Tích hợp KPI và tiêu chuẩn HTQLCL theo ISO 9001 hiệu quả nhờ nền tảng Microsoft 365

Tại Công ty BFC (chuyên sản xuất sản phẩm nội thất xuất khẩu), trước đây công ty từng triển khai một số công cụ năng suất chất lượng (NSCL) cơ bản như: 5S và Kaizen. Việc áp dụng các công vụ này giúp công ty nâng cao đáng kể năng lực quản lý nhân viên và được khách hàng đánh giá tích cực hơn về các tiến bộ trong việc bố trí không gian làm việc.

Song, mức độ tiêu chuẩn hóa các quá trình sản xuất tại BFC chưa thật sự tốt, một số vị trí công việc quan trọng trong công đoạn sản xuất chưa được chuẩn hóa về mặt năng lực, phương pháp đánh giá năng lực nhân sự thiếu khoa học, phụ thuộc chủ yếu vào các quyết định của người quản lý. Kết quả đánh giá chưa thuyết phục nhân viên. Ban lãnh đạo mong muốn thiết lập các chuẩn mực để kiểm soát quá trình và con người một cách có hệ thống, từ đó có thể đánh giá một cách thoả đáng năng lực thực hiện công việc của cá nhân và bộ phận.

Để giúp công ty BFC giải quyết vấn đề tồn tại trên, nhóm chuyên gia tư vấn của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (QUATEST 3) đã nghiên cứu và đưa ra giải pháp cho công ty như sau: Đầu tiên là đào tạo cho nhân viên toàn công ty về tiêu chuẩn ISO 9001 và phương pháp KPI cũng như các phương thức tích hợp công cụ này với các điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001. Với những doanh nghiệp đã từng áp dụng 5S và Kaizen trước đây, việc tiếp cận với tiêu chuẩn HTQL cũng như các công cụ NSCL khác khá thuận tiện.

Chuyên gia QUATEST 3 huấn luyện triển khai áp dụng KPI cho một bộ phận chức năng tại công ty BFC.

Trong khi đó, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xem như “bộ khung” để định hướng cho việc xây dựng HTQL mà kết quả cuối cùng của công việc này tiêu chuẩn hóa các quá trình thuộc HTQL đó. Và việc cần làm là bắt đầu mọi thứ với Kaizen.

Với những kinh nghiệm của công ty từng triển khai Kaizen trước đây, cùng với sự hỗ trợ của các chuyên gia về mặt phương pháp tiếp cận, các bộ phận chức năng đã tích cực phối hợp cùng nhau để nhận diện các vấn đề hiện đang gặp phải và cùng giải quyết những vấn đề này. Kết quả cuối cùng của quá trình giải quyết vấn đề chính là các tài liệu – quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu...

Để HTQLCL hiệu quả hơn, phương pháp KPI được tích hợp với ISO 9001, việc áp dụng KPI được xem là phương pháp để đáp ứng các điều khoản của tiêu chuẩn về kiểm soát hoạt động tạo sản phẩm, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân sự tốt hơn. Tuy nhiên, việc này chưa thực sự đảm bảo. Kinh nghiệm cho thấy, công việc khó nhất khi triển khai và duy trì KPI chính là công đoạn thống kê số liệu để xem xét đánh giá định kỳ.

Với công ty BFC, yếu tố thành công của tích hợp này chính là việc biết tận dụng nền tảng số. Công ty đã triển khai mua bản quyền Microsoft 365, đây là nền tảng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp có thể triển khai các ứng dụng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả và chi phí không cao. Các chuyên gia tư vấn đã hỗ trợ công ty khai thác triệt để các tính năng của nền tảng này.

Giao diện thiết lập KPI cho mỗi nhân viên.

 

Theo dõi kết quả thực hiện KPI cá nhân

Nền tảng Microsoft 365 giúp tạo ra các chức năng cho phép từng cá nhân thiết lập KPI, thống kê báo cáo kết quả thực hiện của từng KPI. Mọi dữ liệu được tập trung và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, từ nền tảng mobile hay desktop. Như vậy, người quản lý bộ phận và lãnh đạo có thể theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.

Sau nhiều tháng triển khai dự án, Công ty BFC đã đạt chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho hoạt động sản xuất sản phẩm bàn ghế sử dụng ngoài trời.

Ngoài ra, các chuyên gia tiếp tục hướng dẫn hoàn thiện, cách thức vận hành nền tảng Microsoft 365 để duy trì áp dụng các KPI trong toàn công ty. Việc triển khai nền tảng số hỗ trợ việc áp dụng KPI và hệ thống quản lý chất lượng như trên là một thành công bước đầu của công ty. Việc ứng dụng này đang được ban lãnh đạo công ty xem xét nhân rộng tới các chức năng và quá trình khác của HTQL tích hợp.

Khoa Duy