Ủy ban TCĐLCL Quốc gia tổ chức tập huấn hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Tham dự buổi tập huấn có ông Trần Hậu Ngọc – Phó Chủ tịch Ủy ban, cùng đại diện các đơn vị trực thuộc Ủy ban tham dự theo hình thức trực tiếp và trực tuyến.

Phát biểu tại buổi tập huấn, ông Trần Hậu Ngọc – Phó Chủ tịch Ủy ban TCĐLCL Quốc gia cho biết, thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước và Chính phủ, Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ Thông tin và Truyền thông đã sáp nhập với tên mới là Bộ Khoa học và Công nghệ. Chính phủ đã ban hành Nghị định số 55/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ, các đơn vị trực thuộc Bộ đã đi vào hoạt động.

Để kịp thời truyền đạt ý kiến của lãnh đạo Bộ KH&CN và xử lý liên thông giữa các đơn vị trong Bộ, Bộ Khoa học và Công nghệ đã xây dựng hệ thống văn bản mới.

Chia sẻ tại buổi tập huấn, ông Lương Minh Long, đại diện Trung tâm công nghệ thông tin, Bộ Khoa học và Công nghệ cho biết, buổi tập huấn với mục đích cung cấp môi trường làm việc chung, thống nhất giữa các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ (gồm Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng/ban/trung tâm, Văn thư đơn vị và chuyên viên các đơn vị) trong công tác tiếp nhận, phân phối, chỉ đạo, điều hành, quản lý, trao đổi và xử lý các văn bản trên môi trường mạng.

Đồng thời, đáp ứng Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước. Cũng theo ông Long, các phân hệ chính của phần mềm quản lý văn bản gồm khởi tạo văn bản đi và xử lý văn bản đến.

Ông Lương Minh Long, đại diện Trung tâm công nghệ thông tin, Bộ Khoa học và Công nghệ trình bày tham luận tại buổi tập huấn.

Để khởi tạo phiếu trình bao gồm 4 bước. Trong đó, bước 1: Chuyên viên khởi tạo phiếu trình trình Lãnh đạo phòng: Chuyên viên thực hiện khởi tạo phiếu trình; Chuyên viên đính kèm các tệp văn bản và ký số vào phiếu trình; Chuyên viên trình Lãnh đạo phòng.

Bước 2: Lãnh đạo phòng trình phiếu trình Lãnh đạo đơn vị: Lãnh đạo phòng nhận phiếu trình từ chuyên viên; Lãnh đạo phòng xem xét và ký số vào phiếu trình; Lãnh đạo phòng trình Lãnh đạo đơn vị.

Bước 3: Lãnh đạo đơn vị ký phiếu trình và chuyển văn thư đơn vị: Lãnh đạo đơn vị nhận phiếu trình từ Lãnh đạo phòng; Lãnh đạo đơn vị ký duyệt phiếu trình; Lãnh đạo đơn vị chuyển phiếu trình tới văn thư đơn vị.

Bước 4: Văn thư đơn vị lấy số, ký số và ban hành văn bản: Văn thư đơn vị nhận phiếu trình từ Lãnh đạo đơn vị; Văn thư đơn vị lấy số, ký số và ban hành phiếu trình.

Toàn cảnh buổi tập huấn.

Để xử lý văn bản đến, ông Long cho hay cần 3 bước. Cụ thể, bước 1: Văn thư nhận văn bản đến và vào sổ văn bản: Văn thư nhận văn bản đến ở kho cần vào sổ; Văn thư nhập thông tin văn bản và vào sổ;

Bước 2: Văn thư chuyển văn bản tới Lãnh đạo đơn vị: Văn thư chuyển văn bản đến đã vào sổ tới Lãnh đạo đơn vị;

Bước 3: Lãnh đạo đơn vị phân công cho chuyên viên xử lý văn bản: Lãnh đạo đơn vị nhận văn bản từ văn thư đơn vị; Lãnh đạo đơn vị phân công xử lý văn bản cho chuyên viên.

Tại buổi tập huấn đã diễn ra phần trao đổi thảo luận về những khó khăn, giải đáp thắc mắc liên quan đến cách xử lý văn bản, khởi tạo văn bản... giữa chuyên gia và các đại diện tham dự.

Hà My