháp luật.

Năm 2023, các cơ quan, đơn vị hành chính của tỉnh thực hiện tốt hoạt động rà soát, sửa đổi, bãi bỏ, phê duyệt, ban hành và triển khai áp dụng quy trình ISO theo TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị do các bộ quản lý, UBND tỉnh công bố, các TTHC thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, các quy trình ISO thực hiện TTHC liên quan đến văn bản pháp quy khi có sự thay đổi, bổ sung theo quy định; việc xây dựng kế hoạch hoạt động ISO đảm bảo nội dung và thời gian theo hướng dẫn của Sở KH&CN; hoạt động đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo được quan tâm chỉ đạo thực hiện đi vào thực tiễn, giảm tính hình thức. Trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị được thể hiện qua việc xác nhận hiệu lực của HTQLCL; công bố, công bố lại HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015; thông báo với cơ quan chủ trì Sở KH&CN; kiện toàn ban chỉ đạo ISO; hoạt động phân phối tài liệu đảm bảo nguyên tắc được xác nhận trong giao nhận; việc thực hiện niêm yết tại trụ sở cơ quan và các phòng, ban chuyên môn; đăng tải, cập nhật trên cổng thông tin điện tử, phần mềm văn phòng điện tử iOffice, phần mềm thông minh iGate trong giải quyết các TTHC, trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn thể hiện rõ trong việc phân loại, mã hóa và sắp xếp tài liệu, hồ sơ; lập và cập nhật danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài hiện hành HTQLCL, danh mục kiểm soát hồ sơ giải quyết TTHC; việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL…

Thông qua kiểm tra, giúp Sở KH&CN đánh giá được hiệu quả của việc áp dụng ISO trong hoạt động hành chính; người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính dễ dàng giám sát, kiểm tra và định hướng chỉ đạo kịp thời khi phát sinh vướng mắc; đội ngũ cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các TTHC nhanh chóng, đúng thời gian, từng bước cải tiến phương thức làm việc khi giải quyết các TTHC theo yêu cầu của tổ chức, công dân.

Nhờ công cụ ISO, phương pháp chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị từng bước đổi mới theo hướng hiện đại hóa; hoạt động quản lý hành chính của tỉnh có nhiều chuyển biến tích cực. Việc triển khai áp dụng ISO 9001 vào hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh giúp vận hành cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” hiệu quả hơn, nhất là khâu phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, tránh sự chồng chéo, từ đó rút ngắn thời gian giải quyết công việc, đảm bảo đúng luật, nâng cao mức độ hài lòng của người dân…

Để nâng cao hơn nữa hiệu quả áp dụng HTQLCL, góp phần hiện đại hóa nền hành chính của tỉnh trong thời gian tới, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị hành chính của tỉnh quyết liệt hơn nữa trong việc chỉ đạo kiểm tra, giám sát xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống; xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, sát với thực tế chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; tuyên truyền nâng cao nhận thức, ý thức, trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức các cơ quan, đơn vị hành chính trong việc tuân thủ các quy trình ISO.

 Hà My