Chuẩn hóa ứng phó khẩn cấp, nâng cao khả năng phục hồi của doanh nghiệp

Công tác chuẩn bị ứng phó khẩn cấp không đơn thuần là xây dựng một danh sách các tình huống hoặc quy trình xử lý sự cố. Đây là một phần quan trọng trong hệ thống quản trị rủi ro, thể hiện cam kết của tổ chức đối với an toàn của người lao động và khả năng duy trì những hoạt động thiết yếu khi sự cố xảy ra.

Một tổ chức có sự chuẩn bị tốt sẽ chủ động hơn trong việc nhận diện rủi ro, phân công trách nhiệm, tổ chức ứng phó và nhanh chóng khôi phục hoạt động. Qua đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thiệt hại về người và tài sản, hạn chế thời gian gián đoạn, duy trì năng suất và củng cố niềm tin của người lao động, khách hàng và đối tác.

Chuẩn hóa để chủ động trước rủi ro

Trong thực tế, các tổ chức thường xây dựng phương án ứng phó khẩn cấp dựa trên yêu cầu của pháp luật, đặc điểm hoạt động và những rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở việc đáp ứng các yêu cầu tối thiểu, doanh nghiệp có thể bỏ sót những rủi ro mới hoặc chưa đánh giá đầy đủ khả năng ứng phó của mình.

Đây là lý do các tiêu chuẩn quốc tế có vai trò quan trọng. Thay vì ứng phó theo cách bị động khi sự cố xảy ra, tiêu chuẩn giúp tổ chức xây dựng phương pháp tiếp cận có hệ thống, từ nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro đến lập kế hoạch, đào tạo, diễn tập và cải tiến.

ISO 45001 – Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp là một trong những tiêu chuẩn tiêu biểu trong lĩnh vực này. Tiêu chuẩn cung cấp khuôn khổ giúp tổ chức chủ động kiểm soát các rủi ro về an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và chuẩn bị cho những tình huống khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến người lao động.

Đáng chú ý, Điều khoản 8.2 của ISO 45001 tập trung vào công tác chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp. Tổ chức cần xác định những tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, xây dựng phương án ứng phó phù hợp, cung cấp thông tin và đào tạo cần thiết cho người lao động, đồng thời thường xuyên kiểm tra, diễn tập và đánh giá hiệu quả các phương án. Các tình huống có thể bao gồm cháy nổ, tai nạn lao động, sự cố hóa chất, thiên tai hoặc sự cố khác có khả năng gây ảnh hưởng đến sức khỏe và an toàn của người lao động. 

Điểm quan trọng là tiêu chuẩn không chỉ hướng doanh nghiệp đến việc có một kế hoạch, mà còn thúc đẩy khả năng thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả trong thực tế.

Kết hợp ISO 45001 và ISO 22301

Bảo vệ người lao động là yếu tố cốt lõi, nhưng đối với doanh nghiệp, một cuộc khủng hoảng còn có thể gây ra gián đoạn sản xuất, đứt gãy chuỗi cung ứng, mất dữ liệu hoặc ảnh hưởng đến khả năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Để tiếp cận toàn diện hơn, tổ chức có thể kết hợp ISO 45001 với ISO 22301 - Hệ thống quản lý tính liên tục kinh doanh.

Nếu ISO 45001 tập trung vào an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, ISO 22301 hướng đến khả năng duy trì và khôi phục các hoạt động quan trọng khi xảy ra gián đoạn. Sự kết hợp này giúp doanh nghiệp đồng thời giải quyết hai yêu cầu: bảo vệ con người và duy trì hoạt động.

Thông qua ISO 22301, tổ chức có thể xác định những hoạt động quan trọng, đánh giá tác động của các sự cố, xây dựng phương án duy trì hoạt động và khôi phục sau gián đoạn. Khi được triển khai cùng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, các tiêu chuẩn này tạo thành nền tảng quan trọng để nâng cao khả năng chống chịu của doanh nghiệp trước khủng hoảng.

Chuẩn hóa công tác ứng phó khẩn cấp không chỉ là câu chuyện về tuân thủ. 

Từ quy trình trên giấy đến văn hóa sẵn sàng

Một hệ thống ứng phó khẩn cấp chỉ thực sự hiệu quả khi người lao động biết phải làm gì và có thể hành động nhanh chóng khi sự cố xảy ra. Do đó, bên cạnh việc xây dựng quy trình, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo, truyền thông nội bộ và tổ chức diễn tập định kỳ. Những hoạt động này giúp kiểm tra tính khả thi của phương án, phát hiện điểm còn bất cập và tạo cho người lao động khả năng phản ứng bình tĩnh, chính xác trong tình huống thực tế.

An toàn lao động không được đánh giá bằng số lượng quy trình được treo trên tường hay số trang trong sổ tay ứng phó khẩn cấp. Giá trị thực sự nằm ở khả năng biến các yêu cầu thành hành động cụ thể: người lao động biết cách thoát hiểm, lực lượng ứng phó biết nhiệm vụ của mình, thông tin được truyền đạt kịp thời và các hoạt động thiết yếu có phương án duy trì. Đây cũng chính là ý nghĩa của việc xây dựng văn hóa sẵn sàng trong tổ chức.

Nâng cao khả năng phục hồi bằng tiêu chuẩn

Trong môi trường kinh doanh nhiều biến động, khả năng phục hồi ngày càng trở thành yếu tố quan trọng đối với năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Một sự cố không thể được loại bỏ hoàn toàn, nhưng tác động của nó có thể được giảm thiểu nếu tổ chức chuẩn bị đầy đủ.

Việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp chuyển từ tư duy “xử lý khi sự cố xảy ra” sang “chủ động chuẩn bị trước khi sự cố xảy ra”. Quá trình này bao gồm nhận diện rủi ro, xây dựng phương án, phân công trách nhiệm, đào tạo, diễn tập, đánh giá và liên tục cải tiến.

Với ISO 45001, doanh nghiệp có thể củng cố nền tảng an toàn và sức khỏe nghề nghiệp; trong khi ISO 22301 hỗ trợ duy trì các hoạt động quan trọng trước gián đoạn. Khi được triển khai phù hợp với đặc thù của từng tổ chức, các tiêu chuẩn này không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu quản lý mà còn góp phần xây dựng một tổ chức chủ động, an toàn và có khả năng phục hồi cao hơn.

Chuẩn hóa công tác ứng phó khẩn cấp vì thế không chỉ là câu chuyện về tuân thủ. Đó là cách doanh nghiệp đầu tư cho con người, bảo vệ hoạt động và xây dựng năng lực chống chịu trước những rủi ro ngày càng khó lường.

Hà My (theo ISO)