Khó khăn doanh nghiệp thường gặp phải khi áp dụng Seiketsu trong 5S

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

Seiketsu (S4) chính là việc giữ gìn vệ sinh ở tiêu chuẩn cao và áp dụng hiệu quả 3S (Seiri, Seition và Seiso). Đó là việc duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp. Seiketsu cũng là hành động phòng ngừa, giữ cho điều kiện làm việc tốt; tạo thành các quy tắc, các tiêu chuẩn làm việc (ngắn gọn và trực quan).

Đóng vai trò quan trọng song việc áp dụng Seiketsu ở các tổ chức, doanh nghiệp không phải là điều đơn giản. Seiketsu là sự duy trì thực hiện 3S. Vì vậy những khó khăn mà tổ chức, doanh nghiệp gặp phải là những khó khăn khi áp dụng Seiri, Seition và Seiso.

Đầu tiên đó là vấn đề “tiếc rẻ” trong việc loại bỏ, giảm thiểu những thứ không cần thiết khi áp dụng Seiri. Các tổ chức, doanh nghiệp cần nhớ: “Không bao giờ giữ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc!”. Nếu doanh nghiệp không quyết định được đồ vật cần thiết hay không thì hãy dùng “Thẻ thông báo hủy bỏ” hoặc “Thẻ đỏ” để đánh dấu.

Một số trường hợp, khi áp dụng Seiri tổ chức, doanh nghiệp “lãng phí quá” tức là loại bỏ tất cả những gì không dùng đến ở thời điểm đó. Tuy nhiên không sử dụng ở thời điểm đó nhưng có thể thời điểm khác sẽ sử dụng đến.

Tiếp theo là khó khăn về yêu cầu của việc chuẩn hóa. S2 đòi hỏi những người thực hiện phải am hiểu toàn bộ quy trình, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Ngoài ra người thực hiện phải có tư duy logic để khi thực hiện xong mọi người đều có thể: “Thấy”, “Lấy ra”, “Trả lại” những đồ vật, vật dụng đó một cách dễ dàng.

Khó khăn tiếp theo mà doanh nghiệp thường gặp phải đó chính là việc lên kế hoạch khi thực hiện S3. Việc này đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp phải kiểm vệ sinh thường xuyên để tạo ra và duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Doanh nghiệp cũng cần xem xét quy và gắn trách nhiệm cho từng khu vực cụ thể và đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc vệ sinh, kiểm tra.

Có thể thấy, chìa khóa để thực hiện thành công Seiketsu là ngăn ngừa và vệ sinh. Vì vậy, tổ chức, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng việc vệ sinh sẽ trở thành hoạt động thường xuyên, liên tục, được giám sát và mọi nhân viên phải coi đó là niềm tự hào để đóng góp.

Hòa Lê