Xây dựng công cụ KPI hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tăng nhanh năng suất

Theo chuyên gia, khi xây dựng KPI trong doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng doanh nghiệp. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mình. Trước tiên, để đánh giá đúng, doanh nghiệp cần tự đặt ra câu hỏi: Doanh nghiệp cần gì, thiếu gì? Điều gì cần cải thiện và KPI nào phù hợp để giải quyết những chỗ còn thiếu đó. Việc tự đặt ra câu hỏi và đi tìm câu trả lời sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng trong quá trình xây dựng KPI sản xuất hiệu quả.

Sau khi đặt câu hỏi, doanh nghiệp cần thu thập những dữ liệu cần thiết để phân tích và đánh giá. Các dữ liệu sẵn có chính là những “đáp số ẩn” trong câu hỏi mà doanh nghiệp tự đặt ra. Lựa chọn kỹ lưỡng, phân tích tỉ mỉ sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những đánh giá khách quan nhất.

Có thể nói, đánh giá đúng thực trạng giúp nhà quản trị doanh nghiệp tìm ra các “lỗ hổng” trong sản xuất, từ đó có những định hướng đúng trong việc thiết kế một hệ thống KPI phù hợp ở các bước tiếp theo.

Sau đó doanh nghiệp cần xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược. Để quá trình xây dựng KPI trong sản xuất đạt được hiệu quả tốt, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và xây dựng chiến lược dựa trên những đánh giá tổng quan ban đầu. Tuỳ vào tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà quá trình này sẽ diễn ra theo nhiều cách khác nhau.

Chiến lược đóng vai trò như phần “xương sống” giúp doanh nghiệp thiết kế một hệ thống KPI sản xuất phù hợp trong tương lai. Mục tiêu cụ thể, chiến lược rõ ràng là tiền đề để xây dựng KPI trong sản xuất thành công.

Tiếp đến doanh nghiệp cần tìm kiếm dữ liệu hỗ trợ đúng. Để không bị mất nhiều nguồn lực vào việc chọn lựa KPIs phù hợp trong một dữ liệu Big Data khổng lồ, doanh nghiệp cần đảm bảo việc thu thập dữ liệu phù hợp với các định hướng và mục tiêu chiến lược. Một trong những công cụ hỗ trợ thu thập thông tin nhanh chóng đó chính là ứng dụng công nghệ thích hợp tại các tầng quản trị – vận hành. Điển hình, bộ Smart-KPI của ITG Technology với các chỉ số đo lường xuyên suốt chuỗi cung ứng, được thu thập bởi hệ sinh thái công nghệ có kiến trúc chuẩn quốc tế ISA-95, sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng “lấy cái gì, bằng cách nào, và ở đâu”.

Xác định tần suất và phương pháp đo lường chỉ số KPI trong sản xuất chưa bao giờ là một chuyện dễ dàng. Tìm ra một phương pháp đo lường tốt không có nghĩa doanh nghiệp tìm được phương pháp đo lường đúng và phù hợp. Do vậy, trước đó doanh nghiệp cần biết mình phải thu thập những thông tin gì và tần suất ra sao.

Có nghĩa là, tần suất đo lường luôn cần song hành với tần suất báo cáo. Nếu không như vậy, dữ liệu có thể mất đi tính liên quan hoặc ảnh hưởng. Điều này lại càng đúng nếu như doanh nghiệp đang phát triển một bộ KPI sản xuất mới hoặc là đang cải tiến những KPI sản xuất cũ.

Doanh nghiệp cũng cần xác định những ai tham gia vào việc thu thập và lập KPI trong sản xuất. Bộ KPI hiệu quả sẽ cần xác định chủ thể tham gia vào việc lập KPI và thu thập dữ liệu tương ứng. Những người này cần có nhiệm vụ: Xem xét bảng KPI, tổng hợp chúng thành thông tin có ý nghĩa, theo dõi các thay đổi của chúng và xác định ý nghĩa của chúng đối với doanh nghiệp; Thu thập dữ liệu: thu thập thông tin tự động bằng máy móc hoặc thu thập thủ công với sự tham gia của con người.

Khi thực hiện công cụ KPI doanh nghiệp cần đảm bảo các chỉ số KPI được hiểu rõ. Đây là một trong những yêu cầu tất yếu của quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người chịu trách nhiệm về KPI và đối với tất cả các thành viên khác ở mọi chức vụ trong toàn công ty.

KPI cần tạo thành một khuôn khổ để hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản trị và nhân viên cần có khả năng trả lời câu hỏi “những gì tôi làm hôm nay sẽ ảnh hưởng đến KPI của tôi như thế nào”.

Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu KPI mà họ thu thập có liên quan như thế nào đến chiến lược của công ty. Điều này sẽ góp phần khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên và ban quản lý, đảm bảo rằng quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất diễn ra thuận lợi.

Tìm ra cách tốt nhất để tương tác với các chỉ số KPI trong sản xuất. Mục đích của quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất là để tối đa hoá quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời đem đến những hiệu quả tốt hơn trong hoạt động sản xuất và quản lý. Chính vì vậy, sau khi hiểu về các chỉ số KPI, hãy nghĩ cách để có thể tận dụng tối đa chúng.

Trên thực tế, nhiều KPI được trình bày trong các bài báo cáo dài chứa đầy các con số và bảng, gây khó khăn trong việc hiểu và kiểm tra. Một KPI hiệu quả là KPI với các số liệu rõ ràng cho thấy các xu hướng và biến thể của dữ liệu. Chính vì vậy, doanh nghiệp hãy cố gắng tìm một bức tranh tiêu chuẩn cho KPI và tạo các giải thích cho từng thông số sao cho việc trích xuất từ ​​dữ liệu được rõ ràng, dễ truy cập và quan trọng nhất là có thể thực hiện được.

Xem xét lại bảng KPI để đảm bảo nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc và sản xuất. Nếu một bảng KPI không giúp doanh nghiệp đo lường, theo dõi các chỉ số và đưa ra các quyết định tốt hơn thì đồng nghĩa với việc quá trình xây dựng chỉ số KPI trong sản xuất bị thất bại.

Do đó, trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ theo các bước mà còn phải thường xuyên xem lại các biểu đồ đo lường KPI. Điều này đảm bảo rằng các số liệu đã thu thập là hữu ích và các nhà quản trị không phải mất quá nhiều thời gian trong việc đo lường cứng như đánh giá dữ liệu.

Phương Nam