Kiểm soát nhà cung cấp: Điểm gốc của chất lượng sản phẩm

Theo ISO 9001:2015, kiểm soát đầu vào từ bên ngoài không chỉ được hiểu đơn thuần là hoạt động mua hàng. Kiểm soát các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài để bảo đảm chúng phù hợp yêu cầu. Phạm vi này bao gồm cả sản phẩm được đưa vào sản phẩm của doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp trực tiếp cho khách hàng thay mặt doanh nghiệp và những quá trình được thuê ngoài.

Không thể đợi đến khâu cuối mới kiểm soát

Trong sản xuất, chất lượng sản phẩm thường chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố trước khi sản phẩm hoàn thiện. Nguyên liệu, linh kiện, bao bì, bán thành phẩm hoặc một công đoạn thuê ngoài đều có thể trở thành đầu vào của quá trình sản xuất. Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung kiểm tra sản phẩm cuối cùng mà thiếu kiểm soát nguồn cung, nguy cơ phát sinh lỗi vẫn có thể xuất hiện ngay từ đầu chuỗi.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện có thể kiểm soát rất chặt công đoạn lắp ráp nhưng nếu linh kiện đầu vào không ổn định về thông số kỹ thuật, tỷ lệ sản phẩm không phù hợp vẫn có thể tăng. Khi đó, chi phí không chỉ nằm ở việc loại bỏ sản phẩm lỗi mà còn có thể phát sinh từ việc tái gia công, dừng dây chuyền, xử lý khiếu nại hoặc thu hồi sản phẩm.

Chính vì vậy, kiểm soát nhà cung cấp cần được nhìn nhận như một phần của hệ thống quản lý chất lượng thay vì chỉ là công việc của bộ phận mua hàng.

ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp xây dựng và áp dụng các tiêu chí để đánh giá, lựa chọn, theo dõi kết quả thực hiện và đánh giá lại nhà cung cấp dựa trên khả năng đáp ứng yêu cầu. Doanh nghiệp cũng phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và những hành động cần thiết phát sinh từ quá trình đánh giá.

Điều này cho thấy giá mua chỉ nên là một trong những yếu tố được cân nhắc. Với những đầu vào có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hoặc khả năng đáp ứng yêu cầu pháp luật, doanh nghiệp cần quan tâm đến năng lực cung ứng và mức độ ổn định của nhà cung cấp.

Các tiêu chí có thể được doanh nghiệp thiết lập tùy theo đặc điểm sản phẩm và mức độ rủi ro, chẳng hạn khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, mức độ ổn định của chất lượng, khả năng giao hàng, năng lực sản xuất và kết quả thực hiện trong quá trình hợp tác. Quan trọng hơn, việc đánh giá không nên dừng ở thời điểm ký hợp đồng. Nhà cung cấp cần được theo dõi trong quá trình cung ứng và đánh giá lại dựa trên kết quả thực tế.

Kiểm soát phải tương xứng với rủi ro

Không phải mọi nhà cung cấp đều cần áp dụng cùng một mức độ kiểm soát. ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp xác định loại hình và mức độ kiểm soát đối với hoạt động cung cấp từ bên ngoài, trong đó cần xem xét tác động tiềm ẩn của sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình thuê ngoài đối với khả năng đáp ứng ổn định yêu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu pháp luật, đồng thời xem xét hiệu lực của những biện pháp kiểm soát mà nhà cung cấp đang áp dụng.

Theo cách tiếp cận này, nguyên liệu hoặc linh kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến tính an toàn, chức năng hay sự phù hợp của sản phẩm có thể cần mức kiểm soát chặt hơn so với những đầu vào ít ảnh hưởng đến chất lượng. Biện pháp kiểm soát cũng có thể được thiết kế phù hợp từng trường hợp, từ quy định rõ yêu cầu kỹ thuật trong đơn đặt hàng, kiểm tra đầu vào, theo dõi kết quả cung cấp đến đánh giá hoặc kiểm tra tại nhà cung cấp khi cần thiết.

Yêu cầu càng rõ, khả năng kiểm soát càng cao

Một điểm quan trọng khác của ISO 9001:2015 là doanh nghiệp phải xác định rõ yêu cầu cần truyền đạt cho nhà cung cấp. Các yêu cầu có thể liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, quá trình, phương pháp, thiết bị, việc phê duyệt sản phẩm hoặc dịch vụ, năng lực của nhân sự và cách thức doanh nghiệp kiểm soát, giám sát kết quả thực hiện của nhà cung cấp.

Nói cách khác, doanh nghiệp không thể yêu cầu nhà cung cấp “đảm bảo chất lượng” một cách chung chung rồi mới xử lý khi sản phẩm không đạt. Yêu cầu về chất lượng cần được xác định đủ rõ để có thể kiểm tra và đánh giá.

Đây cũng là lý do hồ sơ mua hàng, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí nghiệm thu và kết quả kiểm tra đầu vào có vai trò quan trọng trong chuỗi kiểm soát chất lượng.

Từ kiểm soát nhà cung cấp đến chất lượng đầu ra

Quản lý nhà cung cấp hiệu quả không có nghĩa là doanh nghiệp chuyển trách nhiệm chất lượng cho đối tác. Ngược lại, ISO 9001 xác định tổ chức vẫn phải bảo đảm các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài phù hợp với yêu cầu.

Do đó, một hệ thống kiểm soát nhà cung cấp hiệu quả cần tạo thành vòng quản lý liên tục: xác định yêu cầu - đánh giá và lựa chọn - kiểm soát khi cung ứng – kiểm tra, theo dõi kết quả – đánh giá lại và cải tiến.

Khi chất lượng được kiểm soát ngay từ nguồn đầu vào, doanh nghiệp có thêm một lớp phòng ngừa trước khi lỗi đi sâu vào dây chuyền sản xuất. Đây cũng là cách tiếp cận giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào việc “bắt lỗi” ở công đoạn cuối, đồng thời tạo nền tảng ổn định hơn cho chất lượng sản phẩm.

Kiểm soát nhà cung cấp vì thế không chỉ là kiểm soát một đối tác mua bán mà là kiểm soát một mắt xích của chính quá trình tạo ra chất lượng.

Hùng Anh