Tiêu chuẩn hóa giúp doanh nghiệp giảm sai sót như thế nào?

Không doanh nghiệp nào có thể tránh hoàn toàn sai sót. Con người có thể quên, máy móc có thể gặp trục trặc, thông tin có thể truyền đạt thiếu hoặc không đầy đủ. Điều quan trọng là doanh nghiệp có một cách làm đủ rõ ràng để hạn chế những tình huống đó hay không.

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý được sử dụng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình và các đối tượng khác. Hiểu đơn giản, tiêu chuẩn tạo ra “mốc chung” để mọi người cùng hướng tới, thay vì mỗi bộ phận tự hiểu và thực hiện theo cách riêng.

Khi mọi người cùng làm theo chuẩn, sai sót sẽ dễ được kiểm soát hơn

Trong một doanh nghiệp, cùng một công việc nhưng nếu không có hướng dẫn rõ ràng, kết quả đôi khi sẽ rất khác nhau. Người có kinh nghiệm có thể biết cách xử lý,trong khi nhân viên mới dễ bỏ sót một bước quan trọng. Khi một nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, người tiếp nhận cũng phải mất thời gian để tìm hiểu lại công việc.

Tiêu chuẩn hóa giúp giải quyết một phần vấn đề bằng cách xác định rõ công việc cần thực hiện như thế nào, yêu cầu đầu vào ra sao, kết quả cần đạt mức nào và những bước nào cần kiểm tra.

Chẳng hạn, thay vì chỉ yêu cầu nhân viên kho “kiểm tra hàng trước khi giao”, doanh nghiệp có thể quy định cụ thể việc đối chiếu mã sản phẩm, số lượng, tình trạng hàng hóa, địa chỉ và xác nhận đơn hàng trước khi xuất kho. Những yêu cầu tưởng như đơn giản lại có ý nghĩa trong việc hạn chế những lỗi thường gặp.

Theo ISO, cách tiếp cận theo quá trình trong quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp nhìn nhận các hoạt động có liên quan với nhau, thay vì chỉ tập trung kiểm tra kết quả cuối cùng. Khi từng công đoạn được xác định rõ và có điểm kiểm soát phù hợp, vấn đề sẽ có cơ hội được phát hiện sớm hơn. 

Đây là điểm quan trọng trong kiểm soát chất lượng. Một lỗi được phát hiện ở đầu quy trình thường dễ xử lý hơn một lỗi chỉ được phát hiện sau khi sản phẩm đã hoàn thiện hoặc công việc đã chuyển qua nhiều bộ phận.

Trong xây dựng cũng vậy. Nếu phát hiện sai lệch về kích thước ngay trong quá trình thi công, việc điều chỉnh thường đơn giản hơn so với khi công trình đã hoàn thiện và phải tháo dỡ để làm lại. Vì thế, kiểm soát chất lượng không chỉ là kiểm tra sản phẩm cuối cùng mà còn là kiểm soát từng bước tạo ra sản phẩm đó. Quan trọng hơn, tiêu chuẩn hóa giúp doanh nghiệp nhìn lại nguyên nhân của sai sót.

Nếu một lỗi xảy ra nhiều lần, việc nhắc nhân viên “cẩn thận hơn” có thể chỉ giải quyết phần ngọn. Doanh nghiệp cần đặt câu hỏi: Quy trình đã rõ chưa? Hướng dẫn có thiếu bước nào không? Người thực hiện đã được đào tạo đầy đủ chưa? Có bước kiểm tra nào đang bị bỏ qua?

Khi nguyên nhân nằm ở quy trình được xác định, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách làm để hạn chế lỗi tiếp tục lặp lại. Một sự cố khi đó không chỉ được xử lý riêng lẻ mà còn trở thành cơ sở để cải thiện hệ thống.

Tiêu chuẩn không phải quy định cứng nhắc

Một số doanh nghiệp lo ngại tiêu chuẩn hóa sẽ khiến công việc trở nên máy móc và phát sinh thêm nhiều giấy tờ. Thực tế, nếu được xây dựng hợp lý, tiêu chuẩn hóa không nhằm hạn chế sự chủ động của người lao động. Ngược lại, nó giúp mọi người biết rõ đâu là những yêu cầu cần kiểm soát, đồng thời vẫn có thể chủ động xử lý các tình huống phát sinh trong phạm vi công việc.

Điều quan trọng là doanh nghiệp không nên hiểu tiêu chuẩn hóa đơn giản là “viết thật nhiều quy trình”. Một quy trình chỉ có giá trị khi người trực tiếp làm việc hiểu, sử dụng và thấy nó thực sự hỗ trợ công việc.

ISO 9001 đặt trọng tâm vào việc theo dõi, đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Điều đó có nghĩa một quy trình không nên được xem là hoàn thiện mãi mãi. Khi công nghệ thay đổi, yêu cầu của khách hàng thay đổi hoặc doanh nghiệp phát hiện điểm chưa phù hợp, quy trình cũng cần được xem xét và điều chỉnh. Hay, chu trình PDCA - Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động cải tiến là một cách tiếp cận phổ biến trong quản lý chất lượng. Thay vì chỉ xử lý khi có sự cố, doanh nghiệp theo dõi kết quả, nhận diện vấn đề và từng bước cải thiện cách làm.

Cũng cần phân biệt giữa tiêu chuẩn hóa và chứng nhận. Việc doanh nghiệp có chứng nhận ISO 9001 không có nghĩa mọi sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ hoàn toàn không có sai sót. ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng; hiệu quả thực tế phụ thuộc vào cách doanh nghiệp triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống.

Sau cùng, giá trị của tiêu chuẩn hóa không nằm ở số lượng quy trình hay biểu mẫu doanh nghiệp sở hữu. Điều quan trọng hơn là tạo ra một cách làm tương đối thống nhất, giúp nhân viên dễ thực hiện, người quản lý dễ kiểm soát và doanh nghiệp dễ nhận ra những điểm cần cải thiện.

Khi công việc được chuẩn hóa, doanh nghiệp cũng giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm của một vài cá nhân. Nhân viên mới có thể tiếp cận công việc thuận lợi hơn, các bộ phận phối hợp rõ ràng hơn và những sai sót lặp lại có cơ sở để được nhận diện, phân tích và xử lý.

Tiêu chuẩn hóa vì thế không phải để doanh nghiệp làm việc cứng nhắc hơn, mà để mọi người có một cách làm rõ ràng hơn. Khi cách làm được cải thiện từng ngày, chất lượng cũng có cơ hội nâng lên một cách ổn định và bền vững.

Cẩm Anh