Tối ưu hóa thời gian để đạt năng suất cao trong công việc

Mỗi người đều ước giá như một ngày có thể kéo dài thêm. Tuy nhiên, nếu biết cách sử dụng thời gian hợp lý, mọi người đều có thể duy trì năng lượng trong ngày và thậm chí còn đạt được mục tiêu, tăng năng suất lao động nhanh hơn. Đó cũng là bí quyết thành công của những người thành đạt.

Vạch ra kế hoạch

Tăng năng suất lao động bằng cách lập cho mình kế hoạch cụ thể, chi tiết

Vạch ra kế hoạch trước theo từng ngày, tuần, tháng vô cùng quan trọng đối với việc tối đa quỹ thời gian có ích để làm việc. Có người từng nói kế hoạch tồi vẫn tốt hơn là không có kế hoạch gì.

Để lập kế hoạch hiệu quả, có một số quy tắc. Quy tắc trước nhất là quy tắc 90 phút. Quy luật này được áp dụng đối với chế độ ngủ, theo đó, nếu muốn ngủ trong vòng 90 phút thì phải hẹn giờ để dạy đúng thời điểm. Quy luật này cũng có thể áp dụng vào vòng quay công việc.

Hãy làm việc theo các khoảng 90 phút, khi đó, trí não chỉ tập trung vào một dạng nhiệm vụ duy nhất hoặc một chuỗi những nhiệm vụ giống nhau qua đó mà kéo dài thời gian 90 phút một cách tối đa. Hãy tự đặt hạn chót cho bản thân mình sớm hơn một chút vì thông thường con người hay kéo dài thời gian. Đồng thời, hãy chọn những công việc  sử dụng những tính năng và tư duy giống nhau để nâng cao sự tập trung.

Đặt giờ làm việc cho não bộ, vô hình chung, năng suất sẽ được tăng lên.

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc được giới thiệu bởi một doanh nhân Ý, Vilfredo Pareto, ông chỉ ra rằng 80% đất trên thế giới nằm trong tay 20% dân số.

Áp dụng quy tắc Pareto để tăng năng suất lao động với ít thời gian và hiệu quả cao

Giả thuyết được đặt ra hướng tới mọi khía cạnh của cuộc sống, trong đó không thể thiếu quản lý thời gian. Điều gì sẽ xảy ra nếu nỗ lực 20% nhưng lại đạt hiệu suất lên tới 80%?

Theo giả thuyết, con người có thể áp dụng quy tắc Pareto hai lần.  Khi đó với 4% thời gian, con người có thể đạt được hiệu quả lên tới 64%. Điều đáng lưu ý là phải phân tích được mục tiêu cuối cùng và thành quả và tìm cách để cán địch sớm nhất có thể.

Mục tiêu luôn là hàng đầu

Thông thường mọi người đều có một danh sách những việc cần làm theo ngày, tháng, năm. Thứ tự ưu tiên công việc là yếu tố quyết định thành công và hiệu quả công việc.

Luôn ưu tiên mục tiêu là quy tắc tăng năng suất chất lượng hiệu quả

Hãy tập thói quen buổi sáng, ích kỷ vì bản thân mình bởi nó quan trọng đối với năng suất cá nhân. Đây là khoảng thời gian duy nhất trong ngày để lấy lại năng lượng và sẵn sang cho ngày mới vậy nên hãy trân trọng nó. Tắm nước lạnh vào buổi sáng là một cách hữu hiệu để thức tỉnh bản thân.

Nghiên cứu chỉ ra rằng não bộ đặc biệt sáng tạo khi đang ngủ và mới ngủ dậy vậy nên hãy viết, động não, lên kế hoạch càng sớm càng tốt.

Ngoài kế hoạch buổi sáng, hãy lập danh sát ba việc phải làm sáng hôm sau tác độn đến 80% kết quả công việc hàng ngày rồi dán lên chỗ thuận mắt nhất. Bên cạnh đó, lập danh sách những việc không muốn làm, không thể làm và không nên làm dán chung với danh sách việc cần làm.

Nhờ người giúp đỡ

Con người có thói quen tự làm mọi việc, tuy nhiên có sự khác biệt khi dành 3 tiếng đồng hồ để làm việc với khách hàng, bán hàng và kiếm được 500 đô la hơn là dùng 3 tiếng đó để làm việc nhà, thay vào đó có thể thuê một người giúp việc với mức giá 100- 150 đô la để thay những việc đó trong vòng 3 giờ.

Điều quan trọng cần nhớ là là đừng tập trung đến khối lượng công việc mà tập trung đến sự phát triển và hiệu quả công việc đó mang lại.

Phương Khanh