Khai một lần, dùng nhiều lần: Tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu ở địa phương đạt 96,04%

Hai con số, hai thực tế

Nguyên tắc "khai một lần, dùng nhiều lần" nghe đơn giản: thông tin đã được cung cấp, có thể khai thác hợp pháp thì cần ưu tiên dùng lại, hạn chế yêu cầu kê khai nhiều lần. Để làm được điều ấy, cần ba bước nối tiếp nhau. Bước một, hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục phải được số hóa. Bước hai, kết quả phải được cấp dưới dạng bản điện tử có giá trị pháp lý, để có thể dùng lại. Bước ba, khi giải quyết hồ sơ mới, cán bộ phải thực sự khai thác dữ liệu đã có thay vì yêu cầu nộp lại.

Số liệu 5 tháng đầu năm 2026 cho thấy cả ba bước ở hai khu vực rất khác nhau. Tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục tại địa phương đạt 88,56%, tại bộ, ngành chỉ đạt 19,23%. Tỷ lệ cấp kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng bản điện tử tại địa phương đạt 88,62%, tại bộ, ngành là 19,29%. Và tỷ lệ khai thác, sử dụng lại dữ liệu đã số hóa tại địa phương đạt 96,04%, tại bộ, ngành chỉ là 5,29%.

Nói cách khác, ở cấp tỉnh, cấp xã, các chỉ tiêu liên quan đến số hóa và khai thác dữ liệu đã ghi nhận kết quả cao hơn đáng kể so với khu vực bộ, ngành. Tuy nhiên, không thể suy trực tiếp từ các tỷ lệ khác mẫu số rằng phần lớn hồ sơ đã đi trọn cả ba bước.

So sánh tỷ lệ số hóa, cấp kết quả điện tử và tái sử dụng dữ liệu

Những yếu tố có thể lý giải chênh lệch

Có thể xem xét một số yếu tố góp phần tạo ra khoảng cách, cần tiếp tục kiểm chứng bằng dữ liệu từng nhóm thủ tục.

Thứ nhất, thủ tục ở địa phương có tính lặp lại cao và gắn trực tiếp với dữ liệu dân cư: hộ tịch, cư trú, chứng thực, đất đai, trợ cấp xã hội. Khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu hộ tịch, đất đai đã được làm sạch và kết nối, việc lấy thông tin ra dùng lại trở nên rất tự nhiên.

Thứ hai, địa phương chịu áp lực trực tiếp từ người dân. Nhiều trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã tiếp nhận lượng lớn hồ sơ trực tiếp hằng ngày. Nếu mỗi người phải mang thêm một tờ giấy, hàng đợi sẽ dài thêm, và phản ánh của người dân đến ngay. Áp lực ấy buộc địa phương tìm cách dùng lại dữ liệu.

Thứ ba, sau khi sắp xếp chính quyền địa phương hai cấp, nhiều tỉnh đã chủ động chuẩn hóa quy trình, dùng chung hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh cho tất cả các xã. Một hệ thống chung giúp dữ liệu từ xã này dùng được ở xã khác, từ xã dùng được ở tỉnh.

Còn ở cấp bộ, thủ tục thường mang tính chuyên ngành, hồ sơ phức tạp, đối tượng chủ yếu là doanh nghiệp, và mỗi bộ có hệ thống riêng được xây dựng từ nhiều năm trước. Dữ liệu cần dùng lại thường nằm ở bộ khác, ngành khác, nên việc kết nối khó khăn hơn. Đó là chỗ cần dồn sức trong thời gian tới.

Một lần khai, nhiều thủ tục cùng chạy

Tái sử dụng dữ liệu còn mở ra một khả năng khác: một lần khai có thể kích hoạt nhiều thủ tục cùng lúc. Ví dụ rõ nhất là các nhóm thủ tục liên thông cho những sự kiện lớn trong đời mỗi người. Khi một em bé chào đời, cha mẹ có thể khai một lần để cùng lúc đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ. Khi một người qua đời, gia đình có thể khai một lần cho cả việc đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú và giải quyết chế độ mai táng.

Trước đây, mỗi việc ấy là một thủ tục riêng, ở một cơ quan riêng, với một bộ hồ sơ riêng; người dân phải đi ba nơi, nộp ba lần những thông tin gần như giống hệt nhau. Nay, thông tin khai ở bước đầu được chuyển tiếp cho các cơ quan liên quan, mỗi cơ quan dùng phần dữ liệu mình cần. Với những gia đình vừa có niềm vui hay nỗi buồn lớn, việc bớt đi mấy chuyến đi lại, mấy bộ giấy tờ là một sự đỡ đần rất thiết thực.

Hà Nội: hơn 97% và khoảng 4 triệu thủ tục mỗi năm

Hà Nội là ví dụ tiêu biểu ở cấp địa phương. Hơn 98% thủ tục hành chính của thành phố đã được số hóa; tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu đạt trên 97%. Mỗi năm, khoảng 4 triệu thủ tục được giải quyết dựa trên cơ sở dữ liệu. Chi phí tuân thủ của người dân, doanh nghiệp giảm trên 60%.

Với người dân Thủ đô, điều đó có nghĩa là khi làm một thủ tục mới, một số thông tin, giấy tờ đã số hóa có thể được khai thác lại hoặc gợi ý điền trước, tùy khả năng kết nối của từng thủ tục. Người dân chỉ cần kiểm tra, bổ sung phần còn thiếu. Thời gian khai hồ sơ rút ngắn, sai sót do khai lại cũng giảm theo.

Ninh Bình: hơn 98% hồ sơ đúng hạn

Ở Ninh Bình, trong hai tháng đầu năm 2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh tiếp nhận hàng chục nghìn hồ sơ, xử lý đúng hạn 81.520 hồ sơ, đạt khoảng 98,4%; tỷ lệ nộp trực tuyến được báo cáo đạt 90,32%; đây là chỉ tiêu riêng, không trực tiếp phản ánh tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu. Trên toàn quốc, tỷ lệ hồ sơ thủ tục hành chính được giải quyết đúng và trước hạn đạt trên 98%.

Tỷ lệ giải quyết đúng hạn và mức độ tái sử dụng dữ liệu là hai chỉ tiêu khác nhau; chưa đủ căn cứ trong bài để khẳng định quan hệ nhân quả trực tiếp. Việc khai thác lại dữ liệu, nếu được tổ chức hiệu quả, có thể góp phần giảm việc bổ sung giấy tờ và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

"Ngày thứ Năm không viết"

Dữ liệu có sẵn là điều kiện cần. Nhưng để người dân thực sự được hưởng lợi, nhiều nơi đã thay đổi cả cách phục vụ.

Phường Vĩnh Phước, thành phố Cần Thơ có 62% dân số là đồng bào Khmer. Nhiều người cao tuổi hoặc không thạo tiếng Việt gặp khó khăn khi điền tờ khai, dễ sai và phải sửa nhiều lần. Trung tâm Phục vụ hành chính công phường chọn thứ Năm hằng tuần làm "Ngày thứ Năm không viết": công chức trực tiếp hỗ trợ kê khai, nhập dữ liệu điện tử và hoàn thiện hồ sơ thay cho người dân. Người dân chỉ cần kiểm tra lại nội dung và ký xác nhận.

Từ ngày 11/3 đến 30/6/2026, qua 15 ngày thực hiện, phường đã hỗ trợ 266 hồ sơ, trong đó 220 hồ sơ đã được giải quyết, tỷ lệ hài lòng được địa phương báo cáo là 100% trong phạm vi khảo sát. Theo tính toán của phường, mô hình giúp người dân tiết kiệm khoảng 120 giờ kê khai. Phường định hướng mở rộng, tiến tới triển khai thường xuyên.

Mô hình "không viết" trước hết thể hiện cách thức hỗ trợ người dân kê khai và số hóa tại quầy. Để thực sự đáp ứng nguyên tắc "khai một lần, dùng nhiều lần", cần làm rõ tỷ lệ thông tin được hệ thống tự động khai thác từ cơ sở dữ liệu, thay vì do cán bộ nhập lại thủ công.

"Không viết, không hẹn" và "Chủ nhật 3 không"

Mô hình tương tự xuất hiện ở nhiều nơi khác, với những cái tên dễ nhớ.

Ở phường Đức Xuân, tỉnh Thái Nguyên, mô hình "Thứ Sáu không viết, không hẹn" để công chức trực tiếp hỗ trợ kê khai, hoàn thiện biểu mẫu, quét tài liệu và nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; khuyến khích thanh toán không dùng tiền mặt; hồ sơ đủ điều kiện được trả kết quả ngay trong ngày, không phát giấy hẹn. Đi kèm là mô hình "Thứ Bảy vì dân": đoàn thanh niên, hội phụ nữ và tình nguyện viên công nghệ đến tận khu dân cư, tận nhà người cao tuổi, người khuyết tật, hộ nghèo để hướng dẫn làm dịch vụ công trực tuyến. Một nhóm Zalo hơn 140 thành viên trở thành kênh điều phối hỗ trợ. Quầy lo người đến được, đội tình nguyện lo người không đến được.

Ở phường Vĩnh Châu, thành phố Cần Thơ, mô hình "Ngày Chủ nhật 3 không: không viết, không hẹn, không thu phí" dành cho người lao động khó sắp xếp đi làm thủ tục trong giờ hành chính. Chỉ trong một ngày Chủ nhật triển khai, trung tâm đã xử lý hơn 330 hồ sơ. Ba chữ "không" là ba lời hứa người dân kiểm chứng được ngay.

Khi người dân không đến được, cán bộ đi

Ở vùng núi, "khai một lần, dùng nhiều lần" còn gặp một rào cản khác: khoảng cách. Xã Thanh Bồng, tỉnh Quảng Ngãi rộng hơn 133 km², bị chia cắt bởi nhiều dãy núi và khe suối, 99% dân số là đồng bào Cor. Người dân ở các thôn xa phải vượt hơn 30 km đường núi mới tới trung tâm xã; mùa mưa lũ, đường bị cắt. Phần lớn bà con chưa quen dùng điện thoại thông minh.

Xã lập "Điểm hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính tại thôn", lấy nhà văn hóa thôn Trà Thanh và thôn Hà Doi làm nơi tiếp nhận. Tổ công tác lưu động gồm công chức tư pháp, địa chính, lao động, cùng đoàn thanh niên và Tổ công nghệ số cộng đồng, mang máy móc xuống thôn, ngồi cùng bà con từ khâu tạo tài khoản đến khâu nộp hồ sơ trực tuyến. Các thủ tục chứng thực, khai sinh, kết hôn, khai tử, hưởng trợ cấp được làm ngay tại chỗ. Xã không phải xây mới gì, chỉ tận dụng nhà văn hóa có sẵn và đội ngũ hiện có. Người dân hai thôn không còn phải vượt núi để làm giấy tờ, và gần như không có hồ sơ trễ hạn.

Khi người dân không đến được với dịch vụ công, cơ quan phục vụ cần chủ động đưa nhân lực, thiết bị và khả năng khai thác dữ liệu đến gần người dân hơn.

Những người dẫn đường ở thôn, bản

Bên cạnh đầu tư hạ tầng và cải cách quy trình, Tổ công nghệ số cộng đồng cũng góp phần hỗ trợ người dân tiếp cận các dịch vụ số. Ở Lào Cai, một tỉnh miền núi, đã có gần 2.900 Tổ công nghệ số cộng đồng với hơn 20.000 thành viên, gần như thôn nào cũng có người. Sau một năm, tỷ lệ nộp hồ sơ trực tuyến của tỉnh đạt trên 92%, thanh toán trực tuyến hơn 80%.

Những thành viên tổ công nghệ số là người giúp bà con tạo tài khoản định danh điện tử, nâng mức xác thực, tích hợp giấy tờ vào ứng dụng. Việc kích hoạt tài khoản, tích hợp giấy tờ tạo thêm điều kiện cho việc xác thực và khai thác dữ liệu, nếu các hệ thống được kết nối và được phép sử dụng thông tin. Tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu cao ở cấp xã, vì thế, không chỉ là kết quả của hệ thống kỹ thuật, mà còn là kết quả của hàng chục nghìn người đi từng nhà.

Ở cấp bộ: dư địa lớn nhất

Trở lại với con số 5,29% ở các bộ, ngành. Đây không chỉ là điểm yếu, mà còn là dư địa lớn nhất của cải cách thủ tục hành chính trong thời gian tới. Những thủ tục do bộ, ngành giải quyết thường liên quan đến doanh nghiệp, đầu tư, xuất nhập khẩu, cấp phép chuyên ngành, nơi chi phí cho mỗi hồ sơ rất cao. Nếu tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu ở đây tăng lên, lợi ích cho doanh nghiệp sẽ rất đáng kể.

Một số bước đi đã bắt đầu. Bộ Tài chính đã đồng bộ 252 triệu bản ghi và cắt giảm hơn một nửa chi phí tuân thủ. Ngành ngân hàng đã đưa vào hoạt động hệ thống giải quyết thủ tục hành chính tập trung từ ngày 15/12/2025, nâng tổng số dịch vụ công trực tuyến của ngành trên Cổng Dịch vụ công quốc gia lên 55. Hải quan thí điểm chứng từ điện tử ở khu vực cảng Hải Phòng. Khoản 2 Điều 6 Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, xác định khai báo một lần là nguyên tắc mặc định, gắn với việc kết nối, chia sẻ và sử dụng lại dữ liệu theo quy định pháp luật.

Các giải pháp tiếp theo được xác định cụ thể: rà soát từng thủ tục, giảm thành phần hồ sơ, tăng tự động điền thông tin; cơ quan nhà nước chủ động khai thác dữ liệu đã có và được chia sẻ hợp pháp; đánh giá bằng mức giảm giấy tờ, thời gian, chi phí và số lần người dân phải đi lại. Cũng cần lưu ý rằng số liệu thống kê dịch vụ công trực tuyến giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống của các bộ, ngành, địa phương chưa thống nhất hoàn toàn, nên việc chuẩn hóa cách đo cũng là một phần của nhiệm vụ.

Bài học: dữ liệu và con người cùng đi

Câu chuyện "khai một lần, dùng nhiều lần" để lại bốn bài học.

Thứ nhất, phải nhìn cả ba bước của vòng tròn: số hóa, cấp bản điện tử có giá trị pháp lý, và thực sự dùng lại. Thiếu bất kỳ bước nào, người dân vẫn phải mang giấy tờ.

Thứ hai, chỉ số tái sử dụng dữ liệu nói được nhiều hơn chỉ số số hóa. Số hóa phản ánh việc tạo lập dữ liệu điện tử; tái sử dụng cho thấy mức độ dữ liệu được khai thác lại, song vẫn cần đo riêng số giấy tờ, thời gian và chi phí thực tế giảm cho người dân.

Thứ ba, dữ liệu sẵn có chỉ phát huy khi cách phục vụ thay đổi theo. "Ngày thứ Năm không viết", "Thứ Sáu không viết, không hẹn", "Chủ nhật 3 không" hay điểm hỗ trợ tại nhà văn hóa thôn là những cách làm đơn giản, ít tốn kém, nhưng đưa lợi ích của dữ liệu đến tận người dân, kể cả người cao tuổi, đồng bào dân tộc thiểu số.

Thứ tư, khoảng cách giữa địa phương và bộ, ngành là chỗ cần tập trung. Kết quả tổng hợp ở địa phương cho thấy tiềm năng lớn của việc khai thác lại dữ liệu; bài toán tiếp theo là đưa tỷ lệ ấy lên ở những thủ tục có giá trị kinh tế cao do bộ, ngành giải quyết.

Khi người dân ở Vĩnh Phước, Thanh Bồng, Hà Nội và doanh nghiệp làm thủ tục tại bộ, ngành đều giảm được những lần kê khai trùng lặp, nguyên tắc "khai một lần, dùng nhiều lần" mới thực sự trở thành chuẩn mực của nền hành chính phục vụ.

Thành Long