ISO 9001:2026: Khi niềm tin trở thành lợi thế chiến lược

Theo chia sẻ từ bà Sam Somerville – Chủ tịch ISO/TC 176/SC 2 và Trưởng nhóm công tác chịu trách nhiệm sửa đổi ISO 9001:2026, niềm tin là nền tảng của kinh doanh và thương mại. Mọi giao dịch, quan hệ đối tác và hoạt động hợp tác đều dựa trên sự tin tưởng rằng các bên sẽ thực hiện những cam kết của mình.

Trong kinh doanh, chúng ta thường tập trung vào niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ. Nhưng niềm tin còn có ý nghĩa rộng hơn. Người lao động cần tin tưởng vào lãnh đạo; doanh nghiệp cần tin tưởng nhà cung cấp và đối tác; nhà đầu tư cần tin tưởng vào tổ chức mà họ dành nguồn lực; cộng đồng cần tin rằng doanh nghiệp sẽ hành động có trách nhiệm.

Niềm tin được hình thành khi cá nhân và tổ chức thực hiện đúng những gì đã cam kết, ứng phó hiệu quả khi vấn đề phát sinh và hành xử phù hợp với những giá trị đã tuyên bố. Về bản chất, niềm tin dựa trên sự rõ ràng, nhất quán và khả năng đáp ứng kỳ vọng.

Quản lý chất lượng góp phần xây dựng niềm tin

Các tổ chức hiện hoạt động trong môi trường nhiều biến động, từ bất ổn địa chính trị, chuỗi cung ứng dễ tổn thương đến công nghệ thay đổi nhanh chóng và kỳ vọng ngày càng cao từ khách hàng, người lao động, cơ quan quản lý và cộng đồng.

Trong bối cảnh đó, niềm tin ảnh hưởng đến khả năng duy trì quan hệ hợp tác, lòng trung thành của khách hàng, mức độ sẵn sàng thay đổi của người lao động cũng như khả năng doanh nghiệp ứng phó với gián đoạn và bất định. Tuy nhiên, niềm tin không thể được tạo dựng chỉ bằng những ý định tốt. Nó cũng không thể phụ thuộc hoàn toàn vào việc từng cá nhân luôn hành động đúng. 

Niềm tin cần được hỗ trợ bởi những hệ thống giúp tính nhất quán, trách nhiệm giải trình, khả năng học hỏi và cải tiến liên tục trở thành một phần trong phương thức vận hành của tổ chức. Đây chính là lý do quản lý chất lượng có vai trò quan trọng và cũng là lý do ISO 9001:2026 được kỳ vọng đáp ứng tốt hơn yêu cầu của tổ chức trong giai đoạn mới.

ISO 9001:2026 hướng tới hiệu suất đáng tin cậy

Trong gần 40 năm, ISO 9001 đã giúp các tổ chức xây dựng cách tiếp cận có hệ thống đối với chất lượng. Tiêu chuẩn có thể áp dụng cho nhiều quy mô, lĩnh vực và mức độ trưởng thành khác nhau, tạo ra một ngôn ngữ chung về hiệu suất, độ tin cậy và cải tiến liên tục.

Việc sửa đổi ISO 9001 không đơn thuần nhằm cập nhật một tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi. Điều quan trọng là xem xét những gì cần thiết để một tổ chức duy trì hiệu suất nhất quán và đáng tin cậy trong môi trường hiện nay.

Phiên bản mới nhấn mạnh hơn đến vai trò của lãnh đạo, văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức. Hiệu quả của một tổ chức không chỉ phụ thuộc vào những gì tổ chức cung cấp mà còn phụ thuộc vào cách tổ chức hành xử.

Một quy trình có thể mô tả những gì cần được thực hiện, nhưng văn hóa tổ chức quyết định nhiều hơn đến những gì thực sự xảy ra, đặc biệt khi nhân viên chịu áp lực, các ưu tiên cạnh tranh hoặc tình huống phát sinh nằm ngoài dự kiến. Theo thời gian, những hành vi này ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tin tưởng dành cho tổ chức.

Không chỉ kiểm soát rủi ro mà còn nắm bắt cơ hội

Một điểm đáng chú ý trong ISO 9001:2026 là sự phân biệt rõ hơn giữa rủi ro và cơ hội. Các tổ chức không chỉ cần nhận diện và xử lý những vấn đề tiềm ẩn mà còn phải chủ động tìm kiếm và theo đuổi cơ hội thông qua thay đổi, tăng trưởng và đổi mới.

Quản lý tốt sự bất định không có nghĩa chỉ tập trung ngăn ngừa vấn đề. Một tổ chức có khả năng thích ứng phải nhận diện được những khả năng mới và sẵn sàng hành động khi cơ hội xuất hiện.

Phiên bản mới cũng bổ sung Phụ lục A nhằm làm rõ mục đích của các yêu cầu, hỗ trợ việc hiểu và áp dụng tiêu chuẩn nhất quán hơn.

Việc áp dụng cấu trúc hài hòa mới nhất đối với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO cũng tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức tích hợp nhiều hệ thống quản lý. Điều này có thể giúp giảm trùng lặp, cải thiện quá trình ra quyết định và đưa các mục tiêu chung vào trung tâm của hoạt động quản trị.

Ảnh minh họa.

Niềm tin trong chính quá trình xây dựng tiêu chuẩn

"Quá trình sửa đổi ISO 9001 cho tôi thấy rằng niềm tin quan trọng không chỉ trong việc áp dụng tiêu chuẩn mà còn trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn. Một tiêu chuẩn quốc tế có phạm vi ảnh hưởng rộng như ISO 9001 cần sự tham gia của các chuyên gia đến từ nhiều ngành, lĩnh vực, quốc gia và bối cảnh tổ chức khác nhau. Các bên phải lắng nghe, thách thức những giả định và tìm kiếm điểm chung", bà Sam Somerville chia sẻ.

Điều quan trọng là mọi người phải biết rằng các góc nhìn khác nhau đã được lắng nghe, bằng chứng và kinh nghiệm đã được xem xét, đồng thời kết quả cuối cùng phản ánh nhu cầu của những người sử dụng tiêu chuẩn trong môi trường khác nhau.

ISO 9001 nằm ở trung tâm của một hệ thống rộng lớn gồm nhiều tiêu chuẩn liên quan. Vì vậy, những thay đổi trong ISO 9001 có thể tạo ra tác động rộng hơn. Trong quá trình sửa đổi, chúng tôi đã phối hợp với cộng đồng tiêu chuẩn hóa để duy trì sự nhất quán và hiểu rõ những mối liên hệ này.

Giá trị của tiêu chuẩn được thể hiện qua thực tiễn

ISO 9001:2026 là kết quả của nhiều năm hợp tác trong mạng lưới ISO toàn cầu. Nhưng việc công bố tiêu chuẩn mới chỉ là điểm khởi đầu.

Giá trị thực sự của một tiêu chuẩn được thể hiện thông qua quá trình áp dụng: những quyết định được cải thiện, cách thức trao đổi được thay đổi, hành vi được định hình và mức độ tin tưởng mà tổ chức xây dựng được.

Trong một thế giới ngày càng kết nối, thành công bền vững phụ thuộc vào khả năng con người, tổ chức và cộng đồng hợp tác với nhau trên cơ sở tin cậy. ISO 9001 có thể giúp tạo ra những điều kiện để hiệu suất đáng tin cậy trở nên khả thi hơn thông qua trách nhiệm rõ ràng, quy trình nhất quán, lãnh đạo có trách nhiệm giải trình, quản lý rủi ro và cơ hội, cùng cam kết học hỏi khi kết quả chưa đạt kỳ vọng.

Niềm tin là lợi thế chiến lược

Niềm tin không đơn thuần là hệ quả của hoạt động tốt. Niềm tin có thể trở thành yếu tố tạo nên hoạt động tốt.

Các tổ chức muốn tăng trưởng, thích ứng, đổi mới và duy trì hiệu quả trong dài hạn cần xây dựng và duy trì niềm tin với các bên liên quan.

Trong một thế giới mà niềm tin có thể mất đi rất nhanh nhưng cần nhiều thời gian để khôi phục, những tổ chức nhất quán trong việc thực hiện cam kết sẽ có lợi thế lớn hơn. Đó cũng là lý do sự phát triển của ISO 9001 trở nên có ý nghĩa ở thời điểm hiện nay. Niềm tin không nên được phó mặc cho may rủi, niềm tin cần được xây dựng bằng hệ thống, củng cố bằng văn hóa và chứng minh bằng hành động.

Hồng Vân (theo ISO)