Chuẩn hóa siêu dữ liệu với bộ TCVN 7980: 2024: Nền tảng cho quản lý thông tin số hiện đại

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, lượng thông tin được tạo ra, lưu trữ và chia sẻ tại Việt Nam đang tăng nhanh chưa từng có. Từ tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, giáo trình số, đến các kho dữ liệu mở hay thư viện điện tử, tất cả đều cần được tổ chức và quản lý một cách khoa học.

Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cho thấy việc mô tả và quản lý siêu dữ liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức vẫn còn tồn tại nhiều bất cập. Các hệ thống thông tin thường sử dụng bộ trường mô tả riêng, thiếu sự thống nhất; ngay cả những đơn vị trong cùng một ngành cũng có thể áp dụng các cách thức trình bày siêu dữ liệu khác nhau. Điều này dẫn đến khó khăn lớn trong việc kết nối, trao đổi hay chia sẻ tài nguyên giữa các hệ thống. Khi một cơ quan muốn tích hợp dữ liệu của đơn vị khác, họ thường gặp vấn đề về không tương thích cấu trúc và cách diễn giải siêu dữ liệu. Bên cạnh đó, nhiều hệ thống thư viện và lưu trữ số vẫn sử dụng mô hình mô tả cũ, chưa đáp ứng được yêu cầu của môi trường trực tuyến hiện nay.

Trong khi đó, trên thế giới, bộ siêu dữ liệu Dublin Core đã trở thành chuẩn mô tả được sử dụng rộng rãi nhờ tính đơn giản, linh hoạt và dễ áp dụng cho mọi loại tài nguyên. Việc Việt Nam ban hành TCVN 7980-1:2024 và TCVN 7980-2:2024, tương đương với ISO 15836-1:2017 và ISO 15836-2:2019, thể hiện rõ nhu cầu cấp thiết phải thống nhất mô hình siêu dữ liệu trên phạm vi toàn quốc. Bộ tiêu chuẩn giúp xây dựng nền tảng chuẩn hóa cho các hệ thống thông tin, hỗ trợ tốt hơn nhu cầu kết nối, liên thông dữ liệu và đặc biệt phù hợp với xu thế dữ liệu mở trong tương lai.

Xuyên suốt hai phần, bộ tiêu chuẩn TCVN 7980 xác định một khuôn khổ mô tả thông tin rõ ràng, gồm bộ yếu tố cốt lõi và hệ thống thuộc tính – phân lớp mở rộng. Các yêu cầu trong tiêu chuẩn hướng tới việc tạo ra siêu dữ liệu nhất quán, dễ hiểu và có khả năng trao đổi giữa các hệ thống khác nhau.

Phần mô tả yếu tố cốt lõi của TCVN 7980-1 đưa ra 15 yếu tố quan trọng mà mọi tài nguyên nên có khi được mô tả. Các yêu cầu cơ bản bao gồm việc xác định rõ ràng tiêu đề và định danh của tài nguyên nhằm bảo đảm nhận diện chính xác và tránh nhầm lẫn khi trao đổi thông tin. Những yếu tố như tác giả, nhà xuất bản và người đóng góp cần được ghi nhất quán để thể hiện nguồn gốc, trách nhiệm và vai trò của từng chủ thể liên quan. Việc mô tả chủ đề và nội dung tài nguyên được yêu cầu thực hiện bằng các từ khóa hoặc mô tả dễ hiểu, tốt nhất nên sử dụng theo danh mục chủ đề thống nhất để tăng tính chính xác và hỗ trợ tìm kiếm hiệu quả.

Bên cạnh đó, các yếu tố phản ánh bối cảnh tạo lập tài nguyên như ngày tạo, loại hình và định dạng cũng phải được mô tả theo cách mạch lạc, thống nhất về cách ghi. Đây là những trường thông tin giúp người dùng hiểu tài nguyên thuộc loại nào và có thể sử dụng bằng công cụ gì. Yếu tố thể hiện quan hệ giữa các tài nguyên được yêu cầu nêu rõ khi có tài liệu liên quan, phiên bản khác, bản dịch hay bản cập nhật, góp phần tạo ra chuỗi thông tin hoàn chỉnh, hỗ trợ người dùng khám phá tài nguyên ở mức sâu hơn. Một yêu cầu quan trọng khác là mô tả quyền sử dụng, nhằm xác định rõ phạm vi khai thác, tránh tranh chấp và phù hợp với quy định pháp luật về bản quyền trong môi trường số.

Trong khi phần 1 đưa ra khung yếu tố cơ bản, phần 2 của tiêu chuẩn TCVN 7980 mở rộng khả năng mô tả bằng hệ thống thuộc tính và phân lớp chi tiết hơn. Các yêu cầu trong phần này tập trung vào việc làm rõ ý nghĩa của từng yếu tố thông qua các thuộc tính bổ sung. Chẳng hạn, mỗi yếu tố có thể đi kèm các thông tin về cách trình bày, ngữ cảnh, nguồn gốc siêu dữ liệu hay mối quan hệ phức tạp hơn với tài nguyên khác. Đây là những yêu cầu giúp mô tả tài nguyên ở mức sâu hơn, nhưng vẫn bảo đảm tính dễ hiểu và dễ triển khai. Tiêu chuẩn cũng quy định yêu cầu lựa chọn phân lớp phù hợp với tài nguyên được mô tả, chẳng hạn lớp mô tả về người sáng tạo, lớp mô tả sự kiện hoặc địa điểm. Việc phân lớp đúng giúp hệ thống quản lý thông tin có thể triển khai mô hình mô tả nhất quán và hỗ trợ mở rộng khi có nhu cầu.

Tiêu chuẩn nhấn mạnh tính linh hoạt: không cần sử dụng toàn bộ thuộc tính, nhưng nếu áp dụng thì phải ghi đúng tên gọi và ý nghĩa để đảm bảo sự tương thích giữa các hệ thống. Bên cạnh đó, tiêu chuẩn hướng đến khả năng trao đổi siêu dữ liệu giữa các cơ quan, thư viện, trường học hay bất kỳ hệ thống thông tin nào. Do vậy, tiêu chuẩn yêu cầu siêu dữ liệu phải được mô tả theo cách có thể chuyển đổi mà không làm mất nội dung, bảo đảm tính đầy đủ và rõ ràng ngay cả khi xuất hiện trong một hệ thống khác.

Nhìn chung, sự ra đời của TCVN 7980-1:2024 và TCVN 7980-2:2024 giúp định hình một bộ khung mô tả siêu dữ liệu chuẩn hóa, dễ áp dụng và mang tính liên thông cao. Việc tuân thủ các yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý thông tin, mà còn hỗ trợ xây dựng các hệ thống dữ liệu hiện đại, minh bạch và sẵn sàng cho quá trình chuyển đổi số quốc gia.

An Dương