Phương thức áp dụng thành công 5S tại Honda

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

Một trong những công ty áp dụng thành công mô hình 5S của Nhật Bản chính là Honda. Honda đã áp dụng 5S không chỉ tại những văn phòng làm việc, xưởng sản xuất mà ngay cả những cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm của Honda (Honda Head) cũng được Honda đưa mô hình 5S vào hoạt động.

Có thể nói, chính việc áp dụng quy trình làm việc theo 5S đã giúp Honda cải tiến chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí cho sản xuất, đồng thời xây dựng được một môi trường làm việc năng động, sạch sẽ, gọn gàng và kỷ luật.

Với việc áp dụng 5S, ban giám đốc của Honda đã đưa ra được những quyết định nhanh chóng hơn và xây dựng được tác phong làm việc cho tất cả các nhân viên theo hướng công nghiệp, hiện đại.

Việc áp dụng Seiri, Seiton, Seiso hay Seiketsu, Shitsuke đều được Honda hết sức chú trọng và thực hiện nghiêm túc.

Quá trình “sàng lọc” (Seiri) tại Honda được diễn ra hàng tuần, hàng tháng và hàng năm và được sự giám sát chặt chẽ của những người đứng đầu các đơn vị trong công ty. Hoạt động sàng lọc được diễn ra bằng cách đánh dấu “nhãn đỏ” vào các đồ vật cần loại bỏ, “nhãn xanh” vào các đồ vật cần giữ lại “và nhãn vàng” vào những đồ vật có thể cần dùng đến cho tương lai.

Sau khi kết thúc công việc “sàng lọc” thì công việc “sắp xếp” (Seiton)được diễn ra theo đúng quy trình. Sau khi kết thúc công việc “sàng lọc” thì công việc “sắp xếp” được diễn ra để đảm bảo việc “sắp xếp” theo nguyên tắc thống nhất và khoa học trong toàn bộ tổ chức thì Honda đã đề ra tiêu chí cho việc sắp xếp đó là “Quy tắc 30s” nghĩa là tất cả các loại dụng cụ, tài liệu, vật dụng tại Honda chỉ được phép tìm kiếm tối đa trong vòng 30 giây.

Bước thứ ba trong quy trình 5S của Honda là “dọn sạch” hay “sạch sẽ”. Tại nhà máy Honda, không chỉ riêng khu vực văn phòng mà nay cả những lối đi cả bên trong và bên ngoài nơi làm việc đều không có rác thải, và mọi nơi đều được quét dọn cũng như lau chùi một cách cẩn thận và sáng bóng. 

Sau khi quá trình “dọn sạch” kết thúc thì người lao động phải có ý thức là “giữ sạch” nơi làm việc. Giữ sạch thực chất là việc kết hợp cả ba quy trình sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ đối với con người và đối với môi trường làm việc. Nguyên tắc Seiketsu của Honda là đối với mỗi công việc, mỗi quy trình đều phải đưa ra các tiêu chuẩn hóa nhất định.

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là “kỷ luật” hay “huấn luyện”. Tại Honda, Ban giám đốc công ty luôn xác định rằng muốn làm tốt Shitsuke thì người nhân viên phải làm tốt các quy trình phân loại, sắp xếp, dọn sạch và giữ sạch. Ban giám đốc công ty Honda luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc thường xuyên để mọi người có thể tạo ra thói quen tốt. Và từ những thói quen tốt sẽ tạo ra những tính cách tốt cho những nhân viên đang làm việc tại Honda. 

Hòa Lê (T/h)