Áp dụng tích hợp HTQL chất lượng 9001:2015 với công cụ Kaizen: Cải tiến nhỏ, thay đổi lớn

Các vấn đề tồn tại 

Công ty TNHH Nệm Ưu Việt (thành lập từ năm 1993) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nệm lò xo, nệm mousse các loại, memory foam, chăn, drap, gối và đồ gỗ nội thất cung cấp cho khắp thị trường trong nước và xuất khẩu sang nhiều nước khác như: Úc, Nhật, Hàn Quốc... Khi công ty được chọn tham gia Chương trình NSCL Quốc gia, các chuyên gia NSCL của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (QUATEST 3) đã đến rà soát vấn đề tồn tại của công ty và nhận thấy:

Công ty chưa chuẩn hóa hoạt động, việc kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thiếu hệ thống; Tỷ lệ phế phẩm và lãng phí còn cao.

Chất lượng sản phẩm còn phụ thuộc vào tay nghề công nhân. Đội ngũ công nhân tay nghề chưa cao, phân công công việc chưa hợp lý và chưa chú trọng vào đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên; Sử dụng nhiều thiết bị tự chế thô sơ, cũ kỹ, số lượng nhiều, thường hư hỏng, năng suất thấp, hay tạo sản phẩm lỗi. Hoạt động bảo trì quá tải, chủ yếu sửa chữa khi xảy ra hư hỏng;

Đội ngũ quản lý cấp trung chưa đủ năng lực quản lý, chưa nhận thức đầy đủ các tổn thất, lãng phí trong quá trình sản xuất để đề xuất, thực hiện và đánh giá các hoạt động cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của con người, thiết bị và nâng cao chất lượng sản phẩm;

Sản phẩm lỗi phát sinh nhiều, việc xử lý ảnh hưởng đến năng suất & chi phí hoạt động của công ty. Sản xuất sản phẩm giá trị thấp chiếm đa số;

Nhà xưởng sản xuất và khu vực làm việc có nhiều vật dụng chưa được sàng lọc, sắp xếp gọn gàng. Điều đặc biệt là Công ty chưa áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2015 và cũng thiếu các hoạt động cải tiến nhỏ, liên tục.

Khi những vấn đề tồn tại trên được chỉ ra từ các chuyên gia NSCL, lãnh đạo Ưu Việt đã quyết định tham gia vào Chương trình NSCL Quốc gia. Lãnh đạo Công ty mong muốn, thông qua áp dụng chương trình sẽ giúp công ty: nâng cao nhận thức đội ngũ nhân sự; chuẩn hóa và quản lý có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh; cải thiện NSCL; thiết bị sản xuất được bảo dưỡng, làm sạch và đảm bảo duy trì hoạt động tốt; nơi làm việc sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự hơn, đồng thời giảm các lãng phí trong sản xuất kinh doanh.

Áp dụng công cụ cải tiến Kaizen tích hợp ISO 9001:2015

Để hỗ trợ Công ty đạt các mong muốn trên, chuyên gia NSCL của QUATEST 3 đã tư vấn cho đơn vị áp dụng tích hợp HTQLCL ISO 9001:2015 với công cụ cải tiến NSCL Kaizen và được lãnh đạo công ty thống nhất áp dụng. Trước khi thiết lập HTQLCL, chuyên gia tiến hành đào tạo về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và cùng Ban Lãnh đạo xác định các quá trình cần thiết, quan trọng phải xây dựng để triển khai áp dụng.

Song song với triển khai HTQLCL, công cụ Kaizen cũng được đào tạo và triển khai thực hành vào các khu vực sản xuất. Nhiều hoạt động Kaizen được triển khai, tiêu biểu kể đến:

Cải tiến giảm lỗi khuyết bề mặt khối Mousse: Các khối mousse khi đúc xong có vùng lõm trên bề mặt, lớp khuyết này là phế phẩm phải cắt bỏ. Để xử lý nguyên nhân gây ra hiện tượng này, nhóm chuyên gia đã thảo luận với Ban cải tiến đưa ra giải pháp khoan lỗ nắp đậy khuôn, 8 hàng x 9 lỗ/hàng có kích thước 10 mm trên nắp, vùng lõm. Kết quả: giảm từ 1 đến 2 lần cắt/khối, giảm thời gian cắt xuống khoảng 220 giờ/năm, giảm phế phẩm 90 kg/tháng.

Cải tiến trục xoay giấy cuộn khu đóng gói: Cuộn giấy dùng đóng gói nặng 750kg, khi thao tác đóng gói, cần có 2 người khi lên cuộn mới để đóng gói. Qua phân tích nguyên nhân, nhận thấy do ma sát giữa gối đỡ & trục lõi đỡ cuộn giấy dẫn đến trục xoay nặng nề khi xả cuộn giấy, phải có thêm người thứ 2 hỗ trợ. Giải pháp: gắn thêm một bạc đạn lớn vào vị trí tiếp xúc gối đỡ gối đầu lên hai bạc đạn đỡ trục để làm giảm ma sát của trục. Kết quả: chỉ cần 1 người khi lên cuộn mới cho công đoạn đóng gói, giảm bớt một người tham gia hỗ trợ khi lên cuộn.

Cải tiến loại bỏ châm dầu máy công đoạn dằn dây kéo: Tại vị trí kim may và chân vịt, vải đưa vào may khó kéo qua máy may vì ma sát phải dùng dầu máy châm vào vải nguyên vật liệu tại vị trí may mới may được, đồng thời, nếu châm nhiều dầu thấm qua lớp dưới sản phẩm tạo thành lỗi trên sản phẩm. Qua xem xét nguyên nhân, nhóm triển khai thống nhất dán thêm miếng nhựa silicone vào chân vịt thay dầu máy để hạn chế ma sát và khỏi bôi dầu. Kết quả loại bỏ thao tác châm dầu và tiết kiệm được thời gian 49 giây châm dầu & vệ sinh.

Thực hành bảo trì tự quản: Thống nhất chọn làm mẫu với máy dây kéo & máy đúc mousse. Chuyên gia và Tổ bảo trì đào tạo, xây dựng hướng dẫn vận hành, bảo trì, bảo dưỡng và hướng dẫn thực hành cho nhân viên vận hành trực tiếp. Kết quả: nhân viên vận hành biết tự vệ sinh, bảo trì thiết bị định kỳ và tự sửa chữa các hư hỏng nhỏ, dễ phát hiện…

Thay đổi toàn diện

Công cụ Kaizen - một phương pháp hỗ trợ đắc lực để thực hiện các cải tiến nhỏ, được tích hợp vào HTQLCL để duy trì thực hiện thường xuyên như một phần của HTQLCL đã làm thay đổi lớn, khắp nơi trong công ty. Nhờ việc áp dụng này, công ty ghi nhận các kết quả đạt được sau một năm thực hiện dự án:

HTQLCL được nâng lên từ mức ban đầu mang tính tự phát, là tham khảo từ các công ty khác, từ mạng Internet để xây dựng, chưa đồng bộ, chưa nhất quán, nay đã được xây dựng đầy đủ & phù hợp với thực tế quản lý của công ty, được áp dụng & duy trì, tự kiểm tra, đánh giá và cuối cùng là chủ động phát hiện, khắc phục, cải tiến các điểm chưa đạt, chưa phù hợp. HTQLCL ISO 9001:2015 đã được thiết lập, giúp doanh nghiệp vận hành phù hợp mong muốn thực tế và kiểm soát có hiệu quả.

Đội ngũ nhân sự đã học được nhiều kiến thức và kinh nghiệm quản lý thông qua làm việc trực tiếp với đội ngũ chuyên gia tư vấn nhiều kinh nghiệm và trực tiếp tham gia triển khai chương trình tại đơn vị mình.

Các thiết bị sản xuất được quan tâm bảo dưỡng & vệ sinh sạch, đảm bảo luôn luôn hoạt động ở trạng thái tốt và duy trì sản xuất được liên tục.

Chất lượng sản phẩm được xem xét và thực hiện cải tiến để nâng cao tỷ lệ đạt chất lượng, giảm sản phẩm lỗi và loại bỏ các loại lãng phí làm lại.

Nhà xưởng và nơi làm việc áp dụng nguyên tắc quản lý theo Kaizen-5S, toàn bộ nhà xưởng được sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ và được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo được duy trì liên tục.

Hiệu quả về năng suất được định lượng: Tổng giá tiết kiện được ước tính khoảng 180.000.000 VNĐ/năm với năng suất hiện tại. Trong đó, dự án cải tiến giảm lỗi khuyết bề mặt khối mousse làm giảm 90 kg phế phẩm/tháng, ước tính tiết kiệm được khoảng 96.000.000 VNĐ/năm. Dự án cải tiến áp dụng bảo trì tự quản làm tăng năng suất lên 2%, ước tính tiết kiệm được khoảng 60.000.000 VNĐ/năm...

Phấn khởi trước kết quả đạt được, Giám đốc Công ty Ưu Việt chia sẻ: “Các cải tiến nhỏ đã làm thay đổi rất lớn về mọi mặt của công ty, từ hoạt động quản lý đến thiết bị sản xuất, NSCL và không gian nhà xưởng. Trong thời gian tới, công ty sẽ tự học hỏi kinh nghiệm và thực hiện nhân rộng mô hình ra các khu vực, phòng ban khác trong công ty”.

Nguyên Vĩnh